INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 01.10.2009 r. (data wpływu 05.10.2009 r.) oraz piśmie z dnia 30.10.2009 r. (data nadania 30.10.2009 r., data wpływu 02.11.2009 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB5/423-639/09-2/JC oraz z dnia 27.10.2009 r. (data nadania 27.10.2009 r., data doręczenia 30.10.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz kontrahentów:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki- jest prawidłowe,
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w restauracji- jest nieprawidłowe,
• w części dotyczącej wizyty kontrahenta, w tym zakwaterowanie w hotelu- jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 05.10.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz kontrahentów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Jesteśmy Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, której podstawowymi przedmiotami działalności są: produkcja oraz sprzedaż przenośnych przyrządów do pomiarów i analizy dźwięku i drgań oraz działalność usługowa polegająca na wykonywaniu pomiarów drgań i hałasu w zleconych obiektach, sporządzaniu map akustycznych wybranych terenów, opracowywaniu ekspertyz. W związku z prowadzoną działalnością marketingową organizujemy spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo ustalamy warunki sprzedaży towarów, przedstawiamy aktualną ofertę handlową negocjujemy postanowienia umów zawieranych z kontrahentami itp.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Spółki, w trakcie ich trwania zapewniamy herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, ciastka.

Zdarza się, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce lub jest kontynuowane poza biurem Spółki np. w restauracji. W takim przypadku ponosimy koszty posiłku (np. lunchu, obiadu czy kolacji). W restauracji zamawiamy posiłki z menu.

Należy podkreślić, że takie spotkanie nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu) czy specjalnie zorganizowanej imprezy, z chęci okazania przepychu. W trakcie takiego roboczego posiłku przede wszystkim omawiane są bieżące sprawy biznesowe.

Wydatki z takich spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT.

Większość naszych wyrobów sprzedawana jest na rynkach zagranicznych. Czas pobytu w Polsce odwiedzających nas kontrahentów z tamtych krajów najczęściej przekracza 1 dobę. W związku z tym często zapewniamy im, również na nasz koszt nocleg w hotelu o przeciętnym standardzie biznesowym (nie są to wyszukane i drogie miejsca).

Wydatki dotyczące noclegu kontrahenta są dokumentowane rachunkami, lub fakturami VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1. Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki...
2. Czy wydatki ponoszone w związku z wizytą kontrahenta (w tym wydatki na zakwaterowanie w hotelu) stanowią koszty uzyskania przychodowa dla Spółki...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Stosując art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych uważamy, że wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami (drobny poczęstunek, napoje, posiłek w restauracji oraz zakwaterowanie w hotelu) powinniśmy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki - prawidłowe,
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w restauracji - nieprawidłowe,
• w części dotyczącej wizyty kontrahenta, w tym zakwaterowanie w hotelu - nieprawidłowe.
  
  

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zalicza się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą organizuje spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo ustala się warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami itp.

Jeśli spotkania odbywają się w siedzibie Spółki, Spółka zapewnia zapewniamy herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, ciastka.

Zdarza się, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce lub jest kontynuowane poza biurem Spółki np. w restauracji. W takim przypadku Spółka ponosi koszty posiłku (np. lunchu, obiadu czy kolacji). W restauracji zamawiane są posiłki z menu.

Wnioskodawca podkreśla, że takie spotkanie nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu) czy specjalnie zorganizowanej imprezy, z chęci okazania przepychu. W trakcie takiego spotkania przede wszystkim omawiane są bieżące sprawy biznesowe.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, ciastka podawane podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte to jako wydatki nie wymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia „reprezentacja” oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Należy także zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu. Za „reprezentację” bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Pomimo tego, że w czasie spotkań z kontrahentami omawiane są różnorakie warunki współpracy, wątpliwości budzi miejsce takiego spotkania, tj. lokal gastronomiczny. Spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz.

Ponadto, z racji sprzedaży wyrobów na rynkach zagranicznych, Spółka zapewnia nocleg w hotelu kontrahentom z tych krajów. Ponoszone wydatki wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podsumowując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Natomiast wydatki poniesione na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach, jak i wydatki na zakwaterowanie w hotelu, pomimo ich związku z przychodem, jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierające się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie mogą być uznane za koszty podatkowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.