Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.428.2019.2.JG
z 8 listopada 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 września 2019 r. (data wpływu 24 września 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 15 października 2019 r. (data wpływu 21 października 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 7 października 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.428.2019.1.JG (doręczone Stronie w dniu 12 października 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 września 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 15 października 2019 r. (data wpływu 21 października 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 7 października 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.428.2019.1.JG.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie internetowej sprzedaży towarów (galanteria skórzana i dodatki). Sprzedaż odbywa się we własnym sklepie internetowym oraz na portalach aukcyjnych. Towary sprzedawane w sklepie internetowym nie stanowią towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Większość klientów to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Płatność za zakupiony towar może zostać zrealizowana według wyboru Klienta:

1. za pobraniem - poprzez zapłatę gotówką kurierowi w momencie doręczenia przesyłki pod wskazany przez Klienta adres. Następnie pobrana kwota jest wpłacana na firmowy rachunek bankowy przez firmę kurierską,
2. w formie przedpłaty - poprzez płatności online np. przelewem bankowym lub kartą kredytową za pośrednictwem serwisów lub bezpośrednio na firmowy rachunek bankowy.
   
   

Możliwe jest ustalenie, do jakiego konkretnie zamówienia oraz na czyją rzecz (dane nabywcy, w tym jego adres) odnosiła się dana wpłata otrzymana na rachunek firmowy. Klient płaci za towar wraz z kosztami przesyłki. Na fakturach jak i paragonach widnieje pozycja towaru i pozycja przesyłki jaką klient wybrał. Wnioskodawca nie prowadzi działalności kurierskiej. Firmy kurierskie jak i (...) wystawiają faktury za usługi. Towar wysyłany jest do miejsca wskazanego przez klienta za pośrednictwem firm kurierskich. Jest również możliwość odbioru osobistego zamówionego towaru w siedzibie firmy, ale tylko z wcześniejszą przedpłatą (przelew, płatności elektroniczne). Wnioskodawca chciałby zrezygnować z ewidencjonowania sprzedaży wysyłkowej przy użyciu kasy fiskalnej. Na całą sprzedaż wysyłkową byłyby wystawiane faktury i przesyłane klientom elektronicznie po zakupie, na podany przez klienta adres e-mail, który jest warunkiem złożenia zamówienia. Klient składając zamówienie akceptuje regulamin sklepu, w którym zgadza się na otrzymanie faktury drogą elektroniczną. W siedzibie firmy nie będzie już możliwości odbioru osobistego zamówień po przedpłacie. Wnioskodawca chce dodatkowo rozpocząć sprzedaż w sklepie stacjonarnym pod innym adresem z możliwością zakupu na miejscu i zapłatą gotówką bądź kartą płatniczą. Sprzedaż stacjonarna w salonie będzie ewidencjonowana przy użyciu kasy fiskalnej. Będzie można tam także odbierać osobiście zamówienia po przedpłacie złożone przez internet, które zostaną zaewidencjonowane przy użyciu kasy fiskalnej.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych archiwizowanych na nośnikach danych funkcjonują kontrole biznesowe. Kontrole biznesowe ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów zgodnie z przyjętymi w firmie procedurami. Każda faktura wystawiana jest na dane osoby składającej konkretne zamówienie, co umożliwia łatwe jej powiązanie z dokumentem sprzedaży. Wraz z wystawieniem faktury zostaje wygenerowany dokument wydania magazynowego. Do zamówienia przypisany jest unikalny numer przesyłki kurierskiej. Doręczenie zamówienia do osoby kupującej można sprawdzić na stronie firmy kurierskiej na podstawie numeru przesyłki. Cały proces od momentu złożenia zamówienia do jego realizacji jest weryfikowany z dokumentami magazynowymi i fakturą oraz dowodami płatności za towar. Jest łatwy do prześledzenia dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów. Wszystkie faktury wystawiane są w programie magazynowym, który podlega archiwizacji, bieżącym zapisywaniu i szyfrowaniu danych przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, co stanowi zabezpieczenie i gwarantowanie pochodzenia faktur, integralności i czytelności danych w nich zawartych. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organów podatkowych będzie możliwość bezzwłocznego poboru faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę za towar jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana, podane są dane nabywcy i jego adres.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy przy sprzedaży towarów (innych niż wymienione w § 4 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących) przez internet na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i dostawy wysyłkowej można skorzystać, na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 36 i 37 załącznika do rozporządzenia, ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej sprzedaży tych towarów i wystawiać tylko faktury, jeśli dodatkowo będzie prowadzona sprzedaż w sklepie stacjonarnym?
2. Czy można nie drukować kopii faktur wysyłanych klientowi nabywającemu towary w sklepie internetowym, tylko archiwizować je na nośnikach danych (elektronicznie)?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, może On zaprzestać prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadku sprzedaży wysyłkowej, ze względu na spełnione warunki zastosowania zwolnienia z tego obowiązku określone w pkt 36, 37 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018r. w sprawie zwolnień, a w sklepie stacjonarnym ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Ponadto Wnioskodawca stoi na stanowisku, że może nie drukować kopii faktur wysyłanych klientom i może archiwizować je na nośnikach danych (elektronicznie).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy – w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż należy rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

Pojęcie towaru ustawodawca zdefiniował w art. 2 pkt 6 ustawy. Zgodnie z zapisem zawartym w tym przepisie, przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Należy jednak zauważyć, że na mocy delegacji ustawowej zawartej w przepisie art. 111 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa (…).

Może zatem zaistnieć sytuacja, w której podatnik będzie ewidencjonował przy zastosowaniu kasy rejestrującej jedynie część swojej sprzedaży, a niektórych czynności nie, bowiem mogą one korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 stycznia 2019 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2018 r., poz. 2519), zwane dalej rozporządzeniem.

Zwolnienie z obowiązku instalowania kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia.

Powyższe zwolnienia wskazują na dwojakiego rodzaju zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, mianowicie zwolnienie dla określonych grup podatników (zwolnienie podmiotowe) i zwolnienie dla konkretnych czynności (zwolnienie przedmiotowe).

Stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia – zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2021 r. czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku (ust. 2 § 2 rozporządzenia).

Pod poz. 36 ww. załącznika wymieniono dostawę towarów w systemie wysyłkowym ((...) lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem (...), banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Natomiast pod poz. 37 załącznika wymieniono świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem (...), banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Powyższe zwolnienie jest zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, tj. dotyczy przedmiotu działalności.

Niektóre usługi oraz dostawa niektórych towarów zostały wyłączone przez ustawodawcę z prawa do zwolnienia, o którym mowa w przepisach § 2 i § 3 ww. rozporządzenia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej. Szczegółowo zostały one wymienione w § 4 powołanego rozporządzenia.

W przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, zwolnienie to traci moc z chwilą wykonania czynności, o której mowa w § 4 (§ 5 ust. 7 cyt. rozporządzenia).

Aby zatem przysługiwało prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 36 załącznika do rozporządzenia, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

• dostawa towaru nastąpi w systemie wysyłkowym ((...) lub przesyłkami kurierskimi),
  

• dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem (...), banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),
  

• z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),
  

• przedmiotem dostawy nie są towary jak również usługi wymienione w § 4 rozporządzenia.
  
  
  

Niespełnienie jednego z warunków oznacza brak możliwości zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie internetowej sprzedaży towarów. Sprzedaż odbywa się we własnym sklepie internetowym oraz na portalach aukcyjnych. Towary sprzedawane w sklepie internetowym nie stanowią towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Większość klientów to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Płatność za zakupiony towar może zostać zrealizowana według wyboru Klienta: za pobraniem - poprzez zapłatę gotówką kurierowi w momencie doręczenia przesyłki pod wskazany przez Klienta adres. Następnie pobrana kwota jest wpłacana na firmowy rachunek bankowy przez firmę kurierską, w formie przedpłaty - poprzez płatności online np. przelewem bankowym lub kartą kredytową za pośrednictwem serwisów lub bezpośrednio na firmowy rachunek bankowy. Możliwe jest ustalenie do jakiego konkretnie zamówienia oraz na czyją rzecz (dane nabywcy, w tym jego adres) odnosiła się dana wpłata otrzymana na rachunek firmowy. Klient płaci za towar wraz z kosztami przesyłki. Na fakturach jak i paragonach widnieje pozycja towaru i pozycja przesyłki jaką klient wybrał. Wnioskodawca nie prowadzi działalności kurierskiej. Firmy kurierskie jak i (...)wystawiają faktury za usługi. Towar wysyłany jest do miejsca wskazanego przez klienta za pośrednictwem firm kurierskich. Jest również możliwość odbioru osobistego zamówionego towaru w siedzibie firmy, ale tylko z wcześniejszą przedpłatą (przelew, płatności elektroniczne). Wnioskodawca chciałby zrezygnować z ewidencjonowania sprzedaży wysyłkowej przy użyciu kasy fiskalnej. Na całą sprzedaż wysyłkową byłyby wystawiane faktury i przesyłane klientom elektronicznie po zakupie, na podany przez klienta adres e-mail, który jest warunkiem złożenia zamówienia. Klient składając zamówienie akceptuje regulamin sklepu, w którym zgadza się na otrzymanie faktury drogą elektroniczną. W siedzibie firmy nie będzie już możliwości odbioru osobistego zamówień po przedpłacie. Wnioskodawca chce dodatkowo rozpocząć sprzedaż w sklepie stacjonarnym pod innym adresem z możliwością zakupu na miejscu i zapłatą gotówką bądź kartą płatniczą. Sprzedaż stacjonarna w salonie będzie ewidencjonowana przy użyciu kasy fiskalnej. Będzie można tam także odbierać osobiście zamówienia po przedpłacie złożone przez internet, które zostaną zaewidencjonowane przy użyciu kasy fiskalnej. Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę za towar jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana, podane są dane nabywcy i jego adres.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w stosunku do sprzedaży dokonywanej w systemie wysyłkowym, na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Mając na uwadze powyższy opis sprawy oraz przytoczone przepisy wskazać należy, że w przedmiotowej sprawie zostały spełnione łącznie wszystkie warunki umożliwiające zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej sprzedaży przez Wnioskodawcę towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 36 załącznika do rozporządzenia. Bowiem – jak wskazano we wniosku – dostawa towaru nastąpi w systemie wysyłkowym ((...) lub przesyłkami kurierskimi), towary sprzedawane w sklepie internetowym nie stanowią towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów. Płatność za zakupiony towar może zostać zrealizowana: za pobraniem - poprzez zapłatę gotówką kurierowi w momencie doręczenia przesyłki pod wskazany przez Klienta adres, następnie pobrana kwota jest wpłacana na firmowy rachunek bankowy przez firmę kurierską, a także w formie przedpłaty - poprzez płatności online np. przelewem bankowym lub kartą kredytową bezpośrednio na firmowy rachunek bankowy. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę za towar jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana, podane są dane nabywcy i jego adres.

Reasumując, Wnioskodawca ma prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów (innych niż wymienione w § 4 rozporządzenia) w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w oparciu o zapis § 2 ust. 1 w zw. z poz. 36 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, gdyż zapłata za te towary wpływa na rachunek bankowy podatnika, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana. W sklepie stacjonarnym natomiast Wnioskodawca zobowiązany jest ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy – przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Wykaz elementów, które faktura powinna zawierać, znajduje się w art. 106e ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei jak wynika z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Podsumowując, zgoda na otrzymanie faktury elektronicznej przez konsumenta może zostać wyrażona poprzez akceptację warunków sprzedaży lub ogólnych warunków umów, która będzie odbywała się automatycznie poprzez zakup towaru na portalu internetowym Wnioskodawcy. Przy czym faktura ta będzie mogła być wystawiona w formie elektronicznej, jeżeli z treści warunków sprzedaży lub ogólnych warunków umów, każdorazowo akceptowanych przez nabywcę towaru będzie wynikało, że nabywca udzielił zgody na stosowanie faktur elektronicznych, o której mowa w art. 106n ust. 1 ustawy.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
   

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych archiwizowanych na nośnikach danych funkcjonują kontrole biznesowe. Kontrole biznesowe ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów zgodnie z przyjętymi w firmie procedurami. Każda faktura wystawiana jest na dane osoby składającej konkretne zamówienie, co umożliwia łatwe jej powiązanie z dokumentem sprzedaży. Wraz z wystawieniem faktury zostaje wygenerowany dokument wydania magazynowego. Do zamówienia przypisany jest unikalny numer przesyłki kurierskiej. Doręczenie zamówienia do osoby kupującej można sprawdzić na stronie firmy kurierskiej na podstawie numeru przesyłki. Cały proces od momentu złożenia zamówienia do jego realizacji jest weryfikowany z dokumentami magazynowymi i fakturą oraz dowodami płatności za towar. Jest łatwy do prześledzenia dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów. Wszystkie faktury wystawiane są w programie magazynowym, który podlega archiwizacji, bieżącym zapisywaniu i szyfrowaniu danych przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, co stanowi zabezpieczenie i gwarantowanie pochodzenia faktur, integralności i czytelności danych w nich zawartych. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organów podatkowych będzie możliwość bezzwłocznego poboru faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy sprowadzają się do tego, czy Wnioskodawca może nie drukować kopii faktur wysyłanych klientowi nabywającemu towary w sklepie internetowym, tylko archiwizować je elektronicznie.

W odniesieniu do archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej wystawionych przez Wnioskodawcę klientom faktur należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii wystawionych faktur w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych archiwizowanych na nośnikach danych funkcjonują kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów zgodnie z przyjętymi w firmie procedurami. Każda faktura wystawiana jest na dane osoby składającej konkretne zamówienie, co umożliwia łatwe jej powiązanie z dokumentem sprzedaży. Wraz z wystawieniem faktury zostaje wygenerowany dokument wydania magazynowego. Cały proces od momentu złożenia zamówienia do jego realizacji jest weryfikowany z dokumentami magazynowymi i fakturą oraz dowodami płatności za towar. Jest łatwy do prześledzenia dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów. Wszystkie faktury wystawiane są w programie magazynowym, który podlega archiwizacji, bieżącym zapisywaniu i szyfrowaniu danych przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, co stanowi zabezpieczenie i gwarantowanie pochodzenia faktur, integralności i czytelności danych w nich zawartych. Faktury będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Z wniosku wynika również, że na żądanie organów podatkowych będzie możliwość bezzwłocznego poboru faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spełnione są więc przesłanki wynikające z art. 112 i 112a ustawy.

W tak przedstawionym opisie sprawy przechowywanie kopii wystawionych faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi wcześniej przepisami.

W związku z powyższym należy zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, zgodnie z którym Wnioskodawca może nie drukować kopii faktur wysyłanych klientom i może archiwizować je na nośnikach danych (elektronicznie).

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.