INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r., w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, reprezentowanej przez doradcę podatkowego, przedstawione we wniosku z dnia 13 marca 2013 r. (data wpływu 18 marca 2013 r.), uzupełnionym pismami z dnia 28 marca 2013 r. (data wpływu 3 kwietnia 2013 r.) oraz z dnia 27 maja 2013 r. (data wpływu 29 maja 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opłat za przejazd płatnymi autostradami i innymi drogami płatnymi, kosztów opłat parkingowych –jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18 marca 2013 r. do Izby Skarbowej w Katowicach Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 28 marca 2013 r.

Pismami z dnia 29 marca 2013 r. oraz z dnia 5 kwietnia, Nr IBPBI/2/423-339/13/PC i IBPBII/1/415-324/13/BJ, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, na podstawie art. 170 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), przekazał ww. wniosek, a następnie jego uzupełnienie, celem załatwienia zgodnie z właściwością przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim (data wpływu 2 kwietnia 2013 r. oraz 8 kwietnia 2013 r.).

Powyższy wniosek nie spełniał wymogów, o których mowa m. in. w art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 15 maja 2013 r., Nr IPTPB3/423-120/13-3/GG IPTPB1/415-229/13-3/DS, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w związku z art. 14h ww. ustawy, wezwano Spółkę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W dniu 29 maja 2013 r. do tut. Organu wpłynęło uzupełnienie wniosku nadane w dniu 27 maja 2013 r., z zachowaniem obowiązującego terminu. W dniu 23 maja 2013 r. wniesiono brakującą opłatę w wysokości 40 zł.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - Spółka Akcyjna (dalej: Spółka) prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji wyrobów o charakterze karbo-i petrochemicznym, wykorzystywanych w chemii organicznej.

Spółka poleca pracownikom, w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków, odbywanie podróży służbowych na terenie kraju i poza jego obszarem. W trakcie podróży służbowych pracownicy korzystają ze swoich prywatnych samochodów, na co Spółka wcześniej wyraża zgodę. W związku z używaniem swoich samochodów prywatnych w podróżach służbowych, pracownicy ponoszą szereg kosztów, takich jak koszty zakupu paliwa i inne koszty związane z eksploatacją aut. W konsekwencji, Spółka ponosi wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby Spółki w celu odbycia podróży służbowej.

Oprócz kosztów wymienionych powyżej, pracownicy przebywający w podróżach służbowych ponoszą inne dodatkowe koszty, bezpośrednio związane z wykonywanym zadaniem. Do takich kosztów należy zaliczyć między innymi opłaty za przejazdy autostradami, i drogami płatnymi, postój w strefie płatnego parkowania oraz miejsca parkingowe.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, iż:

Podróże służbowe pracowników Spółki odbywają się w szczególności w celu:

• rozmów z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi - są to głównie spotkania z (i) dostawcami surowców, które mają na celu omówienie warunków dostaw, płatności, itp., (ii) z odbiorcami produktów dotyczące omówienia jakości sprzedawanych produktów, sposobu zapłaty bądź też mają na celu zwykłe podtrzymanie kontaktów handlowych. Odbywają się również spotkania w trakcie realizacji zadania inwestycyjnego, które mają na celu uzgodnienie szczegółów planowanej bądź już realizowanej inwestycji,

• spotkań służbowych w celu omawiania bieżących spraw dotyczących Spółki, na których omawiane są m.in. podsumowania miesiąca, plany działalności na kolejne lata, rodzaje sprawozdań emitowanych na potrzeby właściciela. Spotkania te odbywają się m.in. w siedzibie spółki matki (Węgry) bądź w siedzibie spółki siostry (Czechy),

• spotkań z firmami wykonującymi usługi na rzecz Spółki w zakresie m.in. usług prawnych, badania bilansu, legalizacji urządzeń itp.,

• wyjazdów do urzędów, sądów i innych instytucji w związku z bieżącą działalnością Spółki,

• wyjazdów na konferencje i seminaria, które mają na celu zdobycie najnowszych informacji branżowych w zakresie działalności Spółki.
  
  

Mając na uwadze ww. cel podróży służbowych, związek pomiędzy poniesieniem wydatku na uczestnictwo pracowników w podróżach służbowych, a uzyskaniem przychodu przez Spółkę bądź zabezpieczeniem lub zabezpieczeniem źródeł przychodu jest oczywisty. Podróże służbowe mają na celu podtrzymanie dotychczasowych relacji handlowych, pozyskanie nowych, załatwienie istotnych spraw z punktu widzenia działalności Spółki, omówienie dotychczasowej działalności i zaplanowanie strategii na dalsze lata funkcjonowania Spółki bądź też pozyskanie najnowszych informacji branżowych, które przełożą się na lepsze działanie Spółki w przyszłości.

W Spółce koszty podróży służbowych dokumentowane są na podstawie druku „Polecenie wyjazdu służbowego” zaakceptowanego przez osoby do tego upoważnione, który zostaje wystawiony przed planowanym wyjazdem. Informacje tam zawarte to:

• imię i nazwisko pracownika odbywającego podróż,

• miejsce i czas,

• cel,

• środek lokomocji.
  
  

Po zakończeniu podróży pracownik uzupełnia druk „Polecenie wyjazdu służbowego” o następujące dane:

• opis wyjazdu służbowego,

• miejsce rozpoczęcia podróży, data, godzina,

• miejsce zakończenia podróży, data, godzina,

• liczbę przejechanych kilometrów.
  
  

Jeżeli w trakcie odbywania podróży służbowej pracownik poniósł koszty na przejazdy płatną autostradą, innymi płatnymi drogami, koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe to przedstawia do rozliczenia paragony (lub faktury) potwierdzające ww. wydatki.

W związku z powyższym w uzupełnieniu wniosku ostatecznie sformułowano pytania w następujący sposób:

1. Czy koszty opłat za przejazd płatną autostradą, innymi płatnymi drogami, koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe będą podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy podatku dochodowego od osób prawnych...
2. Czy zwrot pracownikowi kosztów poniesionych przez niego podczas odbywania podróży służbowej w związku z korzystaniem z płatnych dróg i autostrad oraz płatnych miejsc parkingowych lub stref płatnego parkowania, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i czy Spółka jest płatnikiem tego podatku...
   
   

Niniejsza interpretacja stanowi udzielenie odpowiedzi w zakresie pytania nr 1 wniosku, natomiast w kwestii pytania nr 2 wniosku zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty opłat za przejazd autostradami i innymi drogami płatnymi, koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe powinny zostać uwzględnione jako koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych bez zastosowania ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT.

Zgodnie z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Stanowisko takie ugruntowane jest również w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 10 czerwca 2009 r., stwierdził, że kosztami uzyskania przychodów są takie wydatki, których poniesienie przez podatnika było spowodowane racjonalnym dążeniem, i obiektywną możliwością osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia tego źródła.

Jak Spółka szczegółowo wskazała w stanie faktycznym, koszty ponoszone przez pracowników w związku z przebywaniem w podróży służbowej, są ponoszone w celu uzyskania przychodu dla Spółki (zabezpieczenie lub zdobycie kontraktów handlowych, załatwienie spraw istotnych w bieżącej działalności Spółki, spotkania mające na celu podsumowanie dotychczasowej działalności i ustalenie strategii dalszej działalności). Powyższe spełnia pierwszą przesłankę z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Powołany wyżej art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, określa katalog wydatków, których nie uważa się za koszt uzyskania przychodu. W powołanym przepisie zostały wymienione m.in. ograniczenia dotyczące wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika.

Zgodnie z brzmieniem art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT, jeśli wydatki te przekraczają kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) dalej: kilometrówka, stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu wynosi dla samochodu osobowego 0,5214 zł, bądź 0,8358 zł, w zależności od pojemności skokowej silnika.

Z kolei, zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu „kilometrówki”, podatnik musi prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.

Celem wprowadzenia powyższych przepisów było zrekompensowanie pracownikowi konieczności używania prywatnego samochodu do celów służbowych, w zakresie w jakim pojazd został zużyty. Często pracownik w związku z podróżą służbową ponosi także inne dodatkowe koszty, które nie mają związku z eksploatacją samochodu np. opłaty za przejazd autostradą, czy opłaty parkingowe lub opłaty związane z postojem w strefie ograniczonego postoju.

Przepisy określone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT mają charakter przepisów szczególnych (stanowią wyjątki od reguły określonej w art. 15 ust. 1, dlatego powinno się je interpretować w sposób ścisły.

Zdaniem Spółki, ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT znajduje zastosowanie jedynie do kosztów ściśle związanych z używaniem samochodu, tj. kosztem zużycia paliwa, kosztem zużycia samochodu, wymianą oleju, żarówek, itp. Wymienione koszty są bowiem bezpośrednio związane z przebiegiem pojazdu oraz z pokonaną przez samochód trasą. Tylko tego typu wydatki związane z używaniem samochodu należy traktować jako wydatki objęte dyspozycją powołanego przepisu.

Zdaniem Spółki, powyższy przepis nie odnosi się natomiast do innych kosztów poniesionych w czasie delegacji, które nie są związane ściśle z eksploatacją samochodu. Takimi kosztami są m.in. opłaty za przejazd autostradą, czy opłaty parkingowe.

Literalna wykładnia art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT, prowadzi do wniosku, że nie można uznać za koszt uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za kilometr przebiegu pojazdu, ustalonych w odrębnych przepisach.

Przepis ten nie odnosi się w żaden sposób do zwrotu innych kosztów, jakie ponosi pracownik podczas odbywania podróży służbowej. Takimi kosztami są właśnie przejazd drogami płatnymi, autostradami, czy korzystanie z płatnych parkingów.

Trzeba podkreślić, że przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT odnosi się do wydatków z tytułu „używania samochodów”. Przepisy podatkowe nie definiują czym jest „używanie samochodu”, dlatego też chcąc dokonać gramatycznej wykładni znaczenia tego przepisu należy sięgnąć do słownikowego znaczenia czasownika „używać”.

Zgodnie z definicją dostępną w Słowniku Języka Polskiego PWN pod pojęciem „używać” należy rozumieć: zastosować coś jako środek, narzędzie, robić z czegoś użytek. Używanie samochodu ściśle wiąże się zatem z korzystaniem z jego funkcji, czyli z posługiwaniem się nim jako środkiem transportu. Używanie rzeczy ma bowiem miejsce wówczas, gdy rzecz jest faktycznie wykorzystywana, stosowana, czyniony jest z niej użytek. Z faktem tym związane są koszty, które są normalną i naturalną konsekwencją używania samochodu: wspomniane wcześniej paliwo, koszty ewentualnych napraw czy zużycia.

Opłaty dotyczące przejazdu drogami płatnymi czy korzystanie z płatnych miejsc parkingowych są ponoszone w związku z używaniem płatnych dróg lub płatnych miejsc parkingowych. W związku z powyższym, przejazd drogami płatnymi czy korzystanie z płatnych miejsc parkingowych nie mieści się w dyspozycji art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT.

W ocenie Spółki, nie można łączyć z takimi kosztami opłat związanych z korzystaniem z autostrad, czy parkingów. Te koszty należałoby bowiem uznać raczej za koszty związane z „używaniem” autostrady lub parkingu, niż za koszty związane z używaniem samochodu. Ich występowanie jest uzależnione od tego czy chcemy skorzystać z odpłatnej usługi (przejazdu autostradą lub parkowania w płatnej strefie lub na parkingu strzeżonym). Jeśli z takiej usługi nie skorzystamy tj. pracownik dotrze do celu drogami bezpłatnymi oraz będzie parkował poza strefą płatnego parkowania, wówczas pomimo „używania” samochodu takie koszty nie wystąpią. Odwrotnie będzie z kosztami „używania samochodu” (np. koszty paliwa, płynu do spryskiwaczy) - te wystąpią niezależnie od tego jaką trasą jedzie samochód, czy też na jakim parkingu zostanie zaparkowany.

Zatem, używając samochodu w podróży służbowej pracownik nie ma obowiązku dołączania żadnych rachunków z tym związanych, czyli np. za paliwo, naprawy, ubezpieczenie, wymianę części zamiennych itd. Nie ma także znaczenia, czy pracownik poniósł w ogóle wydatki na samochód i jakie. Pracownik zawsze otrzymuje tylko kwotę wynikającą z kilometrówki.

Natomiast opłaty za korzystanie z płatnych dróg czy miejsc parkingowych to nie są wydatki poniesione na używanie samochodu, a są to inne wydatki, które zwracane są na podstawie dokumentów (rachunków, faktur, itp.).

Stanowisko Spółki potwierdza również treść rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, dalej: Rozporządzenie), obowiązującego od 1 marca 2013 r. Ten akt prawny określa katalog wydatków, jakie podlegają zwrotowi pracownikowi przez pracodawcę, a więc koszt pracodawcy.

Paragraf 3 ust. 4 rozporządzenia stanowi, że w przypadkach gdy pracownik odbywa podróż używając do tego celu samochodu prywatnego (niebędącego własnością pracodawcy) przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu zgodnie z wcześniej omawianą kilometrówką.

Z kolei z brzmienia § 4 ust. 2 przywołanego rozporządzenia wynika, iż wydatkami, za które pracownikowi przyznaje się zwrot są opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Należy zauważyć, że ustawodawca ujął inne wydatki ponoszone przez pracownika w czasie służbowej, tj. przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej w odrębnym paragrafie rozporządzania. Oznacza to, że do tych wydatków nie ma zastosowanie limitów określonych w kilometrówce.

Zatem, jeśli do wydatków określonych w § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, nie stosuje się ograniczeń wynikających z kilometrówki, to tym bardziej, wydatki te, jako niezbędne, stanowią koszt uzyskania przychodu przez Spółkę, bowiem są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodu (co wynika ze stanu faktycznego). Ponadto, skoro rozporządzenie w sprawie podróży służbowych rozróżnia przypadki, kiedy wymagane jest stosowanie kilometrówki od przypadków, gdy nie trzeba jest stosować, to te drugie nie mogą być wliczane w zakres przedmiotowy art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, a także powołane powyżej przepisy, koszty opłat za przejazd autostradą i innymi drogami płatnymi, czy koszty płatnego parkowania mogą być uznane za koszty „z tytułu używania samochodu”. W konsekwencji, koszty te nie powinny podlegać ograniczeniom wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT. A zatem, jako koszty spełniające warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT będą stanowić koszty uzyskania przychodów niezależnie od tego czy zmieszczą się w limicie tzw. „kilometrówki”, wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) tejże ustawy. Na tym samym stanowisku stanął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 16 marca 2012 r. o sygn., w którym stwierdził, że: „(…) ta część ponoszonych przez podatnika wydatków nie mieszcząc się kosztach używania samochodów osobowych powinna zostać rozliczona jako koszt uzyskania przychodów na zasadzie ukształtowanej art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.”

W uzupełnieniu Wnioskodawca stwierdził, iż w przedstawionym stanie faktycznym, koszty opłat za przejazd autostradami i innymi drogami płatnymi, koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe powinny zostać uwzględnione przez Spółkę jako koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT bez zastosowania ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT.

Przedstawiona ocena prawna zdaniem Wnioskodawcy jest adekwatna do opisanego w niniejszym wniosku zdarzenia przyszłego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ustawy 1.

Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo - skutkowy.

Przy czym, kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy i wywiązywaniem się przez niego z obowiązków nałożonych innymi przepisami prawa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło przychody także w przyszłości.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą jednak zostać uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodów osobowych niestanowiących składników jego majątku.

I tak:

• stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu;

• zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
  
  

Ww. przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 5 zdanie 1 ww. ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 tejże ustawy powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów w oparciu o art. 16 ust. 5 zdanie 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki związane z używaniem samochodów niestanowiących składników majątku podatnika spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Brak ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie tej ewidencji w sposób niepozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż pracownicy Spółki w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych odbywać będą podróże służbowe na terenie kraju i poza jego obszarem. W trakcie podróży służbowych pracownicy korzystają ze swoich prywatnych samochodów, na co Spółka wcześniej wyraża zgodę. W związku z używaniem swoich samochodów prywatnych w podróżach służbowych, pracownicy ponoszą szereg kosztów, takich jak koszty zakupu paliwa i inne koszty związane z eksploatacją aut. W konsekwencji, Spółka ponosi wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby Spółki w celu odbycia podróży służbowej.

Oprócz kosztów wymienionych powyżej, pracownicy przebywający w podróżach służbowych ponoszą inne dodatkowe koszty, bezpośrednio związane z wykonywanym zadaniem. Do takich kosztów należy zaliczyć między innymi opłaty za przejazdy autostradami, i drogami płatnymi, postój w strefie płatnego parkowania oraz miejsca parkingowe.

W konsekwencji Wnioskodawca ponosić będzie wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby Spółki w celu odbycia podróży służbowej.

Ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodu”, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym, przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przyjąć należy, iż będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

• ewidencją przebiegu pojazdu,

• dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.

Zgodnie z treścią odpowiednio § 3 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21). W myśl § 4 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Przywołane przepisy w sposób wyczerpujący regulują kwestię zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracodawcę w związku z podróżami służbowymi odbywanymi samochodami stanowiącymi własność pracowników. Przytoczony wyżej art. 16 ust. 1 pkt 30 lit.a) ustawy podatkowej limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika. Ustawodawca pojęciem "używania samochodów" objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu, a nie tylko wskazywane koszty "zużywane przez pojazd" związane z paliwem, płynami technologicznymi czy zużyciem części konstrukcyjnych. Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu. Pogląd taki, wynika z orzecznictwa sądów administracyjnych wyrażonego m.in. w wyroku WSA w Warszawie z dnia 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/WA 1502/09, WSA we Wrocławiu z dnia 25 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Wr 1203/10 oraz WSA w Poznaniu z dnia 9 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Po 626/10 oraz z dnia 8 kwietnia 2011 r., sygn. akt I SA/Po 913/10).

Tym samym należy stwierdzić, iż opłata za autostradę czy parking wiąże się nierozerwalnie z używaniem samochodu, a zatem objęta jest limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie może być zaliczona do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Powyższa konstatacja nie może być skutecznie negowana poprzez wskazywaną przez Wnioskodawcę konieczność ponoszenia w czasie podróży służbowej opłat za przejazd płatną autostradą i innymi drogami oraz koszty postoju w strefie płatnego parkowania i opłat parkingowych. Wskazanej powyżej zasady podatkowego rozliczania analizowanych kosztów nie można także obalić poprzez wykazywanie, że sporne wydatki mogą zostać udokumentowane odrębnym dowodem zakupu usługi parkingowej czy poniesienia opłaty autostradowej na rzecz podatnika. Wyłączenie analizowanych wydatków z limitu zastrzeżonego w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i określonego w rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), nie może nastąpić także ze względu na argumenty Wnioskodawcy dotyczące związku poniesionych wydatków z tytułu podróży służbowej z uzyskiwanym przychodem w postaci podtrzymania dotychczasowych relacji handlowych, pozyskania nowych, załatwienia istotnych spraw z punktu widzenia działalności Spółki, omówienia dotychczasowej działalności i zaplanowania strategii na dalsze lata funkcjonowania Spółki bądź też pozyskania najnowszych informacji branżowych, które przełożą się na lepsze działanie Spółki w przyszłości.

W świetle przytoczonych przepisów nie można podzielić stanowiska Wnioskodawcy, iż do przepisu § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, nie stosuje się ograniczeń wynikających z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W konkluzji stwierdzić należy, że do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego pracownika na potrzeby odbycia podróży służbowej zalicza się wszystkie wydatki poniesione w związku z używaniem tego pojazdu, a więc także opłaty za przejazd autostradą i opłaty parkingowe i miejsca postojowe. Zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów ograniczone jest przez ustawodawcę limitem wynikającym z tzw. kilometrówki.

Reasumując, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnymi samochodami osobowymi wydatki za przejazd płatną autostradą, innymi płatnymi drogami, koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe - pod warunkiem właściwego ich udokumentowania oraz prowadzenia przez pracowników ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej, niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku NSA z dnia 16 marca 2012 r. o sygn. , stwierdza się, że nie wynika z niego jednoznaczne stanowisko odnośnie kwalifikacji opłat za przejazd autostradami, innymi płatnymi drogami, kosztów poniesionych w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłat parkingowych, a ponadto rozstrzygnięcie to zapadło w indywidualnej sprawie i nie jest wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Orzeczenia sądów administracyjnych, nie stanowią źródła prawa i co do zasady wiążą strony postępowania podatkowego w konkretnej sprawie. Nie można ich wprost przenosić na grunt innej sprawy, często odmiennej w stanie faktycznym. Orzeczenie powołane we wniosku nie wiąże więc organu wydającego przedmiotową interpretację. Podstawą interpretacji jest sam przepis prawa (art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej).

Organ wydając zaskarżoną interpretację zastosował obowiązujące przepisy prawa, dokonał prawidłowej subsumcji przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego do istniejącej w sprawie normy prawnej, stosując zarówno wykładnię gramatyczną oraz celowościową.

Formułując zaś rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie Organ dokonał analizy orzecznictwa sądowego odnoszącego się do podobnych stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych, uwzględniając jednak przede wszystkim naczelną zasadę dotyczącą instytucji interpretacji indywidualnej, tj. zasadę praworządności wyrażoną w art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.), której odzwierciedleniem na gruncie prawa podatkowego jest norma prawna określona w art. 120 (w zw. z art. 14h) Ordynacji podatkowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.