Naczelnik Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Skarbowego w Olsztynie na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), po rozpatrzeniu wniosku Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie możliwości przekazania pracownikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11/8B drogą elektroniczną,

postanawia

uznać stanowisko Spółki za nieprawidłowe.

Z treści wniosku wynika, iż Spółka, jako pracodawca posiada informację, że przeważająca część osób przez niego zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę posiada własne komputery i adresy e-mail. Osoby te wyrażają zainteresowanie otrzymywaniem informacji wynikających ze stosunku pracy drogą elektroniczną. Dotyczy to zarówno korespondencji wewnątrzzakładowej, jak również tych dokumentów, których obowiązek przekazania pracownikowi wynika z przepisów ustawowych. Spółka ma wątpliwość czy istnieje prawna możliwość realizacji obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych poprzez przekazywanie informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez pracownika.

Spółka zdaje sobie sprawę z faktu, iż informacja przekazana drogą elektroniczną nie może mieć mocy oryginału i deklaruje, że na każde żądanie pracownik otrzyma PIT-11 w oryginale z podpisem pracodawcy. Spółka wskazuje również, że w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca użył określenia „są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu (...) bez określenia formy, w jakiej powinno nastąpić to przekazanie, zaś inne obowiązki dotyczące sposobu wypełnienia PIT-11 (i innych informacji podatkowych) wynikają wyłącznie z treści formularza.

Zdaniem Spółki art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podstawę do przekazywania informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez pracownika i za jego zgodą. W związku z tym Spółka uważa, iż obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 wyżej cytowanej ustawy może być realizowany w powyższy sposób.

Odnosząc się do przedstawionych przez Spółkę zagadnień, Naczelnik Warmińsko – Mazurskiego Urzędu Skarbowego w Olsztynie uprzejmie wyjaśnia.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74.

Na mocy zaś art. 45b wyżej cytowanej ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych został upoważniony do określenia w drodze rozporządzenia wzorów deklaracji, informacji, zeznań i oświadczeń wraz z objaśnieniami co sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek. Określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2005 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 257, poz. 2155) formularze druków są formularzami urzędowymi, które należy stosować do przychodów, dochodów (strat) uzyskanych od dnia 1 stycznia 2006 r. Deklaracjami podatkowymi są zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) również zeznania, wykazy oraz informacje.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 powinna zostać sporządzona w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku oraz przez tę osobę podpisana. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane są jej przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością. W związku z powyższym należy stwierdzić, że na informacji przekazywanej pracownikowi powinien znajdować się własnoręczny podpis płatnika lub osoby wyznaczonej przez płatnika z oryginalną pieczątką. Dokument przesłany wyłącznie elektronicznie z uwagi na brak pieczątki i podpisu płatnika lub osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku, nie powinien stanowić podstawy sporządzenia zeznania podatkowego przez pracownika.

Spółka słusznie zauważyła, iż ustawodawca nie określił, w jakiej formie powinno nastąpić przekazanie pracownikowi informacji PIT-11. Jednakże zdaniem tutejszego organu podatkowego przekazanie w/w informacji pracownikowi powinno nastąpić w sposób nie budzący wątpliwości, że pracownik daną informację otrzymał, np. za pokwitowaniem odbioru, listem poleconym itp. Natomiast Spółka powinna posiadać potwierdzenie faktu przekazania informacji pracownikowi, aby nie narazić się na zarzut niedopełnienia tego obowiązku. Z przepisu art. 3a Ordynacji podatkowej wynika, iż podania oraz deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wydane w dniu 11 sierpnia 2006 r. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz. U. Nr 146, poz. 1060 z późn. zm.) nie przewiduje możliwości złożenia do organu podatkowego informacji PIT-11 drogą elektroniczną.Natomiast przesłanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną pracownikowi oczywiście może nastąpić, ale tylko jako dodatkowa forma jej przekazania. Przesłanie takiej informacji e-mail nie spełnia również, wymogów podpisu elektronicznego, o którym mowa w ustawie z dnia 18 września 2001 r. O podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450).

Wobec powyższego organ podatkowy uznał stanowisko Spółki za nieprawidłowe i postanowił jak w sentencji.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stosownie do art. 14 b § 1 interpretacja nie jest wiążąca dla Wnioskodawcy, wiąże natomiast organy podatkowe i organy kontroli skarbowej właściwe dla Wnioskodawcy - do czasu zmiany lub uchylenia zgodnie z art. 14 b § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.

Interpretacja traci moc w momencie zmiany stanu prawnego.

Na niniejsze postanowienie przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Olsztynie, za pośrednictwem Naczelnika Warmińsko - Mazurskiego Urzędu Skarbowego w Olsztynie w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia na podstawie art. 236 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Zażalenie powinno zawierać elementy zawarte w art. 222 ustawy Ordynacja podatkowa.