2018.11.15 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - 0114-KDIP1-3.4012.530.2018.1.ISK

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.530.2018.1.ISK
z 15 listopada 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 sierpnia 2018 r. (data wpływu 20 września 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 20 września 2018 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka, będąca czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzi działalność usługową i zatrudnia pracowników.

Zdarza się, że pracownicy Wnioskodawcy poza wykonywaniem obowiązków w siedzibie Spółki (czy też innym wyznaczonym miejscu pracy), odbywają podróże mające na celu wykonywanie powierzonych im obowiązków służbowych:

poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy danego pracownika, stanowiące podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy (dalej: „podróże służbowe”) lub
w ramach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w ramach miejscowości, w której znajduje się stałe miejsce pracy danego pracownika nie stanowiące podróży służbowych w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy (dalej: „podróże lokalne”).

W ramach podróży służbowych bądź podróży lokalnych pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością.

Ponadto pracownicy Spółki, w ramach wykonywania obowiązków służbowych, dokonują również różnego rodzaju zakupów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością, przykładowo: nabywają znaczki, usługi gastronomiczne.

Pracownicy ponoszą wydatki związane z udziałem w szkoleniach lub studiach mających na celu podnoszenie ich kwalifikacji zawodowych finansowanych lub współfinansowanych przez pracodawcę. Tego typu wydatki obejmują m.in.: opłaty za udział w szkoleniu lub studiach, koszty dojazdów, w tym dojazdów samochodami służbowymi lub prywatnymi na miejsce szkolenia, czy koszty noclegów.

Niniejszy wniosek dotyczy wydatków dokumentowanych dokumentami księgowymi (w tym fakturami wystawionymi w formie elektronicznej, np. w postaci pliku PDF przesyłanego na adres e-mail), wystawianymi na Spółkę jako nabywcę danego towaru lub usługi (o ile w danym dokumencie przewidziane jest podawanie danych nabywcy). Wszystkie zakupy będące przedmiotem niniejszego wniosku dokonywane są na potrzeby prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, w celu wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Z uwagi na fakt, że wydatki opisane powyżej są ponoszone przez pracowników, Spółka zwraca pracownikom poniesione wydatki po ich właściwym udokumentowaniu. Obecnie, wszystkie dokumenty potwierdzające zakupy dokonywane przez pracowników opisane powyżej są zbierane i przechowywane w formie papierowej. Dane wynikające z zebranych dowodów, przykładowo data wystawienia dokumentu, czy cena towaru/usługi, wprowadzane są przez pracownika do systemu komputerowego i oznaczane jako wydatek powiązany z konkretnym projektem. Następnie system generuje wydruk, który pracownik podłącza do posiadanych dowodów dokumentujących poniesione przez niego wydatki. W przypadku dokumentów wystawionych w formie elektronicznej, np. faktury za przejazdy taksówkami, pracownik dokonuje ich uprzedniego wydruku.

Taki zestaw dokumentów musi uzyskać pisemną akceptację przełożonego lub kilku przełożonych, następnie przekazywany jest do księgowości Spółki, a w dalszej kolejności dokonywany jest zwrot wydatku na rzecz pracownika.

Biorąc pod uwagę charakter dokonywanych zakupów, liczbę pracowników zatrudnianych przez Spółkę oraz charakter ponoszonych wydatków każdorazowe zbieranie i przechowywanie dowodów księgowych dokumentujących poniesione przez pracowników wydatki w formie papierowej jest procesem czasochłonnym i uciążliwym.

W związku z powyższym, Spółka planuje wdrożenie nowego systemu rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników, zmieniającego sposób archiwizacji omawianych dokumentów. W ramach przedmiotowego systemu cyfrowe kopie dowodów zakupu (stworzone przez pracownika Spółki przy użyciu skanera, telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego) lub kopie oryginałów dokumentów wystawionych w formie elektronicznej byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a następnie wprowadzane do informatycznego systemu archiwizacji dokumentów księgowych. Program ten będzie umożliwiał łatwe, szybkie i tanie zarządzanie dokumentami księgowymi. System będzie przechowywał cyfrowy obraz dowodu zakupu oraz inne informacje przykładowo: datę wystawienia dokumentu księgowego, datę dostawy towarów/usługi, cenę towaru/usługi oraz wysokość podatku od towarów i usług. Wszystkie dowody zakupów przesłane przez pracowników będą podlegały kontroli i akceptacji przez Spółkę (przełożonych), zarówno pod względem merytorycznym (zasadność poniesienia) jak i formalnym.

Po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownicy będą otrzymywali zgodę na zniszczenie papierowych oryginałów rozliczanych dokumentów księgowych. Dowody zakupu będą archiwizowane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (co do zasady w sposób łatwiejszy i szybszy niż w ramach obecnego systemu archiwizacji, opartego na dokumentach w formie papierowej), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Dzięki temu dokumenty uzyskane przez pracowników będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system bazujący na dokumentach papierowych. Dostęp do zeskanowanych i wprowadzonych do systemu dokumentów ograniczony będzie do odpowiednich osób z określonych działów Spółki, zaś ustawienia systemowe uniemożliwią usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu.

W ramach funkcjonowania systemu Wnioskodawca zamierza zapewnić funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, będą realizowane w następujący sposób:

Pracownik wnioskujący o zwrot wydatku służbowego udokumentowanego fakturą VAT będzie musiał wprowadzić do systemu informatycznego cyfrowy obraz faktury (skan, zdjęcie), a następnie jego przełożony dokona weryfikacji zasadności poniesienia wydatku oraz weryfikacji:
1. autentyczności pochodzenia faktury w celu ustalenia tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralność treści faktury w celu potwierdzenia, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura i
3. czytelności cyfrowego obrazu faktury.
Wszelkie nieścisłości lub wątpliwości przełożonych w powyższym zakresie będą wyjaśnianie z pracownikiem przez przełożonego. W tym zakresie Wnioskodawca przewiduje również możliwość potwierdzenia z przełożonym, że cyfrowy obraz faktury odpowiada papierowemu oryginałowi.
Należy podkreślić, że proces rozliczania wydatków będzie pozwalał na ścisłe powiązanie danej faktury z konkretnym działaniem pracownika. Pracownik wnioskując bowiem o dokonanie zwrotu wydatku i podłączając do wniosku fakturę (jej cyfrowy obraz) będzie deklarował, że dany wydatek został poniesiony w związku z wykonywaniem czynności służbowych, a także poprzez użycie odpowiedniego kodu będzie możliwe ustalenie związku między wydatkiem udokumentowanym fakturą, a konkretną usługą świadczoną przez Wnioskodawcę na rzecz konkretnego klienta (z wyjątkiem sytuacji, gdy dana faktura będzie dokumentować wydatek niemający bezpośredniego związku z konkretną usługą Wnioskodawcy, np. faktura za usługę hotelową nabytą w związku z prowadzeniem działań marketingowych, czy też w związku ze szkoleniem pracownika). Dodatkowo z uwagi na fakt, że pracownicy Wnioskodawcy są zobowiązani do precyzyjnego ewidencjonowania swojego czasu pracy, będzie istnieć możliwość powiązania czasowego danego wydatku udokumentowanego fakturą z faktycznymi czynnościami służbowymi pracownika. W ramach weryfikacji zasadności poniesienia wydatku przełożony będzie zatem przeprowadzać kontrolę biznesową w powyżej wskazanym zakresie i będzie mieć prawo zwrócenia się do pracownika o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień.
Cyfrowy obraz dokumentów księgowych, w tym faktur będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu faktury będzie całkowicie wykluczona.

Wyżej opisana procedura będzie w razie potrzeby aktualizowana, przez wyspecjalizowany w tym zakresie personel, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości i sprawozdawczości w ramach Wnioskodawcy oraz przestrzegania wymogów prawnych.

Otrzymywane faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Wnioskodawca zapewni również bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w formie elektronicznej na żądanie organu podatkowego.

W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka pragnie uzyskać potwierdzenie, iż planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i zarządzania dowodami księgowymi, związanymi z rozliczaniem wydatków ponoszonych przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków służbowych, nie wpłynie w żaden sposób na jej prawa w zakresie odliczania podatku VAT naliczonego, tj. będzie ona miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym planowany sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione)?

Zdaniem Wnioskodawcy, planowany sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

Uzasadnienie

Na wstępie należy zauważyć, że w celu wykorzystania nabywanych towarów lub usług do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT (na potrzeby odliczenia podatku VAT naliczonego), podatnik musi dysponować odpowiednimi dowodami.

Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jak zaś stanowi art. 181 cytowanej ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

W tym miejscu należy podkreślić, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej nie wprowadzają żadnych ograniczeń w zakresie formy, czy też przechowywania dowodów. W szczególności, nie wyłączają w żaden sposób możliwości przechowywania dowodów w formie elektronicznej. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów, które w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego lub kontrolnego mogą być przedstawione jako dowody potwierdzające zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego (w tym przypadku zakupu).

Analizując możliwość przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, na podstawie których Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego, niezbędna jest również analiza przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Jak zaś stanowi ust. 2 pkt 1 cytowanego przepisu, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zasady dotyczące przechowywania wspomnianych faktur ujęte zostały w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Jak bowiem stanowi pierwszy z wymienionych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie zaś z treścią art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania zarówno wystawionych przez siebie (lub w swoim imieniu) faktur, jak i faktur otrzymanych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl ust. 4 cytowanego przepisu, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Analizowane przepisy dopuszczają zatem wprost możliwość przechowywania faktur (również tych otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej. Co więcej, ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewniać jedynie:

przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

łatwość ich odszukania,

autentyczność ich pochodzenia,

integralność treści faktur,

czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast w jaki sposób powyższe warunki mają być spełnione - ustawodawca zostawił podatnikom w tym zakresie pewną swobodę. Zgodnie bowiem z treścią art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Kolejne ustępy cytowanego przepisu definiują natomiast jak należy interpretować wymienione powyżej wymogi. Mianowicie, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ocenie Wnioskodawcy, nie ma zatem przeszkód, aby faktury oraz inne dokumenty zrównane z nimi, stwierdzające zakup przez pracowników Spółki (np. w trakcie odbywanych podróży służbowych bądź podróży po mieście) towarów i usług, związanych z działalnością Spółki podlegającą opodatkowaniu VAT, przechowywane były w formie zapisu elektronicznego. Możliwość taką dopuszczają zarówno przepisy ustawy o VAT, jak i przytoczone już, ogólne zasady dotyczące dowodów zawarte w Ordynacji podatkowej.

Wnioskodawca wskazuje również, że planowane procedury i mechanizmy (wskazane w treści opisu zdarzenia przyszłego) będą stanowiły kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, które pozwolą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, w związku z czym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zostanie zapewniona.

W konsekwencji, opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania dokumentów, polegający na ich skanowaniu i archiwizowaniu w postaci elektronicznej spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

wprowadzone przez Spółkę rozwiązanie informatyczne ułatwi przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych i ich przechowywanie w podziale na takie okresy;

planowany sposób przechowywania faktur zapewni w każdym momencie możliwość ich wydrukowania lub zapisania na innym nośniku danych, a także niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów na żądanie upoważnionego organu (w tym również możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych). Ze względu na przypisanie poszczególnych dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz wprowadzenie podstawowych danych w nich zawartych do systemu zagwarantowana zostanie łatwość odszukiwania faktur;

planowany sposób archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem ich autentyczność;

dostęp do zeskanowanych i wprowadzonych do systemu dokumentów będzie ograniczony do odpowiednich osób z określonych działów Spółki, a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać ich usunięcie. Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów - tym samym zapewniona zostanie integralność dokumentów;

zasady wprowadzania faktur do systemu oraz sposób ich akceptacji przez upoważnioną do tego osobę skutkować będą tym, iż zeskanowane dokumenty będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadających im papierowych oryginałów (przynajmniej w stopniu pozwalającym na ich całkowity odczyt) - zapewniona zostanie czytelność przechowywanych dokumentów.

Możliwość przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej, w ramach systemów informatycznych zbliżonych do systemu, którego wdrożenie planowane jest przez Wnioskodawcę, potwierdzona została w wielu interpretacjach indywidualnych wydawanych w ostatnich latach. W tym miejscu Wnioskodawca pragnie przytoczyć choćby interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 15 listopada 2016 r. (znak 1462- IPPP3.4512.699.2016.2.RD), w której to stwierdzono, iż „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. (...) Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzi do wniosku, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji i przechowywania dokumentów (faktur) w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala jak wskazuje Spółka na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp. Ponadto pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów źródłowych będą archiwizowane aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur w postaci elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy. ”

W ocenie Wnioskodawcy nie ulega zatem wątpliwości, iż faktury (oraz inne dokumenty z nimi zrównane) przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą ją uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na tych dokumentach (przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione). Takie podejście potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2016 r. (znak IPPP3/4512-1069/15-2/RD), w której to stwierdzono, iż „mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią inne przesłanki niezwiązane z formą faktury, wykluczające prawo do odliczenia. W konsekwencji, otrzymanie faktur w formie elektronicznej jak i zniszczenie papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miało wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów”.

Stanowisko prezentowane przez Spółkę znajduje potwierdzenie również w innych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Warszawie w dniu 22 czerwca 2017 r. (znak 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT);
w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 26 stycznia 2016 r. (znak IPPP2/4512-1101/15-2/MAO), 9 czerwca 2016 roku (znak IPPP2/4512-280/16-4/MMa), 22 grudnia 2015 r. (znak IPPP3/4512-971/15-2/JF), 16 lipca 2015 r. (znak IPPP3/4512-477/15-2/KP), 22 października 2014 r. (znak IPPP3/443-1006/14-2/IG) oraz 30 maja 2014 r. (znak IPPP3/443-225/14-2/IG);
w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 13 stycznia 2016 r. (znak ILPP4/4512-1-361/15-4/PR);
w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 2 grudnia 2015 r. (znak IBPP3/4512-679/14/KG) oraz 27 lutego 2015 r. (znak IBPP3/443-1389/14/EJ);
w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 20 listopada 2014 r. (znak IPTPP4/443-632/14-2/UNR).

Biorąc zatem pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy ustawy o VAT oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, a także ogólne zasady dokumentowania transakcji przewidziane w Ordynacji podatkowej, należy uznać, iż przedstawiony przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Elementy jakie powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ustawy.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jako stanowi art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, zwrot „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

W rozdziale 2 rozporządzenia z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) wymienione zostały przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy, oraz zakres tych danych.

I tak na podstawie § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem;

Wymienione w tym przepisie dokumenty są fakturami wystawianymi na podstawie przepisów ustawy. Zatem znajdują zastosowanie do nich przepisy regulujące sprawy faktur, w tym ich wystawianie oraz przechowywanie.

Według art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 pkt 2ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Zgodnie z dyspozycją art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego stanowi, suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Z treści złożonego wniosku wynika, że Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzi działalność usługową i zatrudnia pracowników. W ramach podróży służbowych bądź podróży lokalnych pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością.

Spółka planuje wdrożenie nowego systemu rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników, zmieniającego sposób archiwizacji dokumentów. W ramach przedmiotowego systemu cyfrowe kopie dowodów zakupu (stworzone przez pracownika Spółki przy użyciu skanera, telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego) lub kopie oryginałów dokumentów wystawionych w formie elektronicznej byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a następnie wprowadzane do informatycznego systemu archiwizacji dokumentów księgowych. Program ten będzie umożliwiał łatwe, szybkie i tanie zarządzanie dokumentami księgowymi. System będzie przechowywał cyfrowy obraz dowodu zakupu oraz inne informacje. Wszystkie dowody zakupów przesłane przez pracowników będą podlegały kontroli i akceptacji przez Spółkę (przełożonych), zarówno pod względem merytorycznym (zasadność poniesienia) jak i formalnym.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą zgodności z przepisami ustawy o VAT planowanego sposobu archiwizowania dokumentów oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione).

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Jak Spółka wskazała, proces rozliczania wydatków będzie pozwalał na ścisłe powiązanie danej faktury z konkretnym działaniem pracownika. Pracownik wnioskując bowiem o dokonanie zwrotu wydatku i podłączając do wniosku fakturę (jej cyfrowy obraz) będzie deklarował, że dany wydatek został poniesiony w związku z wykonywaniem czynności służbowych, a także poprzez użycie odpowiedniego kodu będzie możliwe ustalenie związku między wydatkiem udokumentowanym fakturą, a konkretną usługą świadczoną przez Wnioskodawcę na rzecz konkretnego klienta (z wyjątkiem sytuacji, gdy dana faktura będzie dokumentować wydatek niemający bezpośredniego związku z konkretną usługą Wnioskodawcy, np. faktura za usługę hotelową nabytą w związku z prowadzeniem działań marketingowych, czy też w związku ze szkoleniem pracownika). Dodatkowo będzie istnieć możliwość powiązania czasowego danego wydatku udokumentowanego fakturą z faktycznymi czynnościami służbowymi pracownika. W ramach weryfikacji zasadności poniesienia wydatku przełożony będzie zatem przeprowadzać kontrolę biznesową w powyżej wskazanym zakresie i będzie mieć prawo zwrócenia się do pracownika o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień.

W ramach planowanego systemu Wnioskodawca zamierza zapewnić funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole te będą polegać na tym, że Pracownik wnioskujący o zwrot wydatku służbowego udokumentowanego fakturą VAT będzie musiał wprowadzić do systemu informatycznego cyfrowy obraz faktury (skan, zdjęcie), a następnie jego przełożony dokona weryfikacji zasadności poniesienia wydatku oraz weryfikacji: autentyczności pochodzenia faktury w celu ustalenia tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralność treści faktury w celu potwierdzenia, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura i czytelności cyfrowego obrazu faktury. W przypadku nieścisłości lub wątpliwości przełożonych w powyższym zakresie Wnioskodawca przewiduje możliwość potwierdzenia, że cyfrowy obraz faktury odpowiada papierowemu oryginałowi.

Ponadto Wnioskodawca wskazuje, że cyfrowy obraz dokumentów księgowych, w tym faktur będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu faktury będzie całkowicie wykluczona. Wyżej opisana procedura będzie w razie potrzeby aktualizowana, przez wyspecjalizowany w tym zakresie personel, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości i sprawozdawczości w ramach Wnioskodawcy oraz przestrzegania wymogów prawnych.

Istotnym jest również, że otrzymywane faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Wnioskodawca zapewni również bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w formie elektronicznej na żądanie organu podatkowego.

Reasumując, opisany przez Wnioskodawcę elektroniczny system archiwizacji faktur dokumentujących wydatki na zakupy dokonywane również za pośrednictwem pracowników na potrzeby prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Mając powyższe na uwadze należy wskazać, że Spółce będzie zatem przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Ustawa o VAT (w tym art. 112, 112a oraz 106m powołane w pytaniu nr 1) oraz przepisy wykonawcze wydane na podstawie jej upoważnienia w żadnym zakresie nie dotyczą (nie regulują) wystawiania, przesyłania, otrzymywania oraz sposobu przechowywania innych dowodów księgowych niebędących fakturami. Zatem brak jest podstaw do wydania merytorycznego rozstrzygnięcia w zakresie dopuszczalności archiwizowania innych dowodów księgowych niebędących fakturami wyłącznie w formie elektronicznej.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin