INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Instytutu, przedstawione we wniosku z dnia 8 lutego 2011 r. (data wpływu 11 lutego 2011 r.), uzupełnionym w dniu 28 kwietnia 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania dodatkowych kosztów poniesionych z tytułu użycia przez pracownika prywatnego samochodu w podróżach służbowych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 lutego 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania dodatkowych kosztów poniesionych z tytułu użycia przez pracownika prywatnego samochodu w podróżach służbowych.

Z uwagi na fakt, iż przedmiotowy wniosek nie spełniał wymogów określonych w art. 14b § 1 oraz 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 15 kwietnia 2011 r. nr ILPB1/415-161/11-2/AP Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie wysłano w dniu 15 kwietnia 2011 r. (skutecznie doręczono w dniu 19 kwietnia 2011 r.), natomiast w dniu 28 kwietnia 2011 r. do tut. Organu wpłynęła odpowiedź na ww. wezwanie, w której Zainteresowany uzupełnił ww. wniosek (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 26 kwietnia 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Instytut posiada status instytutu badawczego. Podstawą jego działania jest ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2010 r. Nr 96, poz. 618). Pracownicy Instytutu w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych odbywają podróże służbowe (delegacje) na terenie kraju, wykorzystując do tego celu - za zgodą pracodawcy - swoje prywatne samochody osobowe. Z uwagi na ten fakt pracownicy ponoszą szereg kosztów związanych z używaniem samochodów prywatnych w podróżach służbowych, w szczególności koszty zakupu paliwa, napraw, konserwacji, amortyzacji, ubezpieczenia. Pracownicy korzystający z prywatnych środków transportu, oprócz wymienionych kosztów związanych z ich używaniem, ponoszą także inne dodatkowe koszty, w szczególności opłaty za parkingi, opłaty za przejazd autostradą, płatne w trakcie podróży służbowej. Instytut pokrywa wydatki poniesione przez pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby Instytutu w celu odbycia podróży służbowej (wyjazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

W uzupełnieniu wniosku Zainteresowany wskazał, że dodatkowe koszty użycia prywatnego samochodu, tj. opłaty za parkingi oraz opłaty za przejazd autostradą, podczas podróży służbowych pracowników Wnioskodawcy nie są zwracane pracownikom. Wnioskodawca występuje o interpretację w związku z zamiarem zwrotu wymienionych dodatkowych kosztów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Czy Wnioskodawca, zwracając pracownikom koszty za parking oraz przejazd autostradą podczas podróży służbowej, oprócz kosztów zużycia samochodu określonych w art. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) (tzw. „kilometrówki”), zobowiązany jest jako płatnik na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zw. z art. 31 tej ustawy do naliczenia i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych od swoich pracowników za ww. koszty postojów parkingowych oraz za przejazd autostradą...

W uzupełnieniu wniosku Zainteresowany wskazał, że przedmiotem ww. zapytania jest opodatkowanie dodatkowych kosztów, obejmujących tylko opłaty za parkingi oraz opłaty za przejazd autostradą podczas podróży służbowych pracowników Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Inne wydatki niezwiązane z używaniem samochodu w podróży służbowej, tj. opłata za parking oraz opłata za przejazd autostradą, należy zakwalifikować jako „inne udokumentowane wydatki” w rozumieniu art. 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., odrębnie od kosztów przejazdu pojazdem własnym pracownika - art. 5 ust. 3 tegoż rozporządzenia. Jako inne wydatki zaliczane są do należności z tytułu podróży służbowej, a w takim razie korzystają ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli ich zwrot pracownikowi nie powoduje dla niego obowiązku podatkowego z tego tytułu.

W związku z powyższym, zdaniem Instytutu, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zarówno zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę na jeden kilometr ustaloną zgodnie z powołanymi rozporządzeniami, jak i zwrot innych wydatków (właściwie udokumentowanych) ponoszonych przez pracownika (np. opłaty parkingowe, za przejazdy autostradą).

W uzupełnieniu wniosku Zainteresowany wskazał, że z regulacji zawartej w przepisie art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczyć i pobrać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy - wypłaty z tytułu udziałów w nadwyżce bilansowej. W myśl art. 32 ust. 2 wyżej cytowanej ustawy za dochód, od którego płatnik zobowiązany jest naliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez płatnika.

Wnioskodawca posiada zatem interes prawny w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego jako płatnik zaliczek na rzecz podatku dochodowego od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zgodnie z przepisem § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższy przepis nie zawiera wykazu „innych udokumentowanych wydatków”, nie ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, stwierdzono bowiem w § 8a ust. 3, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że pracownicy Wnioskodawcy odbywają podróże służbowe na terenie kraju, wykorzystując do tego celu swoje prywatne samochody osobowe. W związku z tym pracownicy ponoszą, oprócz kosztów związanych z używaniem tych samochodów, także inne dodatkowe koszty, tj. opłaty za parkingi oraz opłaty za przejazd autostradą, płatne w trakcie podróży służbowej. Wnioskodawca zamierza zwracać pracownikom dodatkowe koszty, obejmujące opłaty za parkingi oraz opłaty za przejazd autostradą, ponoszone przez pracowników podczas podróży służbowych.

Należy wskazać, że w myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Reasumując, zwrot dodatkowych wydatków (właściwie udokumentowanych) ponoszonych przez pracowników podczas podróży służbowych, obejmujących opłaty za parkingi oraz opłaty za przejazd autostradą, stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy, zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, na Wnioskodawcy nie będą ciążyły z tego tytułu obowiązki płatnika, tj. Zainteresowany nie będzie zobowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Jednocześnie dodaje się, że wniosek Zainteresowanego w zakresie przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych został rozpatrzony odrębną interpretacją wydaną w dniu 6 maja 2011 r. nr ILPB3/423-58/11-2/GC.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.