Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy
ITPP3/4512-309/16/BJ
z 26 sierpnia 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm) oraz § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko  przedstawione we wniosku z dnia 6 czerwca 2016 r. (data wpływu 15 czerwca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz przechowywania faktur sprzedaży w wersji papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 czerwca 2016 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w ww. zakresie.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podatnikiem VAT czynnym. Głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest działalność związana z oprogramowaniem. Spółka zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywania ich do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W związku z brakiem możliwości lokalowych (dzierżawiona powierzchnia pod działalność) Wnioskodawca podpisał w 2014 r. z firmą „X” Spółka z o.o. umowę przechowania-depozyt bieżący na przechowanie dokumentacji, w tym dokumentacji podatkowej.

W dniu 18 stycznia 2016 r. doszło do pożaru składnicy akt „X” Sp. z o.o., o czym Wnioskodawca został poinformowany w marcu br. Do załączonej informacji o pożarze „X” Sp. z o.o. załączyła pismo z 4 lutego 2016 r. z Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w X o zaistniałym zdarzeniu, przebiegu akcji ratowniczo-gaśniczej i stratach jakie powstały oraz pismo z 4 lutego 2016 r. z Komisariatu Policji w X zawiadamiające o wszczęciu dochodzenia w sprawie nieumyślnego sprowadzenia zdarzenia zagrażającego życiu lub zdrowiu wielu osób i mienia w wielkich rozmiarach w postaci pożaru budynku zajmowanego przez „X” Sp. z o.o. Dodatkowo Wnioskodawca otrzymał spis zdawczo-odbiorczy akt sporządzony przez „X” Sp. z o.o. z wyszczególnionym segregatorami zawierającymi dokumenty księgowe, które uległy spaleniu. Ze spisu wynika, że spaleniu uległy dokumenty księgowe za lata 2012-2013.

Na potrzeby prowadzenia ksiąg handlowych Wnioskodawca korzysta z systemu informatycznego, do którego dostęp zapewnia właściciel tego systemu - firma „Y” Sp. z o.o. Wnioskodawca w ramach łączącej go umowy z „Y” Sp. z o.o. ponosi co miesiąc stosowne opłaty za korzystanie z systemu informatycznego. Dane księgowe, ewidencje magazynowe, dane płacowe, dane kadrowe zatrudnionych pracowników, w tym listy płac przechowywane są na serwerach „Y” Sp. z o.o. Wnioskodawca ma zapewniony stały dostęp zarówno do systemu księgowego jak i wszystkich danych w nim zgromadzonych. Wnioskodawca poza korzystaniem z systemu księgowego, modułu magazynowego i kadrowo-płacowego korzysta również z internetowego systemu obsługi całej firmy. System ten pozwala Wnioskodawcy na wystawianie i przechowywanie w formie elektronicznej faktur własnych tzw. sprzedażowych, skanowanie faktur zakupu tzw. faktur obcych w formacie PDF lub TIF w momencie ich otrzymania, zapisywania tych skanów w wersji elektronicznej w systemie księgowym. Każdy z tych tzw. dokumentów obcych otrzymuje swój indywidualny numer pozwalający na jego szybkie odszukanie w systemie księgowym i jego identyfikację. Do każdego z tych dokumentów załączany jest skan dokumentu źródłowego w formacie PDF lub TIF. Wszystkie dokumenty księgowe, w tym skany dokumentów faktur obcych przechowywane są na serwerach firmy „Y” Sp. z o.o. Skany faktur zakupowych zapisane w wymienionych wcześniej formatach powodują, że dokumenty te nie mogą być żaden sposób edytowane, nie ma żadnej możliwości aby ich treść została zmieniona. Każdy dokument zewnętrzny (obcy) przed zaksięgowaniem i rozliczeniem musi być zaakceptowany przez kierownika jednostki. Nie ma możliwości aby w systemie księgowym został ujęty dokument bez stosownego akceptu.

Wnioskodawca wystawia również faktury sprzedażowe w internetowym systemie obsługi firmy. Obecnie pierwszy egzemplarz wysyłany jest do kontrahenta w wersji papierowej, a drugi jest również drukowany i przechowywany w wersji papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe (miesiące). Wnioskodawca w przyszłości chce przechowywać wszystkie dokumenty sprzedaży tylko w wersji elektronicznej. Pierwszy egzemplarz potwierdzający dostawę towaru lub wykonanie usługi będzie wysyłany do kontrahenta w wersji papierowej lub elektronicznej, a drugi egzemplarz przechowywany będzie tylko w wersji elektronicznej. Informatyczny system obsługi firmy, z którego korzysta Wnioskodawca pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów sprzedaży w wersji elektronicznej. System ten umożliwia zapisywanie dokumentów sprzedaży w formacie PDF. Dodatkowo po wygenerowaniu dokumentów w wersji PDF każdy z nich zabezpieczany jest podpisem elektronicznym, którego dostawcą jest firma „Y” Sp. z o.o. (dostawca oprogramowania). Certyfikat uprawniający do podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym nadawany jest przez administratora systemu tym pracownikom, którzy zajmują się wystawianiem faktur sprzedażowych. Dokument dodatkowo zabezpieczony podpisem elektronicznym zapisywany jest w systemie do przechowywania danych tzw. DMS-ie w podziale na okresy rozliczeniowe (miesiące). Wszystkie dane znajdują się na serwerach obcych stanowiących własność dostarczyciela oprogramowania - firmy „Y” Sp. z o.o. i to ona gwarantuje ich bezpieczeństwo. Zapis dokumentu sprzedaży w formacie PDF dodatkowo zabezpieczony podpisem elektronicznym jest dokumentem, który w żaden sposób nie może być zmieniony. O zaistniałym zdarzeniu z 18 stycznia 2016 r - pożarze Wnioskodawca powiadomił swój urząd skarbowy załączając jednocześnie do informacji kopie pism jakie otrzymał od „X” Sp. z o.o., w tym pismo z Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej oraz pismo z Komisariatu Policji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

1. Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie posiadanych skanów faktur zakupowych zarchiwizowanych w formie elektronicznej pomimo utraty tych dokumentów w pożarze w wersji papierowej?
2. Czy przechowywanie w przyszłości przez Wnioskodawcę faktur sprzedaży dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług tylko w wersji elektronicznej jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług?

Ad. 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca uważa, że przysługiwać mu będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur, które posiada obecnie zeskanowane, mimo, że pierwotnie otrzymał je w formie papierowej, a następnie utracił w wyniku pożaru.

Ustawodawca w art. 112 ustawy o VAT w stanie prawnym obowiązującym w latach 2012-2013, w którym to okresie Wnioskodawca odliczył podatek VAT naliczony zawarł zasady dotyczące sposobu oraz terminów przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast zgodnie z § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. podatnicy przechowują otrzymane faktury, a także ich duplikaty w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo ustawodawca zobowiązuje podatnika do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur w wersji elektronicznej bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W przepisach brak jest informacji dotyczącej formy w jakiej powinny być przechowywane dokumenty. Ustawodawca wprost wskazuje warunki przechowywania dokumentów, ale nigdzie nie wskazuje czy forma tych dokumentów ma być papierowa czy też elektroniczna. Dodatkowo Ustawodawca w ustawie o VAT nie zakazał zmiany formatu faktur otrzymanych przez podatników, np. z wersji papierowej na wersję elektroniczną.

W opinii Wnioskodawcy skany faktur zakupowych za lata 2012-2013 zapisane w formacie PDF lub TIF, którymi Wnioskodawca dysponuje z uwagi na spalenie ich wersji papierowej spełnia wymogi, które ustawodawca zawarł w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. Zeskanowane dokumenty mają zapewnioną integralność ich treści. Nie ma żadnej możliwości aby ich treść była zmieniona. Zapewniona jest również ich autentyczność pochodzenia i czytelność. Dokumenty zakupu w momencie ich otrzymania przez Wnioskodawcę były od razu skanowane i zapisywane w odpowiednim formacie. Każdy z nich otrzymywał indywidualny numer nadany automatycznie w systemie obsługi firmy. Pod tym numerem każdy dokument jest łatwy do odszukania tym bardziej, że dokumenty są podzielone na odpowiednie okresy rozliczeniowe. Nadany numer identyfikacyjny był jednocześnie numerem, pod którym dokument był ujęty w księgach handlowych i rejestrach VAT. Jak stanowi art. 86 ustawy o VAT w stanie prawnym obowiązującym w latach 2012-2013 w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Prawo do obniżenia kwot podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. W opinii Wnioskodawcy żaden przepis ustawy o VAT oraz rozporządzeń do niej wydanych nie uzależniał prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury, ani od formy w jakiej podatnik przechowywał te faktury. W związku z tym Wnioskodawca uważa, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych, które Wnioskodawca pierwotnie otrzymał w wersji papierowej, a które to faktury uległy zniszczeniu na skutek pożaru przysługiwało mu w tamtym okresie rozliczeniowym. Posiadanie zeskanowanych dokumentów, z których odliczono podatek VAT w razie kontroli, przy jednoczesnym braku ich duplikatów nie pozbawi Wnioskodawcę prawa do wykazania prawidłowo odliczonego podatku VAT naliczonego. W konsekwencji przy założeniu, że podatnik spełnił warunki do odliczenia podatku VAT zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, zniszczenie papierowych wersji faktur otrzymanych od kontrahentów nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT w okresie, za który dokumenty zostały zniszczone. Wnioskodawca nadal posiada w systemie księgowym rejestry VAT i zgodnie z ich treścią jest w stanie wykazać faktury zakupowe, z których odliczył podatek naliczony.

Ad. 2

Przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur sprzedaży dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług tylko w wersji elektronicznej jest zgodne z przepisami ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT w stanie prawnym obecnie obowiązującym podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. Zgodnie natomiast z art. 112 podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczenie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca w żadnym przepisie nie nakazuje aby dokumenty potwierdzające dokonanie sprzedaży lub świadczenie usług musiały być przechowywane w wersji materialnej. Art. 106g ustawy o VAT mówi, że faktury wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Zatem przechowywanie przez Wnioskodawcę wystawionych przez siebie faktur tylko w wersji elektronicznej nie naruszy obowiązujących przepisów ustawy o VAT.

Informatyczny system obsługi firmy pozwala Wnioskodawcy na zapisywanie „swoich” faktur w formacie PDF, a dodatkowe podpisywanie ich podpisem elektronicznym spełnia wszelkie wymogi zawarte przez ustawodawcę w art. 106m ustawy o VAT, w którym to ustawodawca ceduje na podatnika sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Format PDF dodatkowo zabezpieczony podpisem elektronicznym uniemożliwia dokonanie jakichkolwiek zmian w treści faktury, gwarantując tym samym autentyczność jej pochodzenia, bowiem zapewniona jest tożsamość wystawcy faktury. Brak możliwości ingerencji w treść dokumentów sprzedaży potwierdza wymóg integralności treści. Format PDF zachowuje oryginalne formatowanie dokumentu do wydruku i możliwość jego przeglądania czy prezentowania. Tym samym możliwe jest tylko odczytanie jego treści, a to potwierdza kolejny wymóg ustawodawcy zawarty w art. 106m - zachowanie czytelności faktury. Wnioskodawca zapisując wszystkie dokumenty sprzedaży w wersji elektronicznej w tzw. DMS-ie, czyli w systemie do przechowywania danych, w podziale na okresy rozliczeniowe spełnia wymogi ustawodawcy zawarte w art. 112a ustawy o VAT. Faktury są podzielone na okresy rozliczeniowe co umożliwia łatwość ich odszukania. Wnioskodawca jest w stanie zapewnić organowi podatkowemu bezzwłoczny pobór faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

• w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r. z – podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.)

W świetle § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Według § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
• otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy w tym miejscu dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) – dalej jako „Dyrektywa” – dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Zgodnie z dyspozycją art. 86 ust. 1 ustawy w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r. , w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a) powołanego artykułu wynika, iż kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług - z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Przepisy art. 86 ust. 10 i 11 ustawy wskazują na terminy, w jakich podatnik może z ww. uprawnienia skorzystać.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 10 ustawy, prawo podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Firma dokonywała odliczenia podatku VAT przy spełnieniu warunków określonych w art. 86 cytowanej ustawy na podstawie dokumentów-faktur w wersji papierowej. Jednakże dokumenty, w tym faktury za lata 2012-2013 w wyniku pożaru, który miał miejsce 18 stycznia 2016 r. zostały zniszczone. Z uwagi na powyższe Spółka powzięła wątpliwości , czy zniszczenie papierowych wersji faktur nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT w okresie, za który dokumenty zostały zniszczone, przy jednoczesnym posiadaniu skanów tych faktur w systemie elektronicznym.

Spółka rozważa zmianę praktyki archiwizacji otrzymywanych dokumentów źródłowych dokumentujących zakup towarów i usług – faktur. Planuje przechowywanie całości dokumentów źródłowych w formie elektronicznej, w postaci plików zapisanych w formacie PDF. Dokument dodatkowo zabezpieczony zostanie podpisem elektronicznym i zapisywany w systemie do przechowywania danych tzw. DMS-ie w podziale na okresy rozliczeniowe (miesiące). Wszystkie dane znajdują się na serwerach obcych stanowiących własność dostarczyciela oprogramowania - firmy „Y” Sp. z o.o. i to ona gwarantuje ich bezpieczeństwo.

Zatem przechowywanie całości faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) w sposób opisany przez Spółkę, przy jednoczesnym zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu będzie zgodny z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług, które uległy zniszczeniu, a ich skany, które są przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią cytowanego art. 86 ust. 1 ustawy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy, który określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług, mimo zniszczenia wersji papierowej pod warunkiem , że skany faktur zakupowych przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej mogą zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów.

Natomiast weryfikacja prawidłowości systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem weryfikacja tej będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Postępowanie bowiem w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Końcowo informuje się, że ostateczna ocena możliwości skorzystania z prawa do odliczenia na podstawie skanów faktur w związku z utratą ich wersji papierowej z powołanymi przepisami może być przeprowadzona wyłącznie w trakcie postępowania kontrolnego. Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Oznacza to, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, zdarzenie przyszłe interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.