Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29.08.1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie dotyczącej momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników - na podstawie art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.)uznajeza prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku.

Pismem z dnia 07.05.2007r. (data wpływu 10.05.2007r.) Spółka zwróciła się z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji w sprawie dotyczącej momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników - na podstawie art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.).
Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym, przedmiotem działalności Spółki jest produkcja kabli światłowodowych oraz urządzeń telekomunikacyjnych. Spółka kupuje potrzebne do produkcji surowce i dokonuje sprzedaży wyrobów gotowych na rynki zagraniczne, zarówno do krajów Unii Europejskiej, jak i innych krajów. W związku z tym, pracownicy Spółki odbywają krajowe i zagraniczne podróże służbowe na wyraźne polecenie pracodawcy, które potwierdzane są dokumentem wewnętrznym "Polecenie wyjazdu służbowego".
Rozliczenie pracownika z odbytej podróży służbowej następuje w ciągu 14 dni, na podstawie dokumentu generowanego przez system komputerowy "Rozliczenie wyjazdu służbowego", który zawiera wymagane przepisami prawa elementy, tj. imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, państwo oddelegowania, cel wyjazdu.Wydatki związane z odbytą podróżą służbową Spółka rozpoznaje w kosztach podatkowych w dniu dokonania przez pracownika rozliczenia delegacji służbowej.

Wątpliwości Spółki dotyczą momentu, w którym należy ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z odbytymi podróżami służbowymi.
Zdaniem wnioskodawcy jeżeli podróż służbowa (także zagraniczna) pracownika jest związana z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, to należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów odbytej podróży, zarówno diety, jak i zwrot wydatków faktycznie poniesionych (w walutach obcych), udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, są u pracodawcy kosztem uzyskania przychodów w pełnej kwocie wypłaconej pracownikowi, nawet w sytuacji, gdy przekraczają limity określone w przepisach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Wydatki te będą zatem kosztami Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.Zgodnie z w/w przepisami o możliwości zaliczenia diet i innych świadczeń z tytułu podróży służbowej pracowników do kosztów uzyskania przychodów nie decyduje sam fakt ich naliczenia, lecz data postawienia ich do dyspozycji pracownika lub data faktycznej wypłaty. Za datę poniesienia kosztu należy więc przyjąć dzień rozliczenia przez pracownika odbytej podróży służbowej, tj. dzień wypełnienia przez pracownika dokumentu systemowego "Rozliczenie podróży zagranicznej". Data wypełnienia tego dokumentu jest w Spółce tożsama z datą postawienia środków pieniężnych do dyspozycji pracowników. Pracownicy sami decydują, czy wypłata należnych pieniędzy nastąpi gotówką z kasy, czy też przelewem bankowym.

Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi informuje, iż stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Przepisy podatkowe nie określają rodzaju wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a o sposobie kwalifikacji wydatków do kosztów decyduje sam podatnik. W związku z tym do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można wszelkie wydatki, pod warunkiem, że podatnik wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu oraz nie zostały ujęte w negatywnym katalogu kosztów.
Aby do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników, podróże te muszą być związane z osiąganiem przychodów przez pracodawcę, czyli podejmowane w celu realizacji zadań służbowych, którym można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskania przychodu.
Zagadnienia dotyczące podróży służbowych uregulowane zostały w przepisach ustawy z dnia 26.06.1974r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).Natomiast jakiego rodzaju należności przysługują pracownikowi za wykonanie polecenia służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, (tj.: diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów, innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb) oraz wysokość i sposób ich ustalania, określa - wydane na podstawie art. 77(5) § 2 w/w ustawy Kodeks pracy - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Ponadto, stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 57 w/w ustawy, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.
Negatywny katalog kosztów nie określa innych ograniczeń związanych z wypłacaniem pracownikom diet, zwrotem kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli więc ponoszone przez Spółkę wydatki, związane z wypłatą diet i innych należności za czas zagranicznych podróży służbowych pracowników, przekraczające limity określone w odrębnych ustawach lub przepisach, pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i są prawidłowo udokumentowane, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, określa w art. 15 ust. 4e, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Natomiast zgodnie z art. 15a ust. 7 w/w ustawy, kosztem poniesionym, o którym mowa w ust. 2 i 3, jest koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo z innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), a za dzień zapłaty, o którym mowa w ust. 2 i 3 - dzień uregulowania zobowiązań w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności.
W przypadku podróży służbowych (w tym zagranicznych), kosztem uzyskania przychodów jest wydatek w złotych polskich zaliczony w koszty podatkowe w dniu rozliczenia zaliczki lub w sytuacji, gdy pracownikowi nie została udzielona zaliczka - w dniu wypłacenia należności tytułem zwrotu kosztów związanych z podróżą.
Uwzględniając postanowienia art. 16 ust. 1 pkt 57 w/w ustawy oraz przedstawiony przez Spółkę stan faktyczny tutejszy organ stwierdza, że jeżeli data wypełnienia przez pracownika dokumentu systemowego "Rozliczenie podróży służbowej" jest tożsama z datą postawienia pracownikowi do dyspozycji środków pieniężnych lub wypłaty tych środków, to można ją również uznać za datę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu Spółki.
W świetle powyższego, tutejszy organ podatkowy stwierdza, iż stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 07.05.2007r. jest prawidłowe, stąd też postanowił jak w sentencji.
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie złożenie wniosku.
Interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia na podstawie art. 14b § 1 i 2 ustawy z dnia 29.08.1997r. Ordynacja podatkowa.