INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 12 grudnia 2011 r. (data wpływu 15 grudnia 2011 r.), uzupełnionym w dniu 6 lutego 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikom kosztów noclegów - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 grudnia 2011 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony w dniu 6 lutego 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikom kosztów noclegów.

We wniosku tym przedstawiono następujący stan faktyczny.

Firma zatrudnia na umowy o pracę pracowników, którzy odpowiadają za realizacje sprzedaży na terenie całej Polski w tym:

1. Dyrektora Handlowego, który odpowiada za realizację sprzedaży krajowej i eksportowej. Dyrektor Handlowy mieszka w innej miejscowości niż siedziba i oddziały firmy (ponad 200 km od najbliższego oddziału firmy). Dyrektor Handlowy pracuje w miejscu swojego zamieszkania, ale też bardzo często wyjeżdża na spotkania z kontrahentami firmy, ustalając warunki współpracy i pozyskując nowych odbiorców. Przynajmniej raz w miesiącu przyjeżdża do siedziby lub oddziału firmy m.in. na spotkania z zarządem oraz na organizowane raz w miesiącu narady handlowe w siedzibie lub oddziale firmy i wówczas musi nocować w hotelu;
2. Regionalnych Kierowników Sprzedaży, którzy odpowiadają za sprzedaż na określonym obszarze Polski i podlegają im Przedstawiciele Handlowi. Część Regionalnych Kierowników Sprzedaży mieszka w miejscowości gdzie znajduje się siedziba lub oddział firmy, ale część mieszka w miejscowościach oddalonych od siedziby lub oddziału. RKS kilka razy w tygodni wyjeżdżają na spotkania z klientami lub z podległymi im przedstawicielami handlowymi. Raz w miesiącu biorą udział w naradach handlowych i wówczas nocują w hotelu;
3. Przedstawicieli Handlowych, zamieszkałych w miejscu siedziby pracodawcy oraz w innych miejscowościach na terenie całej Polski. Pracownicy mają przydzielony określony teren działania (określone województwo lub powiaty);
4. Menadżera ds. eksportu, który pracuje w oddziale firmy, ale bardzo często wyjeżdża poza granice państwa w celu prowadzenia rozmów handlowych i pozyskiwania klientów. Czasami wraz z kontrahentami firmy przyjeżdża do siedziby firmy oddalonej od miejsca jego pracy o ok. 450 km i wówczas również nocuje w hotelu. Raz w miesiącu bierze udział w naradzie handlowej, co wiąże się z koniecznością noclegu.

Wszyscy ww. pracownicy ze względu na duży obszar działania nie zawsze wracają na nocleg do domu i dlatego czasami nocują w hotelu. Z punktu widzenia pracodawcy jest to rozwiązanie tańsze, ponieważ koszty hoteli są niższe niż ewentualne koszty paliwa i zużycia samochodu w przypadku każdorazowego powrotu do domu. Poza tym nocując w hotelu pracownik nie traci czasu na dojazdy do klientów i dzięki temu może odwiedzić większą ilość klientów, co przynosi dla pracodawcy konkretne efekty ekonomiczne. Wszyscy ww. pracownicy w przypadku codziennej pracy handlowej samodzielnie układają sobie trasy wyjazdu, czas wyjazdu oraz czas pracy. Wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika wynikające z charakteru pracy zawartej w umowie o pracę. Spółka nie traktuje ich podróży służbowych na terenie kraju jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. Do realizacji zadań wykorzystują samochody służbowe. Za nocleg w hotelu wystawiane są faktury na pracodawcę. Nie są natomiast wystawiane delegacje. Pracodawca nie wypłaca innych należności z tego tytułu (diet), nie rozlicza również czasu pracy. Zwrot kosztów noclegu następuje na podstawie faktury za hotel. Dodatkowo raz w miesiącu odbywają się w siedzibie firmy lub w oddziale narady handlowe na których rozliczane są wyniki sprzedaży całej firmy oraz omawiane plany i działania na przyszłość. W naradach handlowych bierze udział Zarząd, Dyrektor Handlowy, Regionalni Kierownicy Sprzedaży, Menadżer ds. eksportu oraz inni pracownicy firmy w zależności od omawianych tematów na naradach.

Po naradach handlowych odbywają się również raz w miesiącu narady handlowe na szczeblu regionów w których bierze udział Regionalny Kierownik Sprzedaży oraz podlegli Jemu przedstawiciele handlowi.

Również w przypadku narad handlowych na szczeblu całej firmy jak i narad w rejonach część pracowników korzysta z noclegów, ponieważ odbywają się one w znacznych odległościach od ich miejsca zamieszkania. Terminy narad ustalane są przez kierownictwo firmy i pracownicy zobowiązani brać w nich udział, nie decydują samodzielnie o terminie i miejscu noclegu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy zwracane koszty noclegów stanowią dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach opisanych w pkt 1-4 przychód ze stosunku pracy i należy pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych...

Zdaniem Wnioskodawcy, zwracane pracownikom koszty noclegów nie stanowią przychodu do opodatkowania z powodu braku przysporzenia majątkowego (ani nie wzrosną ich aktywa ani nie zmniejszą się pasywa). Pracownik nocując w hotelu nie staje się bogatszy ani nie robi tego dla własnej przyjemności. Konieczność noclegu wynika z potrzeb pracodawcy a nie pracownika. Według Wnioskodawcy, pracownik musi utrzymywać swoje miejsce zamieszkania, wobec czego podczas noclegu w hotelu i tak będzie płacić czynsz za swoje miejsce zamieszkania mimo, że danej nocy nie będzie z niego korzystał.

Z uwagi na powyższe – zdaniem Wnioskodawcy – omawiane świadczenia powinny być wyłączone z przychodów pracownika i w konsekwencji nie powinno naliczać się podatku.

Dotyczy to zarówno noclegów związanych z wyjazdami handlowymi jak i wyjazdami na narady handlowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zmianami), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne - to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu - przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b (art. 12 ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 31 ww. ustawy osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Mając na uwadze wyżej powołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy, jak również wartość otrzymanych świadczeń nieodpłatnych.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów z nią związanych. W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności. Zatem zwrot kosztów noclegu stanowi wówczas świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, które nie korzysta ze zwolnienia zawartego w wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka zatrudnia na podstawie umowy o pracę pracowników, którzy odpowiadają za realizacje sprzedaży na terenie całej Polski w tym: Dyrektora Handlowego, Regionalnych Kierowników Sprzedaży, Przedstawicieli Handlowych i Menadżera ds. eksportu. Wymienieni pracownicy ze względu na duży obszar działania nie zawsze wracają na nocleg do domu i dlatego czasami nocują w hotelu. Wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika wynikające z charakteru pracy zawartej w umowie o pracę. Spółka nie traktuje ich podróży służbowych na terenie kraju jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. Do realizacji zadań wykorzystują samochody służbowe. Za nocleg w hotelu wystawiane są faktury na pracodawcę. Nie są natomiast wystawiane delegacje. Pracodawca nie wypłaca innych należności z tego tytułu (diet), nie rozlicza również czasu pracy. Zwrot kosztów noclegu następuje na podstawie faktury za hotel. Dodatkowo raz w miesiącu odbywają się w siedzibie firmy lub w oddziale narady handlowe na których rozliczane są wyniki sprzedaży całej firmy oraz omawiane plany i działania na przyszłość. W naradach handlowych bierze udział Zarząd, Dyrektor Handlowy, Regionalni Kierownicy Sprzedaży, Menadżer ds. eksportu oraz inni pracownicy firmy w zależności od omawianych tematów na naradach.

Po naradach handlowych odbywają się również raz w miesiącu narady handlowe na szczeblu regionów w których bierze udział Regionalny Kierownik Sprzedaży oraz podlegli im Przedstawiciele Handlowi.

Również w przypadku narad handlowych na szczeblu całej firmy jak i narad w rejonach część pracowników korzysta z noclegów, ponieważ odbywają się one w znacznych odległościach od ich miejsca zamieszkania. Terminy narad ustalane są przez kierownictwo firmy i pracownicy zobowiązani brać w nich udział, nie decydują samodzielnie o terminie i miejscu noclegu.

Mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony we wniosku oraz powołany wyżej stan prawny stwierdzić zatem należy, iż świadczenie z tytułu zwróconych kosztów za nocleg stanowi dla pracownika - niebędącego w podróży służbowej - przychód, który nie korzysta ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nadmienić jednak należy, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Stosownie natomiast do ust. 14 art. 21 ustawy zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.

Zatem wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę w związku z zapewnieniem pracownikom noclegu może korzystać ze zwolnienia przy zachowaniu warunków i w granicach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, wartość świadczenia (noclegu) wynikająca z wystawionej faktury - zwróconego pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość ww. świadczenia otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej – ewentualnie nadwyżki ponad kwotę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy – Spółka ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.