Na podstawie art. 14a § l ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Tarnowie w odpowiedzi na pismo z dnia 23.09.2003 r. w sprawie interpretacji przepisów prawa podatkowego, wyjaśnia:

Spółka z o.o. organizuje spotkania i narady komórek organizacyjnych przedstawicieli poszczególnych oddziałów firmy. W trakcie powyższych spotkań podawane są napoje tj. np. kawa, herbata oraz drobne przekąski, paluszki, ciastka lub kanapki jak również sporadycznie podawany jest gorący posiłek, który spożywany jest na miejscu w siedzibie spółki lub w restauracji. Wydatki przeznaczone na ww. spotkania firma zalicza do kosztów reprezentacji i odprowadza od przekazanych towarów należny podatek od towarów i usług.

W myśl art. 15 ust. l ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jednolity tekst Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.16 ust. l. Stosownie do art. 16 ust. l pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są wydatki związane z reprezentacją i reklamą w części nie przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Niewątpliwie charakter wydatków na reprezentację i reklamę winien być związany z prowadzoną działalnością, a użyte środki wpływać na uzyskany przychód. Do typowych kosztów reprezentacji można zaliczyć koszty poczęstunku kontrahentów podmiotu gospodarczego.

Fakt odbycia spotkań np. kontrahentów przyszłej umowy musi być udokumentowany w sposób pozwalający na powiązanie ze zrealizowanymi transakcjami, bądź zawartymi umowami, czy odbytymi negocjacjami. Uzasadniony gospodarczo i faktycznie poniesiony wydatek nie zawsze oznacza akceptację przez prawo podatkowe tego wydatku jako koszt uzyskania przychodów. Na podatniku ciąży bowiem obowiązek, aby z dowodu księgowego (lub innego dokumentu dołączonego do tego dowodu księgowego) wynikał nie tylko fakt jego poniesienia lecz również uzasadnienie poniesienia tego kosztu.

Na podstawie art. 2 ust. 3 pkt l ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 11. poz. 50 ze zm.) opodatkowaniem podatkiem od towarów i usług podlega świadczenie usług oraz przekazanie lub zużycie towarów na potrzeby reprezentacji albo reklamy. Natomiast na podstawie art. 7 ust. 3 cyt. ustawy zwalnia się od podatku od towarów i usług czynności o których mowa w art. 2 ust. 3 pkt l, w przypadku gdy podatnik nie pomniejszył podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupie lub imporcie towarów przekazanych lub zużytych w ramach tych czynności. Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku gdy Spółka dokonuje zakupu wymienionych towarów w celach reprezentacji słusznym jest, jak podkreśla Spółka właściwe naliczanie podatku VAT. W przypadku naliczenia podatku VAT przy przekazywaniu tych towarów na potrzeby reprezentacji Spółka posiadać będzie prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupach tych towarów (wyjątek stanowi cyt. powyżej art. 7 ust. 3 ustawy o VAT). Obowiązek naliczania podatku VAT dotyczy jednak wyłącznie własnych usług wykonywanych przez podatnika w celach reprezentacyjnych czy reklamowych. Nie wymieniono bowiem w tym przepisie czynności "przekazania" usług na cele reprezentacji i reklamy, a zatem zakup usług obcych dokonany w celach reprezentacyjnych nie podlega opodatkowaniu (np. zakupienia posiłku w restauracji odrębnej organizacyjnie).

Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatne, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Przepisy wykonawcze regulujące powyższy obowiązek to:• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz.279),• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 129, poz.844).

Pierwsze z wymienionych rozporządzeń dotyczy obowiązków pracodawcy względem pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Natomiast drugie z zacytowanych rozporządzeń mówi o obowiązku pracodawcy dostarczenia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Przy czym nie jest sprecyzowane jakiego rodzaju mają to być napoje. Można więc uznać, że ustawodawca pozostawił to w gestii pracodawcy, pod warunkiem, iż woda i napoje dostępne będą w ilościach zaspokajających potrzeby pracownika w ciągu całej zmiany roboczej. Zasadą zatem jest ponoszenie kosztów posiłków i napojów przez pracodawców jedynie w sytuacji, gdy na pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków i napojów. W tym szczególnym przypadku możliwe jest zaliczenie tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki ponoszone przez pracodawcę na wodę i napoje dla pracowników są zatem kosztami uzyskania przychodów.

Odnosząc się do kwestii serwowania przez pracodawcę posiłków dla pracowników, to jeżeli obowiązek wydania przez pracodawcę posiłków będzie wynikał z odrębnych przepisów lub układów zbiorowych pracy, to wydatki poniesione przez pracodawcę na ten cel będą kosztami uzyskania przychodów.W pozostałych wypadkach wydatki ponoszone przez pracodawcę na posiłki dla pracowników nie są kosztami uzyskania przychodów i mogą być ponoszone z dochodu Spółki po opodatkowaniu.

Zgodnie z art. 2 ust. 3 pkt 2 cyt. ustawy o VAT opodatkowaniem podatkiem od towarów i usług podlega przekazanie przez podatnika towarów oraz świadczenia usług na potrzeby osobiste podatnika , wspólników, udziałowców, akcjonariuszy (...), a także zatrudnionych pracowników.Mając na uwadze, iż w podatku dochodowym nie zaliczono do kosztów uzyskania przychodów (z wyjątkiem sytuacji gdy wynikają one ze zbiorowego układu pracy lub odrębnych przepisów) poczęstunków, które będą serwowane dla przedstawicieli różnych komórek organizacyjnych z oddziałów Sp. z o.o. - należałoby ww. czynności zakwalifikować jako przekazanie na potrzeby osobiste podatnika i zgodnie z cyt. przepisem art. 2 ust. 3 pkt 2 ustawy VAT opodatkować podatkiem od towarów i usług.