2017.07.28 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-1.4012.186.2017.2.IZ
z 28 lipca 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 maja 2017 r. (data wpływu 18 maja 2017 r.), uzupełnionym pismem z dnia 17 czerwca 2017 r. (data wpływu 19 czerwca 2017 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie tut. organu z dnia 13 czerwca 2017 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych dokumentów – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18 maja 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 17 czerwca 2017 r. (data wpływu 19 czerwca 2017 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych dokumentów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca wystawia dokumenty potwierdzające przychody (np. faktury sprzedażowe, noty odsetkowe) w formie papierowej lub elektronicznej. Wnioskodawca także otrzymuje dokumenty potwierdzające przychody (np. wyciągi bankowe). Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów dokumenty potwierdzające zakupy i wydatki (np. faktury zakupowe, rachunki), jak również wystawia takie dokumenty (np. lista płac). Wnioskodawca planuje, aby obieg dokumentów, w tym faktur, odbywał się głównie w formie elektronicznej. W tym celu dokumenty będą skanowane. Wersja skanowana będzie odzwierciedleniem wersji papierowej. Wersja skanowana będzie archiwizowana do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Będzie możliwy przegląd dokumentów lub jego wydruk. Dokumenty w formie papierowej będą niszczone.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT.

Wnioskodawca zamierza wdrożyć portal internetowy będący zbiorem zasobów gromadzonych przez użytkownika portalu. Portal udostępnia dokumenty w zaufanym repozytorium, umożliwia eksport danych. Dzięki wyszukiwarce i filtrom każdy dokument może być odnaleziony w krótkim czasie. Portal udziela pomocy technicznej w celu sprawnego korzystania z usług. Dane są szyfrowane oraz przechowywane w centrum danych z awaryjnym źródłem energii elektrycznej, połączeniami internetowymi zapewnianymi przez więcej niż jednego operatora telekomunikacyjnego. Dostęp do dokumentów jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej. System rejestruje, który z zalogowanych użytkowników umieścił dokument w portalu lub z której lokalizacji dokument został przekazany do portalu. Dokumenty są weryfikowane także pod kątem czytelności skanu. Wnioskodawca wyrażał zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

Wnioskodawca potwierdził, że wdrożony przez Wnioskodawcę system zapewni łatwe odszukanie faktur zakupowych, bezzwłoczny do nich dostęp na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach. Dostęp nie będzie trudniejszy niż do dokumentów papierowych zwyczajowo przechowywanych w segregatorach na regałach. Portal internetowy zapewnia możliwości pobierania i przetwarzania danych zawartych w fakturach zakupowych.

Nabycie towarów i usług udokumentowanych otrzymywanymi fakturami będzie służyć generalnie czynnościom opodatkowanym, ale czasami zdarzą się zakupy służące czynnościom zwolnionym lub niepodlegającym opodatkowaniu.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą przechowywania dokumentów potwierdzających przychody (np. faktury sprzedażowe, noty odsetkowe, wyciągi bankowe) w formie papierowej lub elektronicznej oraz dokumentów potwierdzających zakupy i wydatki (np. faktury zakupowe, rachunki, listy płac).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie sformułowane w uzupełnieniu wniosku.

Czy przechowywanie skanów zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu, czyni zadość obowiązkom przechowywania faktur oraz pozwala na odliczenie podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie skanów zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu; czyni zadość ustawowym obowiązkom przechowywania faktur i dokumentów, pozwala na odliczenie podatku naliczonego na warunkach identycznych jak z dokumentu oryginalnego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast, stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z kolei art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z analizy powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione przesłanki pozytywne, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, który posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a jednocześnie nie zaistnieją przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy. Powołane przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wystawia dokumenty potwierdzające przychody (np. faktury sprzedażowe, noty odsetkowe) w formie papierowej lub elektronicznej. Wnioskodawca także otrzymuje dokumenty potwierdzające przychody (np. wyciągi bankowe). Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów dokumenty potwierdzające zakupy i wydatki (np. faktury zakupowe, rachunki), jak również wystawia takie dokumenty (np. lista płac). Wnioskodawca planuje, aby obieg dokumentów, w tym faktur, odbywał się głównie w formie elektronicznej. W tym celu dokumenty będą skanowane. Wersja skanowana będzie odzwierciedleniem wersji papierowej. Wersja skanowana będzie archiwizowana do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Będzie możliwy przegląd dokumentów lub ich wydruk. Dokumenty w formie papierowej będą niszczone.

Biorąc pod uwagę opis sprawy, w którym Wnioskodawca wskazał, że wdrożony system internetowy przechowywania skanów zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury oraz zapewni autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwi dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, stwierdzić należy, że Wnioskodawca może przechowywać w formie elektronicznej (w postaci skanów) faktury mające pierwotnie formę dokumentów papierowych. Z uwagi na to, że Wnioskodawca wskazał, że przechowywane skany faktur papierowych będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego, z zastrzeżeniem regulacji zawartej w art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sposobu przechowywania w formie elektronicznej (w postaci skanów) faktur zakupowych i faktur sprzedażowych. Nie dotyczy natomiast rachunków, not odsetkowych, wyciągów bankowych, list płac wystawianych/otrzymywanych przez Wnioskodawcę, gdyż przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się do kwestii przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz ustawy Ordynacja podatkowa zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Należy podkreślić, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r. poz. 1369) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin