2021.03.23 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL2-1.4011.972.2020.1.TR
z 23 marca 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 grudnia 2020 r. (data wpływu 23 grudnia 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 grudnia 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujące: stan faktyczny oraz zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, pracodawcą, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, posiadającą siedzibę na terytorium Polski, podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Przedmiotem działalności Spółki jest produkcja.

Ze względu na skalę prowadzonej działalności, w tym produkcyjnej, Wnioskodawca zatrudnia znaczną ilość pracowników (zatrudnionych zarówno na podstawie umów o pracę, jak i na podstawie innych umów cywilnoprawnych; około 4200 osób), w związku z czym pełni rolę płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu art. 31 ustawy o PIT. Wnioskodawca, realizując obowiązki płatnika, sporządza i przekazuje stosowne informacje roczne o dochodach uzyskanych w trakcie danego roku podatkowego (dalej: „informacja PIT-11” lub „PIT-11”) do pracowników oraz do urzędów skarbowych właściwych ze względu na miejsce zamieszkania danego pracownika w ustawowych terminach.

Do tej pory Spółka udostępniała informacje PIT-11 poprzez platformę „dalej: „platforma internetowa”, „portal internetowy”) pracownikom, którzy złożyli stosowne oświadczenie pisemne i posiadali służbowy adres e-mail lub udostępnili Spółce prywatny adres e-mail do celów służbowych, w tym do przekazywania informacji PIT-11. Pracodawca przesyłał PIT-11 na platformę internetową za pomocą aplikacji „…” (dalej: „aplikacja”), w której rejestrowane i generowane są także potwierdzenia odbioru PIT-11 z platformy internetowej. Jednocześnie, pracownikom, którzy nie posiadali służbowego adresu e-mail lub nie udostępnili Spółce prywatnego adresu e-mail do celów służbowych, lub nie odebrali PIT-11 z portalu internetowego we wskazanym terminie, lub byłym pracownikom Spółki – informacje PIT-11 były wysyłane w formie papierowej, listem poleconym na ich adres zamieszkania zgodnie z zachowaniem ustawowego terminu.

W związku z wprowadzonym stanem zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii, a także mając na celu oszczędność kosztów i czasu związanych ze sporządzaniem i przekazywaniem informacji PIT-11, Spółka rozważa przesyłanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej pracownikom, którzy nie posiadają służbowego adresu e-mail lub nie udostępnili Spółce prywatnego adresu e-mail do celów służbowych, lub nie odebrali PIT-11 z portalu internetowego we wskazanym terminie, lub byłym pracownikom Spółki.

W tym kontekście Wnioskodawca planuje wprowadzenie alternatywnej (do wysyłania PIT-11 do pracowników drogą papierową, pocztą, listem poleconym) procedury przekazywania pracownikom informacji PIT-11 w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, polegającej na:

zamieszczaniu informacji PIT-11 na firmowej platformie (…) (dalej: „platforma firmowa”, „platforma A”). Każdy pracownik Spółki ma swój indywidualny login i hasło dostępu do platformy A, na której ma wgląd do pasków płacowych (rozliczenia wypłaty) oraz za pośrednictwem której może zawnioskować o urlop. Pracownicy mają dostęp do platformy firmowej poprzez kioski internetowe znajdujące się na terenie siedziby Spółki (korzystają z nich przede wszystkim pracownicy uczestniczący w procesach produkcyjnych, którzy nie mają służbowych komputerów), a także poprzez komputery (służbowe oraz prywatne) i telefony komórkowe (służbowe oraz prywatne). Pracownicy korzystający z platformy A są zobowiązani do zaufania poufności danych logowania; udostępnianie loginu i hasła jest zabronione. Dostęp do platformy zostaje nadany do 10 dni od momentu zawarcia umowy ze Spółką wszystkim pracownikom, niezależnie od posiadania służbowego adresu e-mail i jest aktywny do momentu ustania zatrudnienia;
przesyłanie informacji PIT-11 drogą mailową na adres wskazany przez pracownika;
dalsze przesyłanie informacji PIT-11 za pomocą aplikacji „…”.

Wnioskodawca podkreśla, że przesyłane / udostępniane pracownikom informacje PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej są i będą przygotowywane zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów i zostaną opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ponadto, pracodawca, przesyłając informacje PIT-11 na platformę internetową za pomocą aplikacji „ ...”, posiada potwierdzenia odbioru PIT-11 przez pracowników z platformy internetowej. W sytuacji wysyłki drogą mailową informacji PIT-11, Wnioskodawca będzie posiadał potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail do konkretnej osoby, natomiast z platformy firmowej Spółka będzie miała możliwość wygenerowania raportu potwierdzającego odbiór informacji PIT- 11 przez pracowników.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 poprzez platformę ...przy użyciu aplikacji ... stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?
Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesyłania przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. udostępnienia ich pracownikom w formacie PDF opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pomocą platformy firmowej (…) stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?
Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesyłania przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesyłania ich na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie załącznika w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 poprzez platformę ...przy użyciu aplikacji ... stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.
Opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesyłania przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. udostępnienia ich pracownikom w formacie PDF opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pomocą platformy firmowej (…) stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.
Opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesyłania przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesyłania ich na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie załącznika w formacie PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 8 Ordynacji płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Stosownie natomiast do art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o PIT płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W świetle powyżej powołanych przepisów wynika, że płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ma obowiązek:

obliczyć zaliczkę na podatek PIT;
pobrać od podatnika zaliczkę na podatek PIT;
wpłacić pobraną zaliczkę w odpowiedniej wysokości we właściwym terminie organowi podatkowemu;
sporządzić imienną informację o wysokości osiągniętych dochodów według ustalonego wzoru i przekazać ją zarówno do organu podatkowego, jak i podatnika.

Analizując przepis art. 39 ust. 1 ustawy o PIT, należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania podatnikom i właściwym urzędom skarbowym imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia dokumentu według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatnika. Jednocześnie przepis ten nie określa zasad czy sposobu przesłania podatnikom informacji PIT-11, podobnie przepisy Ordynacji, a także wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych nie zawierają takich regulacji, tak jak ma to miejsce w przypadku przesyłania przez płatników do organów podatkowych deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a i 3b Ordynacji). W przepisach prawa podatkowego uregulowano jedynie zasady dotyczące składania organom podatkowym niektórych deklaracji i informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 3 pkt 5 Ordynacji przez deklarację rozumie się przez to również zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. W świetle powyższego pojęcie „deklaracji” obejmuje również informację PIT-11. Zgodnie natomiast z art. 3a § 1 Ordynacji, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, deklaracje mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Z kolei zgodnie z art. 3b § 1 deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach;
jeden podpis elektroniczny.

Natomiast art. 3b § 2 Ordynacji stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

(uchylony);
sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań.

Na mocy wskazanej delegacji ustawowej, Minister Rozwoju i Finansów wydał rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r. poz. 1802). W ww. rozporządzeniu uregulowano sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań, w tym również informacja PIT-11. Wnioskodawca pragnie ponownie podkreślić, że wyżej wskazane przepisy, regulujące zasady składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej dotyczą jedynie organów podatkowych. W przepisach prawa podatkowego, w tym w szczególności w przepisach ustawy o PIT nie uregulowano natomiast zasad przekazywania deklaracji i informacji podatnikom przez płatników.

Dodatkowo, w ocenie Wnioskodawcy, skoro ustawodawca w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT posłużył się jedynie pojęciem „przesłania”, w kontekście przekazania informacji PIT-11 podatnikowi przez płatnika, bez dalszego precyzowania, co konkretnie wchodziłoby w zakres „przesłania”, to bazując na wykładni językowej, nie można z pojęcia „przesłania” wywodzić nałożenia na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi. Wnioskodawca pragnie w dalszej kolejności wskazać, opierając się na uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 czerwca 2015 r., sygn. II FPS 3/15, że na gruncie prawa podatkowego przyjmuje się prymat wykładni językowej. Za prymatem wykładni językowej wśród innych metod wykładni stoi przede wszystkim cel w postaci ochrony podatnika. Podatnik powinien móc układać sprawy związane z jego działalnością w zaufaniu do tego, że nałożone na niego przez ustawodawcę ciężary i świadczenia publiczne nie zostaną ukształtowane na jego niekorzyść w oparciu o funkcjonalne czy celowościowe dyrektywy interpretacji prawa podatkowego. W świetle powyższych tez płynących z powołanej uchwały NSA, w ocenie Wnioskodawcy, skoro w żadnym z przepisów prawa podatkowego, w tym w szczególności, w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT, nie nałożono wprost na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi, to obowiązku tego nie można wywodzić z przepisów prawa podatkowego, w tym w szczególności z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, na podstawie pozajęzykowych metod wykładni prawa. W konsekwencji, na podstawie reguł wykładni językowej, zdaniem Wnioskodawcy, płatnik PIT nie jest zobowiązany do posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi, ponieważ żaden z przepisów prawa podatkowego nie nakłada na Wnioskodawcę obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi. Przepis art. 39 ust. 1 ustawy o PIT nakłada na płatnika jedynie obowiązek przesłania informacji PIT-11 podatnikowi.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, w świetle powołanych wyżej przepisów, należy odróżnić obowiązek przekazania informacji przez płatnika organowi, którym jest złożenie dokumentu i może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej jedynie w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach Ordynacji i przepisów wykonawczych, od przekazania informacji przez płatnika podatnikowi. Należy zatem uznać, że przesłanie informacji PIT- 11 przez płatnika do pracownika może nastąpić zarówno w formie papierowej (osobiście lub za pośrednictwem poczty), jak również elektronicznie (za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub poprzez zamieszczenie na stosownych platformach internetowych).

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Wnioskodawcy zarówno przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 poprzez platformę ... przy użyciu aplikacji ..., przesyłanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. udostępnienia ich pracownikom w formacie PDF opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pomocą platformy firmowej (…), a także przesyłanie przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesyłania ich na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie załącznika w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Powyższe znajduje również potwierdzenie w indywidualnej interpretacji podatkowej o sygn. 0115-KDIT1.4011.497.2020.1.JG wydanej dnia 3 września 2020 r., w której organ stwierdził, że: „(...) Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym - imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej”.

Co więcej, to samo stanowisko organu podatkowego zostało zaprezentowane w poniższych interpretacjach podatkowych:

interpretacja podatkowa o sygn. 0115-KDIT2.4011.484.2020.1.HD z dnia 5 sierpnia 2020 r.;
interpretacja podatkowa o sygn. 0115-KDIT2.4011.494.2020.1.ENB z dnia 5 sierpnia 2020 r.;
interpretacja podatkowa o sygn. 0115-KDIT2.4011.473.2020.l.HD z dnia 5 sierpnia 2020 r.;
interpretacja podatkowa o sygn. 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2 z dnia 15 października 2020 r.

Należy również zaznaczyć, że w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca odpowiednio poinformuje pracowników o nowo wprowadzonej procedurze dostarczania pracownikom informacji PIT-11. Zdaniem Wnioskodawcy, taka forma przekazywania informacji PIT-11 będzie ułatwieniem nie tylko dla Spółki, ale także dla pracowników.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, nie musi on występować o zgodę do pracowników w kontekście przesyłania informacji PIT-11 w jeden z następujących sposobów:

poprzez platformę ...przy użyciu aplikacji ...;
poprzez platformę firmową (…);
jako załącznik do wiadomości e-mail.

Art. 39 ust. 1 ustawy o PIT nakłada jedynie obowiązek przesłania PIT-11 do pracownika i nie określa ani sposobu jego przekazania, ani nie zobowiązuje pracodawcy do uzyskania zgody od pracownika na przekazanie PIT-11 w wybranej przez zakład pracy formie. Niemniej jednak Wnioskodawca podkreśla, że w kwestii zamieszczania informacji PIT-11 poprzez platformę ... uzyskał od pracowników stosowne pisemne oświadczenia w tym zakresie.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacji podatkowej o sygn. 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2 z dnia 15 października 2020 r.: „(...) Skoro dostęp do ww. platformy - jak podaje Wnioskodawca - zostaje nadany w momencie zatrudnienia lub kilka dni po zatrudnieniu i realizowany jest przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu) oraz dostęp do niego będzie aktywny do kilku dni po zakończeniu miesiąca, w którym dojdzie do ustania stosunku pracy - można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie” oraz w interpretacji podatkowej o sygn. 0112-KDIL3-1.4011.416.2018.1.AGR z dnia 21 listopada 2018 r.: „(...) Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy potwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym - imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast trybu przekazania/przesłania podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników. Z tych też względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11”.

W ocenie Wnioskodawcy, płatnik ma możliwość wyboru różnych sposobów i form dokonania czynności polegającej na przesłaniu imiennej informacji PIT-11 do pracownika. Ważne jest jedynie, aby dokument był przygotowany zgodnie z aktualnie obowiązującym wzorem, który określony jest w rozporządzeniu. W art. 39 ust 1 ustawy o PIT wprowadzone jest uregulowanie jedynie nawiązujące do „przesłania” informacji PIT-11 do pracownika, bez podawania dalszych szczegółów, co wchodzi w zakres „przesłania” i jakie są jego dostępne formy. Przed realizacją procesu wysyłki informacji PIT-11 za pośrednictwem wiadomości mailowej, Spółka odpowiednio wcześniej ustali z pracownikami, czy może w takim trybie dokonać wysyłki i ustali, na jaki adres mailowy pracownika może tą wysyłkę zrealizować. W szczególności wprowadzenie tej procedury będzie miało znaczenie względem pracowników, którzy już nie będą mieli dostępu do platformy firmowej w momencie udostępniania informacji PIT-11.

Co więcej, w żadnym przepisie dotyczącym obowiązku przesyłania informacji PIT-11 nie jest wskazane, by pracodawca musiał posiadać jakikolwiek dowód świadczący, że pracownik otrzymał ten dokument. Zdaniem Wnioskodawcy, potwierdzenia otrzymania przez pracowników PIT-11 płatnicy mogą zbierać dla własnych celów dowodowych, nie będąc jednak ustawowo do tego zobowiązanym.

W przypadku platformy firmowej Wnioskodawca będzie miał możliwość wygenerowania raportu z wykazaniem daty umieszczenia informacji PIT-11 i pierwszego odbioru (odczytania) informacji PIT-11 przez pracownika na platformie. Zdaniem Wnioskodawcy jest to również wystarczające potwierdzenie przekazania podatnikom informacji imiennych PIT-11.

Podobne stanowisko zaprezentował organ podatkowy we wcześniej wspomnianej interpretacji o sygn. 0112-KDIL3-1.4011.416.2018.1.AGR: „(...) Należy jednak wskazać, że na płatniku może w przyszłości ciążyć konieczność udowodnienia doręczenia Pracownikowi informacji PIT-11, w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. Jednakże nie jest to obligatoryjny warunek dla samego uznania, że płatnik wypełnił swój obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1, czy też z art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Podobne stanowisko zostało wyrażone w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 26 lipca 2018 r. o sygn. I SA/Po 418/18: „ Zdaniem Sądu, (...) skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posługuje się jedynie pojęciem „przesłania” bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji. (...) nie sposób zasadnie wywieść obowiązku płatnika uzyskania dowodu doręczenia deklaracji podatnikowi, skoro przepisy (...) zobowiązują płatnika jedynie do przesłania deklaracji. Ustawodawca nie powiązał bowiem faktu doręczenia podatnikowi tej deklaracji z istotnymi dla podatnika skutkami w zakresie powstania zobowiązania podatkowego”.

W interpretacji podatkowej o sygn. 0115-KDIT2.4011.484.2020.1.HD z dnia 5 sierpnia 2020 r. organ zaprezentował podobne stanowisko: „(...) W tym miejscu zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu - to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku przekazania informacji pracownikom”.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 poprzez platformę ...przy użyciu aplikacji ..., przesyłanie przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. udostępnienia ich pracownikom w formacie PDF opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pomocą platformy firmowej (…) oraz przesyłanie informacji PIT-11 na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie załącznika w formacie PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Mając na uwadze powyższe, Zainteresowany wniósł jak na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych: stanu faktycznego oraz zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy, płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania - imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

W kontekście zagadnienia przedstawionego we wniosku w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karnej skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2021 r., poz. 408, z późn. zm.), płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z przywołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

obliczenie podatku;
pobranie od podatnika podatku,
wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przesłanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W tym miejscu należy wskazać, że wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. jest w obecnych czasach popularnym i powszechnie przyjętym sposobem wykonywania obowiązków przez pracowników czy zleceniobiorców, realizowania zleceń/poleceń/wniosków z zakresu kadr czy płac. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji, jest obowiązkiem pracownika czy zleceniobiorcy określonym poprzez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu itp.

Mając powyższe na uwadze, zasadnym jest uznanie, że jeżeli korzystanie przez pracownika/zleceniobiorcę z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z wewnętrznych regulacji bądź umowy – co oznacza, że podatnik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy), to w rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem takiej platformy nie wymaga uzyskania od pracownika/zleceniobiorcy dodatkowej zgody w tym zakresie. Istotnym jest jednak zachowanie właściwego wzoru informacji PIT-11, opatrzenie jej prawidłowym podpisem elektronicznym (lub nadrukiem z imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym) oraz zapewnienie dostępu do platformy internetowej z możliwością swobodnego pobrania informacji PIT-11 przez podatnika.

Jak wynika z analizowanego wniosku, z takimi sytuacjami mamy do czynienie w przypadku opisanych platform internetowych.

Nieco odmiennie sytuacja kształtuje się natomiast w przypadkach dobrowolnego korzystania/udostępnienia w tym celu przez pracowników/zleceniobiorców adresów mailowych, na które miałyby być wysyłane informacje PIT-11. Wówczas istnieje konieczność uzyskania od podatników zgody na otrzymywanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej, co jest jednym z niezbędnych elementów prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11 drogą elektroniczną.

Warto jednak zauważyć, że w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, Sąd wskazał, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu” można wywodzić, że Sąd założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu.

Tymczasem, jak wynika z wniosku, również w obecnie analizowanej sprawie wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą adresów mailowych wskazanych przez samych pracowników, z czego wynika, że wymaganą zgodę na taką formę przesłania informacji PIT-11 pracownicy wyrazili.

Prawidłowo też należy ocenić to, co Wnioskodawca trafnie podnosi, że przed realizacją procesu wysyłki informacji PIT-11 za pośrednictwem wiadomości mailowej, Spółka odpowiednio wcześniej ustali z pracownikami, czy może w takim trybie dokonać wysyłki i ustali, na jaki adres mailowy pracownika może tą wysyłkę zrealizować. W szczególności wprowadzenie tej procedury będzie miało znaczenie względem pracowników, którzy już nie będą mieli dostępu do platformy firmowej w momencie udostępniania informacji PIT-11.

Ponadto, jak podał Wnioskodawca (pracodawca), przesyłając informacje PIT-11 na platformę internetową za pomocą aplikacji „...” posiada potwierdzenia odbioru PIT-11 przez pracowników z platformy internetowej. W sytuacji wysyłki drogą mailową informacji PIT-11, Wnioskodawca będzie posiadał potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail do konkretnej osoby, natomiast z platformy firmowej będzie miał możliwość wygenerowania raportu potwierdzającego odbiór informacji PIT- 11 przez pracowników.

Reasumując: przenosząc to, co wykazano wyżej, na grunt analizowanej sprawy, należy stwierdzić, że prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym:

przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 poprzez platformę ...przy użyciu aplikacji ... stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesyłania przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. udostępnienia ich pracownikom w formacie PDF opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pomocą platformy firmowej (…) stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesyłania przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesyłania ich na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie załącznika w formacie PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednak wskazać, że na płatniku może w przyszłości ciążyć konieczność udowodnienia doręczenia pracownikowi informacji PIT-11, w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. Jednakże nie jest to obligatoryjny warunek dla samego uznania, że płatnik wypełnił swój obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepisy prawa nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11

Ponadto, w odniesieniu do przywołanych we wniosku rozstrzygnięć organów podatkowych, tut. organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących, w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego.

Interpretacja dotyczy:

zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin