2017.10.03 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.87.2017.2.PK
z 3 października 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 2 sierpnia 2017 r. (data wpływu 7 sierpnia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 7 sierpnia 2017 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (Wnioskodawca) jest polskim rezydentem podatkowym, prowadzącym działalność w branży produkcyjnej. Wnioskodawca w związku ze skalą prowadzonej działalności rozważa zmianę praktyki przechowywania faktur i innych dowodów księgowych wystawianych i otrzymywanych w wersji papierowej poprzez wdrożenie procedury przechowywania w formie elektronicznej dokumentów odnoszących się do zbywanych i nabywanych przez Wnioskodawcę towarów i usług.

Procedura ta ma przedstawiać się następująco:

elektroniczna archiwizacja (digitalizacja) dotyczyć ma wszystkich dokumentów w formie papierowej, które Wnioskodawca wystawia i otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą tj. faktur (w tym paragonów stanowiących fakturę uproszczoną i faktur przewidzianych w § 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur), faktur korygujących, not księgowych, paragonów, rachunków, not odsetkowych, duplikatów faktur, not korygujących, dokumentów związanych z rozliczeniem delegacji przez pracowników, np. paragony, rachunki, bilety oraz innych dokumentów dokumentujących poniesienie przez pracowników wydatków w trakcie podróży służbowych, a także dodatkowych dokumentów sporządzanych przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki);
zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF w podziale na miesiące kalendarzowe:
każdy dokument będzie skanowany, dokumenty dwustronne będą skanowane dwustronnie, a jeżeli dokument będzie zawierał załączniki to skanowany będzie wraz z załącznikami;
w stosunku do zeskanowanych dokumentów zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych;
dokumenty papierowe po ich zeskanowaniu będą niszczone.

Wnioskodawca zamierza wyżej przedstawioną procedurę stosować również do wersji papierowych dokumentów związanych ze sprzedażą w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. W szczególności do dokumentów uprawniających do zastosowania 0% stawki podatku od towarów i usług, tj. dokumentów przewozowych otrzymanych od przewoźnika, specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku, dokumentu przewidzianego w art. 42 ust. 4 ustawy o VAT oraz dokumentów przewidzianych w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT.

Ponadto zdarza się, że Wnioskodawca wystawia faktury w wersji papierowej, które dokumentują sprzedaż. Faktury takie generowane są w systemie księgowym Wnioskodawcy i drukowany jest jeden egzemplarz przeznaczony dla klienta, a drugi (przeznaczony dla Wnioskodawcy) zachowywany jest w dokumentacji Wnioskodawcy. Wnioskodawca zamierza zrezygnować z drukowania drugiego egzemplarza faktury do celów archiwizacyjnych. Wnioskodawca zamierza w takich przypadkach drukować wersję papierową dla klienta, a do celów archiwizacyjnych (zachowania w dokumentacji) zamierza przechowywać fakturę (egzemplarz przeznaczony dla Wnioskodawcy) wyłącznie w formie elektronicznej.

Zdarza się również, że faktura dokumentująca sprzedaż Wnioskodawcy (w szczególności dostawę towarów lub świadczenie usług na terenie kraju) jest wystawiana w taki sposób, że Wnioskodawca nie posiada elektronicznej formy faktury. W takich przypadkach Wnioskodawca zamierza skanować wersję papierową wystawionej faktury w celu przechowywania jej wyłącznie w formie elektronicznej. Wersja papierowa faktury po zeskanowaniu będzie niszczona.

Faktury wygenerowane w systemie oraz faktury zeskanowane, które dotyczą sprzedaży będą przechowywane w formacie PDF w podziale na miesiące kalendarzowe. W stosunku do tych faktur zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania otrzymanych dokumentów wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)
Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych? (pytanie oznaczone we wniosku nr 5)
Czy przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów związanych z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT? (pytanie oznaczone we wniosku nr 6)
Czy Wnioskodawca zachowa prawo do zastosowania 0% stawki podatku od towarów i usług jeżeli dokumenty stanowiące dowody, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT będą przechowywane wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych? (pytanie oznaczone we wniosku nr 7)
Czy Wnioskodawca będzie postępował prawidłowo na gruncie ustawy o VAT jeżeli faktura generowana w systemie, przekazywana kontrahentowi w formie papierowej, nie będzie przez Wnioskodawcę drukowana, a będzie zachowana w dokumentacji Wnioskodawcy wyłącznie w elektronicznej bazie danych? (pytanie oznaczone we wniosku nr 8)
Czy przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania wystawianych faktur wyłącznie w elektronicznej bazie danych, po zeskanowaniu wersji papierowych a następnie ich zniszczeniu będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT? (pytanie oznaczone we wniosku nr 9)

Zdaniem Wnioskodawcy:

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W świetle art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, w świetle art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepisy powyższe należy interpretować łącznie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT. W myśl tego przepisu, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polski ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, zatem dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w postaci elektronicznej pod warunkiem, że podatnik spełni wymogi m.in. w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur.

W świetle art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Natomiast w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wnioskodawca wskazał, że w stosunku do zeskanowanych dokumentów zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych oraz, że zamierza przechowywać dokumenty w formacie PDF w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe. Należy zatem uznać, że spełnione zostaną wymogi przewidziane w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT w zakresie przechowywania faktur.

Skoro Wnioskodawca spełni ww. wymogi w odniesieniu do skanów faktur w formie elektronicznej, to będzie uprawniony do zniszczenia faktur w formie papierowej, bowiem przepisy ustawy o VAT tego nie zabraniają. Taką możliwość potwierdzają również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, m.in.:

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14.12.2016 r., znak: 1462-IPPP2.4512.808.2016.1.MT;
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 12.12.2016 r., znak: 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa;
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 26.08.2016 r” znak: ITPP3/4512-309/16/BJ;
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26.01.2016 r., znak: IPPP2/4512-1101/15-2/MAO.

Należy wskazać, że procedura ta może być stosowana do wszystkich dokumentów stanowiących fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, tj. również faktur korygujących przewidzianych w art. 106j ustawy o VAT, faktur przewidzianych w § 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, not korygujących wystawianych na podstawie art. 106k ustawy o VAT, duplikatów faktur, o których mowa w art. 1061 ustawy o VAT oraz paragonów stanowiących fakturę uproszczoną w rozumieniu art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 (pytanie oznaczone we wniosku nr 5)

Zdaniem Wnioskodawcy zachowa on prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.

W świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W świetle natomiast art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem podatnik korzystający z przysługującego mu prawa do odliczenia podatku naliczonego obowiązany jest przechowywać faktury, z których wynikają kwoty tego podatku. Jednocześnie ustawa o VAT nie nakazuje, aby faktury te były przechowywane w pierwotnej postaci. W kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego nieistotne jest w jakiej formie przechowywane są faktury. Przepisy nie uzależniają, bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury. Istotne jest, aby sposób przechowywania faktur zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur tak, aby można było przyporządkować odliczone kwoty podatku naliczonego do określonych transakcji. Należy zatem uznać, że jeżeli wszystkie warunki w zakresie przechowywania faktur zostaną spełnione to podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur, nawet jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.

Powyższe potwierdzają również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, m.in.:

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14.12.2016 r., znak: 1462-IPPP2.4512.808.2016.1.MT;
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 12.12.2016 r., znak: 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa;
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 26.08.2016 r., znak: ITPP3/4512-309/16/BJ.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 (pytanie oznaczone we wniosku nr 6)

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów związanych z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W świetle art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

W myśl art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Jednocześnie w świetle art. 42 ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów:
adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
określenie towarów i ich ilości;
potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Natomiast w myśl art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Wskazane wyżej przepisy ustawy o VAT przewidują jakiego rodzaju dokumenty musi posiadać podatnik, aby zastosować 0% stawkę podatku od towarów i usług. Zasady przechowywania dokumentów reguluje Rozdział 4 Działu XI ustawy o VAT. W świetle art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe przepisy nie wskazują w jakiej formie dokumenty te mają być przez podatnika przechowywane, tj. czy ma to być forma papierowa, czy też elektroniczna. Przepisy te nie zabraniają również archiwizowania tego typu dokumentów w formie elektronicznej. Ważne jest, aby zgromadzone przez podatnika dokumenty potwierdzały fakt, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, m.in.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 5.05.2016 r., znak: ILPP4/4512-1-76/16-2/JN;
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 28.08.2014 r., znak: IPPP3/443-530/14-2/JF.

Należy zatem uznać, że dopuszczalne jest na gruncie ustawy o VAT przechowywanie dokumentów związanych z wewnątrzwspólnotową dostawą wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 4 (pytanie oznaczone we wniosku nr 7)

Zdaniem Wnioskodawcy zachowa on prawo do zastosowania 0% stawki podatku od towarów i usług jeżeli dokumenty stanowiące dowody, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT będą przechowywane wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.

Na podstawie art. 41 ust. 3 ustawy o VAT w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%. W świetle art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
określenie towarów i ich ilości;
potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Wskazane wyżej przepisy ustawy o VAT przewidują jakiego rodzaju dokumenty musi posiadać podatnik, aby zastosować 0% stawkę podatku od towarów i usług. Zasady przechowywania dokumentów reguluje Rozdział 4 Działu XI ustawy o VAT. W świetle art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy powyższe nie wskazują w jakiej formie dokumenty te mają być przez podatnika przechowywane, tj. czy ma to być forma papierowa, czy też elektroniczna. Przepisy te nie zabraniają również archiwizowania tego typu dokumentów w formie elektronicznej. Zatem dla zastosowania 0% stawki podatku od towarów i usług nieistotna jest forma w jakiej przechowywane są dokumenty, ważne jest, aby zgromadzone przez podatnika dokumenty potwierdzały fakt, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, m.in.:

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8.02.2017 r., znak: 3063-ILPP1-3.4512.203.2016.1.JNa;
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 1.06.2016 r., znak: IBPP2/4512-159/16/EK.

W konsekwencji należy uznać, że Wnioskodawca zachowa prawo do zastosowania 0% stawki podatku od towarów i usług jeżeli dokumenty stanowiące dowody, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT będą przechowywane wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 5 (pytanie oznaczone we wniosku nr 8)

Zdaniem Wnioskodawcy postąpi On prawidłowo jeżeli faktura generowana w systemie, przekazywana kontrahentowi w formie papierowej, nie będzie przez Wnioskodawcę drukowana, a będzie zachowana w dokumentacji Wnioskodawcy wyłącznie w elektronicznej bazie danych.

W świetle art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z przepisów powyższych wynika obowiązek podatnika do wystawienia faktury dla udokumentowania określonych czynności. Podatnik jest zobowiązany przy tym do wystawienia faktury co najmniej w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz przeznaczony ma być dla nabywcy, drugi zachować ma w swojej dokumentacji podatnik. Przedstawiony w pytaniu przypadek dotyczy sytuacji, w której Wnioskodawca przekazuje nabywcy fakturę w formie papierowej, niemniej drugi egzemplarz Wnioskodawca zamierza przechowywać wyłącznie w elektronicznej bazie danych (tj. w zamierzeniach drugi egzemplarz nie będzie drukowany).

Zasady przechowywania dokumentów reguluje Rozdział 4 Działu XI ustawy o VAT. W świetle art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl natomiast art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy nie stawiają żadnych wymogów w jakiej formie mają być przechowywane faktury. W konsekwencji należy uznać, że Wnioskodawca nie ma obowiązku drukowania egzemplarza faktury, który na podstawie art. 112 ustawy o VAT ma być przechowywany do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca może przechowywać ten egzemplarz w formie elektronicznej, jedynym warunkiem jest, aby zostały spełnione wymogi przewidziane w art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Wnioskodawca wskazał przy tym, że faktury wygenerowane w systemie, które dotyczą sprzedaży będą przechowywane w formacie PDF w podziale na miesiące kalendarzowe. W stosunku do tych faktur zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Należy zatem uznać, że Wnioskodawca spełni wszelkie wymogi ustawowe w zakresie przechowywania wystawianych faktur. Zatem będzie uprawniony do przechowywania wystawianych faktur (których jeden egzemplarz jest wysyłany do kontrahenta w formie papierowej) wyłącznie w elektronicznej bazie danych.

W konsekwencji należy uznać, że Wnioskodawca postąpi prawidłowo jeżeli faktura generowana w systemie, przekazywana kontrahentowi w formie papierowej, nie będzie przez Wnioskodawcę drukowana, a będzie zachowana w dokumentacji Wnioskodawcy wyłącznie w elektronicznej bazie danych.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 6 (pytanie oznaczone we wniosku nr 9)

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawiony sposób przechowywania wystawianych faktur wyłącznie w elektronicznej bazie danych, po zeskanowaniu wersji papierowych a następnie ich zniszczeniu będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W świetle art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Ponadto w myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle natomiast art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przepisów powyższych wynika obowiązek podatnika do wystawienia faktury dla udokumentowania określonych czynności. Po jej wystawieniu faktura (jeden z egzemplarzy) powinna być przechowywana przez podatnika do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy te nie stawiają jednocześnie wymogów w jakiej formie faktury mają być przechowywane, nie zabraniają również, aby forma faktury została niejako zamieniona z formy papierowej na elektroniczną. Przy przechowywaniu faktur podatnik jest zobowiązany jedynie do spełnienia wymogów przewidzianych w art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, tj. faktury winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Wnioskodawca wskazał, że faktury zeskanowane, które dotyczą sprzedaży będą przechowywane w formacie PDF w podziale na miesiące kalendarzowe. W stosunku do tych faktur zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Należy zatem uznać, że Wnioskodawca spełni wszelkie wymogi ustawowe w zakresie przechowywania wystawianych faktur.

W konsekwencji należy uznać, że przedstawiony sposób przechowywania wystawianych faktur wyłącznie w elektronicznej bazie danych, po zeskanowaniu wersji papierowych a następnie ich zniszczeniu będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Informuje się, że w zakresie pytań oznaczonych nr 1, 3 i 4 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach - ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin