Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.529.2017.1.JF
z 6 lutego 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 grudnia 2017 r. (data wpływu 22 grudnia 2017 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką działającą na polskim rynku od 2006 roku (dalej: Wnioskodawca, Spółka). Spółka wspiera przedsiębiorców w realizacji zobowiązań środowiskowych i pomaga im działać proekologicznie, zgodnie z ustawowymi wymogami. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów.

W ramach swojej działalności, Spółka prowadzi działalność w zakresie przejęcia obowiązku odzysku i recyklingu opakowań oraz obsługi publicznych kampanii edukacyjnych.

W związku z obszerną skalą działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur zakupu, faktur korygujących, not księgowych, które kontrahenci przekazują Spółce zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. W Spółce praktykowane jest podejście, zgodnie z którym archiwizacja powyższych dokumentów, jak również pozostałej dokumentacji księgowej (dalej: Faktura, Faktury), odbywa się dwutorowo - w formie papierowej oraz elektronicznej.

Wnioskodawca, w ramach procesu usprawniania i cyfryzacji procesów zachodzących w ramach firmy, rozważa wprowadzenie systemu archiwizacji Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Dla celów elektronicznej archiwizacji Spółka wykorzystuje moduł „Document Capture” (dalej: Moduł), którego dostawcą jest firma Microsoft.

Oprogramowanie stanowi nowoczesne rozwiązanie biznesowe, oparte na technologii OCR (ang. Optical Character Recognition), usprawniające procesy administracyjne, zaopatrzone w program antywirusowy, który pozwala zapobiec utracie danych. Dzięki pełnej integracji Document Capture z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV (wykorzystywanym przez Spółkę), istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas dokumenty są przekazywane bezpośrednio do systemu ERP. Tam zaś są weryfikowane, akceptowane i księgowane. Cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie - możliwy do śledzenia przez uprawnioną jednostkę.

Spółka opracowała procedurę regulującą etapy, zadania oraz jednostki odpowiedzialne za obieg Faktur w Spółce (dalej: Procedura). W praktyce, w świetle Procedury, rysuje się następujący schemat:

1. Rejestracja wpływu Faktury.
   1. Faktury są skanowane do systemu ERP Microsoft Dynamics NAV, w module Document Capture, przez osobę odpowiedzialną za obsługę korespondencji w dniu, w którym wpłynęły do firmy (system automatycznie nadaje fakturze datę wpływu);
      
   2. Oryginalna wersja Faktury oddawana jest niezwłocznie do działu księgowości;
      
   3. Osoba odpowiedzialna za obsługę korespondencji dokonuje wstępnej weryfikacji skanowanych faktur i tworzy oraz modyfikuje szablony odczytu faktur dla nowych kontrahentów, a następnie rejestruje każdą fakturę, która nie została zarejestrowana automatycznie przez system.
2. Kontrola formalno-rachunkowa Faktury.
   Zarejestrowana Faktura pojawia się w Module z oznaczeniem „otwarty” i trafia do weryfikacji i uzupełnienia przez upoważnioną osobę. Po weryfikacji i uzupełnieniu, Faktura kierowana jest do akceptacji merytorycznej zgodnie z ustaloną ścieżką akceptacji.
   
3. Kontrola i akceptacja merytoryczna.
   1. Każda osoba odpowiedzialna za akceptowanie Faktur posiada dostęp do Modułu w celu dokonania weryfikacji i akceptacji merytorycznej w systemie.
      
   2. Osoby akceptujące, sprawdzają faktury pod względem merytorycznym, a następnie:
      • jeżeli nie mają uwag akceptują Fakturę poprzez wybranie opcji „zatwierdź”;
        jeżeli mają uwagi, ale Faktura nie będzie zwracana kontrahentowi - wpisują komentarz, i/lub oznaczają opcję „wstrzymano płatność” i akceptują dokument poprzez wybranie opcji „zatwierdź”;
        
      • jeżeli uważają, że Faktura powinna być zwrócona kontrahentowi - wpisują komentarz i wybierają opcję „odrzuć”.
   
   Akceptacja merytoryczna Faktury przez osobę upoważnioną jest przejawem funkcjonowania w Spółce kontroli wewnętrznej. Poprzez akceptację merytoryczną pracownik potwierdza, że Faktura jest zasadna, a jej wartość jest prawidłowa tj. Faktura dotyczy usługi zrealizowanej lub/i towaru dostarczonego na rzecz Spółki zgodnie z zamówieniem/umową i jest związana z działalnością gospodarczą Spółki. Faktura po zaakceptowaniu trafia do księgowości ze statusem „zwolniona”.
   
4. Księgowanie i płatność
   Faktury „zwolnione” są księgowane, a następnie kierowane do zapłaty.

Faktury w formie elektronicznej są przechowywane w Niemczech na serwerach spółki dedykowanej, w ramach grupy kapitałowej, do której należy Wnioskodawca, do obsługi w zakresie IT wszystkich podmiotów grupy w grupie, do której należy Spółka. Kopie zapasowe Faktur tworzone są codziennie, w sposób usystematyzowany, również na serwerach spółki dedykowanej, w ramach grupy kapitałowej, do której należy Wnioskodawca, do obsługi w zakresie IT wszystkich podmiotów grupy w Niemczech. Są one prowadzone w postaci niemodyfikowalnego zapisu. Jednocześnie, systemy podmiotu dominującego w Niemczech pozwalają na bezzwłoczny dostęp do Faktur, a także pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Moduł dopuszcza powszechnie stosowane formaty plików, które zapewniają brak możliwości ingerencji w treść Faktur, przy czym Spółka posługuje się przede wszystkim formatem PDF. Moduł umożliwia natychmiastowy dostęp on-line do Faktur, a uporządkowanie archiwizowanej dokumentacji poprzez podział na okresy rozliczeniowe pozwala na szybkie ich odszukanie. Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Faktury można wydrukować oraz zapisać na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (używany przez Spółkę format plików PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Spółka będzie przechowywała Faktury w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po skutecznym zarchiwizowaniu dokumentu w Module (archiwizacja elektroniczna), papierowa forma Faktur zostaje zniszczona w sposób zgodny z przepisami prawa.

O dotychczasowym miejscu gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej Ustawą o rachunkowości, Spółka powiadomiła właściwy urząd skarbowy, zgodnie z przepisem art. 11a ww. ustawy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawiony przez Spółkę sposób elektronicznej archiwizacji Faktur, których papierowa forma zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT oraz Ordynacji podatkowej?
2. Czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z Faktur, które Spółka posiada jedynie w formie elektronicznej?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Przedstawiony przez Spółkę sposób elektronicznej archiwizacji Faktur, których papierowa forma zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT oraz Ordynacji podatkowej.
2. Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z Faktur, które Spółka posiada jedynie w formie elektronicznej.
   
   

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca, w ramach procesu usprawniania i cyfryzacji procesów zachodzących w ramach firmy, rozważa wprowadzenie systemu archiwizacji Faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Jak opisano, Spółka otrzymuje dokumenty księgowe od kontrahentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, a tym samym - w ramach obecnej polityki - przechowuje je w formie papierowej, jak również elektronicznej. W efekcie przytoczonych założeń, Spółka zamierza przechowywać te dokumenty w postaci elektronicznej, po uprzednim zeskanowaniu, w przypadku Faktur w formie papierowej (zgodnie z Procedurą) lub poprzez bezpośrednie zarchiwizowanie dokumentów, które w momencie otrzymania miały postać elektroniczną.

W opinii Spółki przygotowana Procedura, jak również wykorzystywane w celu archiwizacji oprogramowanie, zapewni, że zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie pierwotnej (papierowej). Spółka będzie mogła dotrzeć do danych kontrahenta (potwierdzających ich autentyczność), które nie będą podlegały modyfikacji. Zatem, zdaniem Wnioskodawcy, dane źródłowe są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Jednocześnie, Spółka (a także jednostki upoważnione i uprawnione) ma zapewnioną dostępność ksiąg i dokumentów, w razie zaistnienia potrzeby.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika.

Z przepisów dotyczących podatku VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz kwota odliczonego podatku została odpowiednio udokumentowana.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W świetle art. 106m ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak wynika z art. 106m ust. 4 ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 tej ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Niemniej jednak, powyższego przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Odnosząc się do regulacji w zakresie ustawy o podatku od towarów i usług należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie, jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści, zgodnie z przepisami ustawy VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze ww. przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę Faktur w formie elektronicznej będzie zgodny z przepisami ustawy VAT, gdyż Moduł, za pomocą którego Spółka zamierza wprowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację Faktur, zdaniem Wnioskodawcy, będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej. Ponadto, w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego.

Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że Faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej Procedury będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią inne przesłanki niezwiązane z formą faktury, wykluczające prawo do odliczenia. W konsekwencji, otrzymanie i wprowadzenie do elektronicznej bazy danych Faktur w formie elektronicznej oraz (po uprzednim zeskanowaniu) w formie papierowej, a następnie zniszczenie papierowych wersji Faktur, nie będzie miało wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z takich dokumentów.

Stosownie zaś do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

A zatem, zdaniem Wnioskodawcy, ze względu na wskazane okoliczności zdarzenia przyszłego, w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej, należy stwierdzić, że wyłącznie elektroniczna archiwizacja Faktur otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak również elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała, bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).

Reasumując, opisana we wniosku Procedura pozwalająca na archiwizowanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, zdaniem Wnioskodawcy, jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów ustawy Ordynacja podatkowa i ustawy VAT i Faktury te będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w części, w jakiej towar bądź usługa związana jest z działalnością gospodarczą Spółki.

Stanowisko Spółki znajduje również odzwierciedlenie w interpretacjach indywidualnych, m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 20 października 2016 r. (sygn. 2461-IBPP2.4512.629.2016.2.AB), czy interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r. (sygn. 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Wnioskodawca w ramach swojej działalności otrzymuje faktury zakupu, faktury korygujące, noty księgowe, które kontrahenci przekazują zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Wnioskodawca rozważa wprowadzenie systemu archiwizacji Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Wątpliwość Spółki dotyczy zgodności z ustawą VAT oraz Ordynacją podatkową sposobu elektronicznej archiwizacji Faktur, których papierowa forma zostanie zniszczona.

Jak Spółka wskazuje, że w momencie otrzymania Faktur są one skanowane przez osobę odpowiedzialną za obsługę korespondencji i przekazywane bezpośrednio do systemu ERP, gdzie są weryfikowane (przez osobę odpowiedzialną za obsługę korespondencji, która dokonuje wstępnej weryfikacji skanowanych faktur oraz rejestruje każdą fakturę, która nie została zarejestrowana automatycznie przez system), akceptowane (przez osoby posiadające dostęp do Modułu po sprawdzeniu faktury pod względem merytorycznym, tj. zasadności faktury, prawidłowej wartości, zgodności ze zrealizowaną usługą lub/i dostarczonym towarem oraz związku z działalnością gospodarczą) i księgowane, a następnie kierowane do zapłaty. Ponadto codziennie tworzone są Kopie zapasowe Faktur w sposób usystematyzowany w postaci niemodyfikowalnego zapisu (Spółka posługuje się formatem PDF).

Opisany przez Spółkę sposób obsługi Faktur (faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów) przez upoważnione osoby poprzez wstępną weryfikację, kontrolę formalno-rachunkową (akceptacja merytoryczna, księgowanie i płatność) potwierdza zastosowanie wewnętrznych kontroli biznesowych sprawdzających wiarygodność faktury w odniesieniu do dostawy towarów i świadczenia usług, co wskazuje na istnienie wiarygodnej ścieżki audytu. Opisane okoliczności spełniają przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Skoro - jak wskazano - pomimo że Faktury będą przechowywane w Niemczech, to przyjęty system pozwoli na bezzwłoczny dostęp do Faktur on-line, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, a uporządkowanie archiwizowanej dokumentacji poprzez podział na okresy rozliczeniowe pozwoli na szybkie ich odszukanie. Poza tym na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Faktury można będzie wydrukować oraz zapisać na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (używany przez Spółkę format plików PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami. Spółka będzie przechowywała Faktury w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spełnione zatem zostaną wymogi wynikające z art. 112a ust. 1 pkt 2 oraz art. 112a ust. 3 ustawy.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur (faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp on-line do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego jest zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie ww. Faktur w elektronicznej formie (pliki PDF) spełnia warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem przedstawiony przez Spółkę system archiwizacji Faktur w postaci elektronicznej (plików pdf) będzie zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Odnosząc się do opisanej przez Spółkę zgodności faktur przechowywanych w formie elektronicznej ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej wskazać należy, że na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z kolei zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Wskazane przepisy dotyczą dowodów w rozumieniu bardzo szerokim jako wszystkiego, co pozwoli wyjaśnić sprawę w postępowaniu podatkowym. Przepis art. 181 Ordynacji podatkowej odwołuje się do dowodów, którymi mogą być wprost wymienione księgi podatkowe, deklaracje, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje z oględzin, informacje podatkowe, dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej. Omawiane przepisy dotyczą raczej wszelkich innych dowodów dostępnych prowadzącym postępowanie podatkowe, a nie nakazanych przepisami podatkowymi (obligatoryjnych), jakim jest faktura będąca dokumentem sformalizowanym i stanowiącym podstawę prowadzonej działalności gospodarczej – zwłaszcza w kontekście prawa do odliczenia, gdzie podstawowym obowiązkiem jest posiadanie faktury.

Jak tut. Organ wskazał w uzasadnieniu do oceny stanowiska wynikającego z pytania nr 1, że faktury otrzymywane przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej spełniają wymogi zarówno art. 106m ustawy, a także art. 112 oraz art. 112a ustawy. Są to bowiem podstawowe dokumenty Spółki dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej będące podstawą wszelkiego postępowania podatkowego, sprawdzającego i kontrolnego prowadzonego przez organy skarbowe. Uzasadnia to zatem stwierdzenie, że chociaż art. 180 oraz art. 181 Ordynacji podatkowej nie wymienia wprost faktur i do nich nie odnosi się wprost, to niemniej uznać należy, że faktury spełniające wymogi określone w ustawie VAT są podstawowymi dokumentami dowodowymi w postępowaniu podatkowym, sprawdzającym, czy też kontrolnym. W tym znaczeniu faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej będą stanowiły dowody, o których mowa w art. 180 § 1 i 181 Ordynacji podatkowej.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane nie tylko do działalności gospodarczej, ale do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka w ramach działalności gospodarczej odzyskuje i prowadzi recykling opakowań oraz obsługę publicznych kampanii edukacyjnych. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT.

Wobec tego należy stwierdzić, że Faktury (faktury, faktury korygujące oraz ich duplikaty) przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.