Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
IBPBI/2/423-374/13/CzP
z 27 czerwca 2013 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 03 lipca 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 27 marca 2013 r. (data wpływu do tut. BKIP 29 marca 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikowi wydatków za parking oraz przejazd autostradą w związku z odbytą podróżą służbową poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu /pytanie oznaczone we wniosku Nr 2/ – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 marca 2013 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikowi wydatków za parking oraz przejazd autostradą w związku z odbytą podróżą służbową poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe :

Pracownicy Spółki zatrudnieni na podstawie umowy o pracę odbywają często podróże służbowe własnymi samochodami. W trakcie takiej podróży ponoszą opłaty dotyczące samochodu, m.in. opłaty za parking i autostrady. Pracownicy sporządzają ewidencję przebiegu pojazdu i rozliczają koszty podróży służbowej. Spółka na tej podstawie zwraca pracownikom koszty wynikające z tzw. „kilometrówki” oraz inne uzasadnione koszty dotyczące opłat związanych z samochodem tj. opłaty za autostrady i parking.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy mając na uwadze nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w podróży służbowej na opłaty parkingowe i autostrady stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu? /pytanie oznaczone we wniosku Nr 2/

Zdaniem Spółki, zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w podróży służbowej na opłaty parkingowe i autostrady stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu.

Stanowisko swoje Spółka oparła na art. 775 Kodeksu pracy oraz przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które to przepisy zobowiązują pracodawcę do zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników w podróży służbowej.

Powołując się na uregulowania Kodeksu pracy stwierdzić należy, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Powołując się na rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, należy uznać, że z tytułu podróży służbowej pracownikowi, oprócz diet i zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów oraz noclegów należy się także zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wśród nich ww. rozporządzenie wymienia m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami oraz opłaty za parkingi.

Przepisy § 3 ww. rozporządzenia stanowią, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Z tytułu tego zwrotu pracownik nie dołącza żadnych rachunków. Z powyższego jednoznacznie wynika, że zwracana pracownikowi kwota stanowiąca iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr jest wyłącznie ryczałtowym zwrotem kosztów przejazdu i stanowi swego rodzaju ekwiwalent za koszty przejazdu odzwierciedlający zużycie własnego samochodu (w którym mieści się zużycie paliwa i zużycie samochodu), a zatem nie jest to zwrot innych wydatków związanych z przejazdem tj. opłaty za autostradę i za parking. Wydatki te nie stanowią bowiem, zdaniem Spółki, kosztów przejazdu ujętych w tzw. kilometrówce.

Biorąc powyższe argumenty pod uwagę, przepisy art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyłączające wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mają, zdaniem Spółki, zastosowania do innych wydatków związanych z przejazdem. Analogiczny pogląd Spółka prezentuje wobec art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Konkludując, Spółka stoi na stanowisku, że opłaty za autostradę i za parking to inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Do ich wypłacania zobowiązują pracodawcę przepisy prawa pracy, stanowią więc nieodłączny koszt - jeden z wielu - związany z normalnym funkcjonowaniem podatnika, zapewniający prowadzenie przez niego działalności gospodarczej w zgodzie z obowiązującym prawem, warunkujący jego niezakłócone działanie, a w konsekwencji pośrednio umożliwiający mu uzyskiwanie przychodów. Wydatki te nie widnieją również w katalogu kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm., określana dalej skrótem „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo - skutkowy. Przy czym, kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy i wywiązywaniem się przez niego z obowiązków nałożonych innymi przepisami prawa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników (tzw. koszty pracownicze), jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują nie tylko wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie ale również m.in. zwrot kosztów podróży służbowych.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, pracownicy Spółki zatrudnieni na podstawie umowy o pracę odbywają często podróże służbowe własnymi samochodami. W trakcie takiej podróży ponoszą opłaty dotyczące samochodu, m.in. opłaty za parking i autostrady. Pracownicy sporządzają ewidencję przebiegu pojazdu i rozliczają koszty podróży służbowej. Spółka na tej podstawie zwraca pracownikom koszty wynikające z tzw. „kilometrówki” oraz inne uzasadnione koszty dotyczące opłat związanych z samochodem, tj. opłaty za autostrady i parking.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z treścią § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Natomiast w myśl § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia, w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Ponadto zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Jak już wskazano wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodow.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika - samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 updop. Zgodnie z powyższym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 updop. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu, zasadnym jest odwołanie się do reguł wykładni językowej. Wg słownika języka polskiego, przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt updop przyjąć należy, iż „wydatki z tytułu używania” to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika, w szczególności takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą.

Możliwość (i wysokość) uznania za koszt uzyskania przychodu należnego pracownikom zwrotu kosztów podróży służbowej została jednakże ograniczona powołanymi w treści niniejszej interpretacji przepisami prawa podatkowego (art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop).

Reasumując, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem osobowym wydatki związane z ich używaniem obejmujące w szczególności koszty przejazdu autostradą i opłaty za parkingi pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz właściwego ich udokumentowania, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stanowisko Spółki, iż przepisy art. 16 ust. 1 pkt 30 updop wyłączające wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mają zastosowania do innych wydatków związanych z przejazdem, należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w zakresie pytania dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych, wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.