INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. u. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 11 sierpnia 2010 r. (data wpływu 30.08.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwracanych pracownikowi za parking oraz przejazd autostradą w związku z odbytą podróżą służbową – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 sierpnia 2010 r. Wnioskodawca złożył ww. wniosek – uzupełniony pismem z dnia 16 listopada 2010 r. (data wpływu 17.11.2010 r.) – o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:

• wydatków zwracanych pracownikowi za parking oraz przejazd autostradą w związku z odbytą podróżą służbową,
• wydatków udokumentowanych oświadczeniem pracownika, kwitem na okaziciela lub paragonem fiskalnym.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka wysyła pracowników w delegacje w celu realizacji powierzonych im zadań służbowych. Zgodnie z wewnętrzną instrukcją krajowych i zagranicznych podróży służbowych, Firma zwraca koszty podróży służbowych, w tym koszty przejazdów samochodem prywatnym w wartości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu oraz inne wydatki ponoszone przez pracownika w związku z realizacją powierzonych zadań, pod warunkiem właściwego ich udokumentowania. Do innych wydatków zostały zaliczone między innymi opłaty za parkingi i opłaty za przejazd płatną autostradą poniesione w ramach wykonywania zadań służbowych.

Za właściwie udokumentowane wydatki, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, Spółka uznaje również oświadczenia pracowników o poniesionych kosztach, kwity na okaziciela i paragony z kasy fiskalnej, jeśli były one zaakceptowane przez przełożonego pracownika i zostały poniesione w związku z realizacją zadań służbowych na rzecz Spółki.

Pismem z dnia 16 listopada 2010 r. Wnioskodawca wskazał, iż przedmiotowe kwity, stanowiące w szczególności:

• zagraniczne paragony dokumentujące zakup towarów lub usług za granicą (odpowiednik polskich paragonów fiskalnych),
• krajowe rachunki („uproszczone”) nie będące fakturami VAT,
• krajowe lub zagraniczne bilety przewozowe (autobusowe, autokarowe oraz innymi środkami transportu),
• zagraniczne bilety wstępu (imprezy targowe, okolicznościowe lub podobne, związane z obsługą prowadzonej działalności gospodarczej),
• zagraniczne kwity poświadczające odbycie przejazdu autostradą,
• dowody wpłaty dokumentujące wniesienie u konduktora opłaty za przejazd pociągiem (w kraju i za granicą),
• dowody wpłaty za wniesienie winiety (w kraju i za granicą),
• dowody wpłaty za przyjęcie przesyłki konduktorskiej do przewozu (w kraju i za granicą),
• dowody wpłaty za parkingi niestrzeżone (w kraju i za granicą),

dokumentujące poniesione wydatki w związku z realizacją zadań służbowych, zdaniem Spółki, uzupełnione odpowiednim opisem pracownika (wraz z podaniem wymaganych danych nie wymienionych na kwicie) i akceptacją przełożonego, zawierają elementy wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 1) do 4) ustawy o rachunkowości.

Powyższe kwity, pod warunkiem odpowiedniego ich udokumentowania (opisanego powyżej), stanową dla Spółki dowody księgowe, będące podstawą ujęcia (zaksięgowania) wydatku w księgach rachunkowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy koszty opłat za parking oraz opłat za przejazd płatną autostradą, zwracane pracownikowi oprócz kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu wypłacane w związku z odbytą podróżą służbową samochodem prywatnym pracownika, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu...
2. Czy wydatki dokumentowane poprzez oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach, kwit na okaziciela lub paragon fiskalny (zawierający informacje dotyczące podmiotu świadczącego usługę, jego NIP, datę i czas zawarcia transakcji, kwotę brutto, netto i podatku VAT, poświadczone przez pracownika i jego przełożonego), są wystarczającym dowodem do uznania tych wydatków przez Spółkę za koszt uzyskania przychodu...

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie pierwsze.

Wniosek Spółki w zakresie pytania drugiego został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną wydaną w dniu 30 listopada 2010 r. nr ILPB4/423-168/10-5/MC.

Zdaniem Wnioskodawcy, jeżeli pracownik w celu realizacji zadań służbowych za zgodą pracodawcy używa własnego samochodu, wówczas pracownikowi z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów przejazdu wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu oraz dodatkowych kosztów, takich jak opłaty za parking lub przejazd płatną autostradą, pod warunkiem należytego ich udokumentowania. Wymienione powyżej wydatki dodatkowe dla pracodawcy stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ są poniesione w celu uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku od osób prawnych (Dz. u. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.). Artykuł 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ww. ustawy stanowi, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę wynikającą z iloczynu liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. Spółka przyjęła, że powyższy zapis dotyczący sposobu ewidencjonowania przebiegu pojazdu, służy tylko wyliczeniu rzeczywistej kwoty za przejazd i nie obejmuje opłat dodatkowych, takich jak opłaty za autostradę i parkingi. Zwrotu dodatkowych kosztów i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem odpowiedniego ich udokumentowania, Spółka dokonuje na podstawie § 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zdaniem Spółki, jeżeli pracodawca wyraża zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika, poniesione przez niego i należycie udokumentowane wydatki z tytułu opłat parkingowych lub opłat za przejazdy płatnymi autostradami będą miały związek z odbytą podróżą służbową i będą służyły działalności gospodarczej Spółki, a tym samym dla Spółki stanowić będą koszty uzyskania przychodów (wydatki te nie wchodzą do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. u. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo - skutkowy.

Przy czym, kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy i wywiązywaniem się przez niego z obowiązków nałożonych innymi przepisami prawa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą jednak mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika - podmiotu gospodarczego samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z powyższym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 cyt. ustawy, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym, przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przyjąć należy, iż będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

• ewidencją przebiegu,
• dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.

Zgodnie z treścią odpowiednio § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. u. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. u. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Możliwość uznania za koszt uzyskania przychodu należnego pracownikom zwrotu kosztów podróży służbowej została jednakże ograniczona powołanymi w treści niniejszej interpretacji przepisami prawa podatkowego.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, Spółka zwraca pracownikom (oprócz kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu) również inne wydatki, jakie zostały przez nich poniesione w podróży służbowej m.in. opłaty za parkingi i opłaty za przejazd płatną autostradą.

Reasumując, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnymi samochodami osobowymi wydatki za przejazd autostradą i opłaty za parkingi - pod warunkiem właściwego ich udokumentowania oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.