INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30.10.2009 r. (data wpływu 23.11.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań biznesowych:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki - jest prawidłowe,
  
  
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki - jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 23.11.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań biznesowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka świadczy usługi z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania. W celu jak najlepszego wykonania swoich usług nieodłącznym elementem działalności naszej firmy są spotkania z klientami. Wyłącznym celem takich spotkań jest m.in. omówienie warunków współpracy, przedstawienie indywidualnej oferty dla klienta, podpisanie umów, negocjowanie umów etc.

Spotkania organizowane są w siedzibie Spółki lub w szczególnych przypadkach poza biurem np. w kawiarni lub restauracji.

Spółka posiada obecnie jedną salę konferencyjną, w której odbywają się spotkania, podczas których proponujemy klientom drobny, skromny podstawowy poczęstunek (napoje, słodycze). Klientom zastają zaproponowane napoje ciepłe i zimne jak i drobny poczęstunek np. w formie słodyczy. W ramach oferowanych napoi proponujemy kawę, herbatę (wraz z cukrem, mlekiem), wodę mineralną gazowaną lub niegazowaną, soki owocowe. Jeśli częstujemy klienta drobnym posiłkiem zazwyczaj są to kruche lub czekoladowe ciastka bądź ciasta, paluszki, batoniki. Proponujemy naszym klientom tego typu poczęstunek, gdyż uważamy takie zachowanie w dobrym guście i ma on służyć, jako dodatek do rozmów prowadzonych na spotkaniu. Te produkty kupujemy tylko dla celów poczęstunku dla klientów.

Z braku innego miejsca w biurze do przeprowadzenia jednocześnie więcej niż jednego spotkania jak i z faktu, że czasem klienci woleliby spotkać się poza biurem, spotkania odbywają się w restauracji. Spotkania biznesowe organizowane w restauracjach mają ponadto miejsce gdy klient nie chce dojeżdżać do naszego biura i najwygodniejszą formą dla niego byłby spotkanie w lokalu w odpowiedniej dla niego lokalizacji. Część naszych klientów nie posiada też własnych miejsc do zorganizowania spotkania np. sali konferencyjnej, własnego gabinetu. W takich przypadkach nasza firma organizuje wtedy takie okazjonalne spotkanie z klientem w restauracji i omawia różnego rodzaju sprawy biznesowe, co jest podstawowym celem spotkania. Podczas rozmów z klientem zamawiane są posiłki oraz napoje. Takie spotkanie nie ma charakteru wytwornej i okazałej imprezy. Spółka nie chce w ten sposób okazać przepychu, ani nie działa w celu wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku. Podczas takich spotkań najczęściej jest zamawiana kawa lub herbata wraz z zwykłym lunchem. Mają one charakter dodatkowy do tematów rozmów związanych z omówieniem spraw dotyczących współpracy z danym klientem. Ponadto nie są to okazałe posiłki, które miałyby na celu uwypuklenie zasobności naszej firmy. Zaproszenie klienta na kawę, zwykły lunch do restauracji nie jest działaniem nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest ani okazały ani wykwinty, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Wydatki poniesione w restauracji oraz wydatki na artykuły spożywcze do biura są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na spółkę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z klientami, w tym wydatki na zakup poczęstunku, napojów oraz zapłata za posiłek w restauracji stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Naszym zdaniem wydatki związane z organizacją spotkań z klientami powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Opisane przez nas wydatki związane z organizacją spotkań z klientami spełniają według nas wszystkie warunki zaliczające dany koszt do kosztów uzyskania przychodów. Pokrywane przez nas koszty są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz są związane z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą, a ich celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła naszych przychodów, ponieważ ponosimy je organizując spotkania z klientami, które mają służyć bieżącej działalności firmy bądź dalszej współpracy.

Koszty są ponadto definitywne, tj. wartość poniesionych wydatków nie zostaje nam w jakikolwiek sposób zwracana. Wszystkie wydatki zostają właściwie udokumentowane.

Ponadto uważamy, że owe koszty nie można zaliczyć do grupy wydatków, w których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Odnosząc się do tego artykułu, nie uważamy, że nasze wydatki można zaliczyć do pkt 28, który mówi że kosztów uzyskania przychodów nie stanowią koszty reprezentacji w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów w tym alkoholowych. Ustawa CIT ani żadna inna nie definiuje pojęcia reprezentacji. Dlatego przez reprezentację, należy rozumieć (wg definicji słownika polskiego) okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczna. Interpretując ta definicję, charakter reprezentacji mają jedynie takie działania, które można uznać za szczególnie okazałe, odbiegające od reguł przyjętych w analogicznych sytuacjach. Zaoferowanie kontrahentowi podczas spotkania napojów, owoców lub słodyczy nie jest traktowane, jako przejaw szczególnej okazałości lecz jedynie zwykłych dobrych manier.

Drobny poczęstunek jest zwyczajowo przyjęty w relacji z kontrahentem i nie ma charakteru okazałości. Takie zdanie zostało poparte przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2008 r. (sygn. IPPB3/423-1220/02-2/MW) w sprawie interpretacji indywidualnej. Ponadto Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 6 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-666/02-2/KS), potwierdził iż wydatki na zakup artykułów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury.

To nie zaproponowanie takiego poczęstunku wywoła pozytywne wrażenie - raczej jego brak zostanie uznany za zachowanie poniżej obowiązujących standardów i pozostawi negatywne wrażenie u drugiej strony. Zwykły poczęstunek dla kontrahentów, który jest nieodłącznym elementem spotkania, nie stanowi zaś celu samego w sobie.

Ponadto nasze stanowisko w sprawie zaliczania kosztów posiłków w restauracji podczas spotkań z klientami potwierdza decyzja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie dotycząca uwzględnienie skargi z dnia 3 sierpnia 2009 r. (dotyczącej wniosku o interpretację indywidualną znak IPPB5/423-189/09-2/AM) oraz decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego z dnia 27 sierpnia 2009 r. sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM, Zaproszenie kontrahenta na kawę, zwykły lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym.

Jest to powszechnie spotykania praktyka. Posiłek spożywany w lokalu gastronomicznym nie jest okazały ani wykwintny, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za:

• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki - jest prawidłowe,
  
  
• w części dotyczącej spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki - jest nieprawidłowe.
  
  

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S.D (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedmiotowym wniosku Spółka świadczy usługi z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania. W celu jak najlepszego wykonania swoich usług nieodłącznym elementem działalności Spółki są spotkania z klientami. Wyłącznym celem takich spotkań jest m.in. omówienie warunków współpracy, przedstawienie indywidualnej oferty dla klienta, podpisanie umów, negocjowanie umów etc.

Spotkania organizowane są w siedzibie Spółki lub w szczególnych przypadkach poza biurem np. w kawiarni lub restauracji.

Jeżeli spotkania odbywają się w siedzibie Spółki, Spółka proponuje klientom drobny, skromny podstawowy poczęstunek (napoje, słodycze). W ramach oferowanego poczęstunku Spółka proponuje kawę, herbatę (wraz z cukrem, mlekiem), wodę mineralną gazowaną lub niegazowaną, soki owocowe, kruche lub czekoladowe ciastka bądź ciasta, paluszki, batoniki.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na napoje (herbatę, kawę, soki, wodę mineralną) oraz drobny poczęstunek (ciastka, ciasta, paluszki) podawane podczas spotkań z klientami w siedzibie Spółki, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, to jako wydatki nie wymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca okazjonalne organizuje spotkanie z klientem w restauracji i omawia różnego rodzaju sprawy biznesowe, co jest podstawowym celem spotkania. Podczas rozmów z klientem zamawiane są posiłki oraz napoje. Spółka podkreśla, iż takie spotkanie nie ma charakteru wytwornej i okazałej imprezy.

W kontekście zdefiniowanego powyżej pojęcia „reprezentacja” oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jednoznacznie wynika, że ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki w trakcie spotkań z kontrahentami poza biurem Spółki np. w restauracjach, kawiarniach wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy, bądź kontraktu.

Za „reprezentację” bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Jak wskazał sam Wnioskodawca spotkania z kontrahentem poza siedzibą firmy są powszechnie stosowaną praktyką handlową.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych na „neutralnym gruncie”, w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym. Wybór miejsca poza siedzibą Spółki jest zatem autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są „usługami gastronomicznymi”, które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Zapraszając klienta lub potencjalnego kontrahenta do restauracji pracownik Spółki poświęca im swoją uwagę, traktuje w sposób wyjątkowy „goszcząc” w imieniu Spółki. Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę zarówno w przypadku nabycia drobnego poczęstunku, napojów, czy też zapłaty za posiłek. Jak wykazano powyżej, wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Niemniej nie ulega wątpliwości, że pojęcie „reprezentacji” pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności i działania tego typu podejmowane są w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Podsumowując, wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań biznesowych z klientami Spółki w siedzibie Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Natomiast wydatki na zakup usług gastronomicznych, w związku ze spotkaniami z klientami odbywającymi się poza siedzibą Spółki, nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy podkreślić, iż przywołane przez Wnioskodawcę interpretacje organów skarbowych oraz wyroki sądów administracyjnych dotyczące przepisów prawa podatkowego wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem praw i obowiązków w innych sprawach. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) źródłami powszechnie obowiązującego prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Z uwagi na powyższe przywołane interpretacje organów skarbowych i wyroki sądów administracyjnych, nie są wiążące dla tut. organu podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.