2017.09.01 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-1.4012.227.2017.2.BW
z 1 września 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 maja 2017 r. (data wpływu 25 maja 2017r.), uzupełnionym pismem z 28 lipca 2017r. (data wpływu 1 sierpnia 2017r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

prawa do przechowywania faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) oraz faktur sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej oraz
prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych w formie elektronicznej

- jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 maja 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

prawa do przechowywania faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) oraz faktur sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej oraz
prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych w formie elektronicznej.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 28 lipca 2017r. (data wpływu 1 sierpnia 2017r.), przesłanym w związku z wezwaniem tut. organu z 20 lipca 2017r. znak: 0111-KDIB3-1.4012.227.2017.1. BW.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność głównie w zakresie usług budowy i implementacji nowych stacji bazowych telefonii bezprzewodowej jak i rozbudowy obiektów już istniejących. Spółka współpracuje z liczną grupą dostawców, co skutkuje dużą ilością faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych, decyzje urzędowe, itd. - dalej: „dokumenty”, „faktury”)

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie PDF), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail według wcześniejszego zawartego porozumienia pomiędzy dostawcą a spółką w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Z uwagi na dużą ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych i papierowych w celu ułatwienia procesów księgowych Spółka wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów za pomocą dedykowanego systemu tzw. DMS (Document Management System). System DMS jest umiejscowiony na serwerze spółki do którego dostęp jest zamknięty dla osób postronnych. Do systemu DMS bezpośrednio trafiają dokumenty, które są wysyłane przez kontrahentów w formie elektronicznej (PDF), zgodnie wcześniej podpisanym porozumieniem dot. przesyłania dokumentów w formie elektronicznej. Natomiast otrzymane przez spółkę faktury od dostawców w formie papierowej są skanowane w formacie PDF do systemu DMS (wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej). Spółka chce aby wszystkie otrzymane faktury były w jednym systemie archiwizowane i tylko wersji elektronicznej. Faktur otrzymanych w wersji papierowej po zeskanowaniu do sytemu DMS spółka nie będzie dłużej przechowywać tylko będą podlegały zniszczeniu w miejscu ich skanowania. Każda faktura wprowadzona do systemu DMS ma nadany unikatowy numer ID po którym można go odszukać, data wpływu, numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto, kwota VAT, wartość brutto oraz załącznik faktura w PDF, którą zawsze można podglądnąć i wydrukować. Następnie w systemie faktura jest opisywana merytorycznie przez osobę odpowiedzialną za dany wydatek. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników/członków zarządu są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki. Wszystkie dokumenty które są zarejestrowane w systemie DMS (w formie PDF) i zaksięgowane w księdze handlowej są przechowywane w formie elektronicznej (PDF) w systemie DMS w zakładce księgowość w podstronie „Archiwum Księgowe” z podziałem na okresy rozliczeniowe. Dokumenty te są w formie nieedytowalnych plików elektronicznych PDF. Każdy dokument/faktura zarchiwizowana w formie PDF, zawiera informacje: nr dziennika, nr dziennika cząstkowego, data księgowania, ID dokumentu, nr zewnętrzny faktury, nazwa kontrahenta, data wystawienia, data wpływu, wartość netto, kwota VAT, wartość brutto, waluta, sygnatura dokumentu i załącznik (dokument pdf). Taka archiwizacja faktur pozwoli z poziomu systemu księgowego szybko odszukać fakturę i odtworzyć jej obraz. Za pośrednictwem systemu DMS zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Przechowywane przez Spółkę faktury/dokumenty wersji elektronicznej będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Spółka oprócz otrzymywania dużej ilości faktur od kontrahenta również wystawia dużą ilość faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz swoich kontrahentów przy pomocy informatycznego systemu handlowo-księgowego. Wystawiane w ten sposób faktury VAT zawierają wszystkie elementy obligatoryjne przewidziane w art. l06e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm., dalej: ustawa o VAT). Każda faktura wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nabywcy towarów, natomiast drugi Spółka zachowuje w swojej dokumentacji. W analogiczny sposób (tj. za pomocą ww. informatycznego systemu handlowo-księgowego) wystawiane są także faktury korygujące (zmniejszające i zwiększające podstawę opodatkowania VAT) oraz duplikaty faktur/faktur korygujących, które uległy zniszczeniu albo zaginęły. Przedmiotowe dokumenty również zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone w przepisach ustawy o VAT (tj. odpowiednio w art. l06j oraz art. 106i ustawy o VAT). W związku z dużym wolumenem wystawianych dokumentów sprzedaży Spółka planuje również zrezygnować z archiwizowania faktur sprzedaży, faktur korygujących faktury sprzedaży oraz duplikatów faktur (dalej łącznie jako: faktury lub faktury VAT) w formie papierowej. Przedmiotowy sposób ich przechowywania jest bowiem uciążliwy i kosztowny. Spółka na chwilę obecną przechowuje wszystkie faktury sprzedaży w formie elektronicznej (PDF) na dysku/serwerze spółki jak również w formie papierowej. Spółka planuje zrezygnować z przechowywania faktur w formie papierowej i zastąpić nią archiwizowanie faktur tylko w formie elektronicznej. Archiwizacja takich faktur przebiegała by następująco: po wystawieniu faktury w systemie handlowo- księgowym i po przesłaniu jednego egzemplarza (w formie pliku PDF, komunikatu EDI lub w formie papierowej) odbiorcy drugi egzemplarz faktury zostałby zapisany w formie PDF. Następnie każda taka faktura byłaby parowana z odpowiednim zamówieniem, kosztorysem lub protokołem odbioru usług i zapisana w nieedytowalnym formacie PDF do plików od 1 do 20 faktur w odpowiednim okresie rozliczeniowym na dysku/serwerze spółki. Dostęp do podglądu plików miałyby tylko wyznaczone osoby spółki. Takie przechowywanie faktur umożliwi szybkie odszukanie i dostęp do tych dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka ma możliwość zapewnienia bezzwłocznego dostępu do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, jak również może umożliwić bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie wynikających z nich danych. Faktury będą przez Spółkę archiwizowane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych wynikających z przedmiotowych dokumentów.

Natomiast w piśmie z 28 lipca 2017r. Wnioskodawca poinformował, że używając:

w punkcie pierwszym stwierdzenia „inne podobne dokumenty” rozumiemy: faktury korygujące, rachunki, rozliczenia podróży służbowych, bilety, decyzje urzędowe, dokumenty wewnętrzne wystawiane przy imporcie usług i wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów;
w punkcie drugim stwierdzenia „dokumenty zakupowe” rozumiemy faktury korygujące, bilety, paragony za przejazdy autostradami, dokumenty wewnętrzne wystawiane przy imporcie usług i wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów;

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że opisany we wniosku sposób archiwizacji dokumentów sprzedaży i zakupów zapewnia autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie jest możliwa zmiana danych), a ponadto dokumenty są czytelne tak jak w przypadku dokumentów papierowych.

Wnioskodawca wskazał też, że towary i usługi udokumentowane fakturami oraz dokumentami zakupowymi, wymienionymi w punkcie drugim, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT wykonywanych przez Spółkę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów?
Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?
Czy przedstawiona przez spółkę archiwizacja faktur sprzedażowych dokumentujących sprzedaży na rzecz swoich kontrahentów może być wyłącznie wersji elektronicznej (w plikach PDF) i jest zgodna z przepisami ustawy o VAT ?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. l

Zdaniem Spółki, w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz innych dokumentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.) otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej i papierowej. Zgodnie bowiem z przepisem art. 86 § 1 ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. W świetle powyższego przepisu przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki.

Powyższy przepis nie określa jednak sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazuje, aby dokumentacja ta miała być przechowywana w formie papierowej. Podobnie przepisy ustawy o CIT nie regulują formy przechowania dokumentacji podatkowej.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad. 2

Z przytoczonych wyżej przepisów w żaden sposób nie wynika aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Przepisy ustawy o VAT wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich danych (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które powinna zawierać faktura), natomiast autentyczność pochodzenia będzie przejawiała się tym, że Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, będą one czytelne.

W konsekwencji powyższego, Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych zrównanych z nimi dokumentów przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim będą one odnosić się do zakupów towarów/usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Bowiem zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2). Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) powstał obowiązek podatkowy, 2) faktura została otrzymana, 3) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 4) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego. Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia (pod ogólnymi warunkami, wskazanymi powyżej), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna. Ustawodawca nie uzależnił możliwości odliczania podatku VAT od formy faktury, jak również formy jej przechowywania. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym została utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Zatem, co do zasady, Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku wykazanego na Dokumentach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT.

Ad. 3

Jak wynika z przytoczonych powyżej przepisów ustawy o VAT, w odniesieniu do sposobu przechowywania faktur sprzedażowych, konieczne jest, aby dokumentacja przechowywana była w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia oraz integralność i czytelność treści, jak również umożliwi bezzwłoczny dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W ocenie spółki, przedstawiony w niniejszym wniosku sposób przechowywania dokumentacji spełnia wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. Wystawione przez Spółkę faktury będą bowiem przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni łatwy dostęp i odszukanie przedmiotowych dokumentów.

Jednocześnie Wnioskodawca zaznaczył, iż w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie organu podatkowego bądź organu kontroli skarbowej, zostanie zapewniony niezwłoczny dostęp do wszystkich faktur wystawionych przez Spółkę w badanym okresie rozliczeniowym w formacie PDF (Spółka zapewni organom możliwość pobrania tych plików bądź - w przypadku zaistnienia takiej konieczności - ich wydrukowania). Ponadto, planowany sposób archiwizacji dokumentów będzie zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełną czytelność.

Poniżej spółka prezentuje argumenty przemawiające za słusznością takiego stanowiska.

Autentyczność pochodzenia w odniesieniu do faktur generowanych w formie pliku PDF wynika bezpośrednio z faktu, iż każdy generowany elektronicznie dokument w logach systemowych (informatycznego systemu handlowo-księgowego) zawiera/zawierał będzie pełną historię generowanych dokumentów. W szczególności będzie zawierał informację o osobie, która taki dokument wygenerowała. Tym samym, w odniesieniu do każdej faktury sprzedaży istnieje pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego dany dokument (tj. Spółki), jak również osoby odpowiedzialnej za jego wystawienie. Ponadto, weryfikacja danych w przedmiotowym zakresie będzie możliwa do przeprowadzenia w dowolnym momencie poprzez wyszukanie i podgląd odpowiedniego pliku PDF zawierającego daną fakturę. Spółka zaznacza iż elektroniczny zapis dokumentu stanowi wierne odzwierciedlenie jego papierowej wersji wysyłanej do kontrahenta Spółki.
Integralność treści i czytelność faktury. W ramach planowanego modelu archiwizacji dokumentów sprzedaży, faktury są/będą generowane w formacie elektronicznym, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi ingerencję w dane zawarte w dokumentach. W konsekwencji, od momentu wygenerowania i zapisania faktury w formacie PDF pracownicy Spółki nie mają możliwości zmiany jakichkolwiek informacji w zapisanym obrazie faktury. Spółka pragnie również wskazać, iż zastosowany format przechowywania dokumentów sprzedaży umożliwia uzyskanie wysokiej jakości graficznej archiwizowanych dokumentów. W rezultacie, zapewniona jest czytelność faktur przechowywanych w formie elektronicznej.
Kontrola biznesowa i ścieżka audytu. Jak zostało wskazane powyżej, przez kontrole biznesowe, o których mowa w art. l06m ust. 4 ustawy o VAT rozumie się wszelkie procesy funkcjonujące w przedsiębiorstwie, które mają na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedmiotowe procesy powinny zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu, tj. mają na celu wprowadzenie odpowiednich standardów gwarantujących, że dana transakcja miała faktycznie miejsce. Kontrola biznesowa powinna więc zapewniać odpowiednią ścieżkę kontrolną, za pomocą której można powiązać konkretną fakturę ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole te powinny być dostosowane do wielkości i charakteru działalności podatnika a także uwzględniać inne czynniki, takie jak przykładowo: wolumen transakcji czy też charakterystykę kontrahentów. Mają one umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje dobór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku. W ocenie spółki w analizowanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, gromadzenie przez Spółkę dodatkowej dokumentacji, przykładowo w postaci dokumentów zamówień, kosztorysów, protokołów odbioru wykonanych usług, dokumentów magazynowych (WZ), itp. umożliwia wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy przechowywaną w formie elektronicznej fakturą a udokumentowaną nią transakcją gospodarczą. Spółka zapewnia bowiem możliwość rzetelnej kontroli związku powstającego pomiędzy faktem wystawienia przez Spółkę faktury, a dokonaną transakcją dostawy towarów lub świadczenia usług, do których odnosi się przechowywana na dysku/serwerze faktura. Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż w Spółce zostały wyznaczone osoby upoważnione do wystawiania faktur, a proces, w całości zaimplementowany do informatycznego systemu finansowo-księgowego, w logach systemowych zawiera/zawierał będzie pełną historię tworzonych dokumentów. Uwzględniając powyższe, zdaniem Spółki opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania dokumentacji gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność i czytelność zawartych w nich treści.

Należy bowiem podkreślić, iż:

każdy generowany elektronicznie dokument w logach systemowych (informatycznego systemu handlowo-księgowego) zawiera/zawierał będzie pełną jego historię - w odniesieniu do każdej faktury sprzedaży istnieje więc pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego dany dokument (tj. Spółki), jak również konkretnej osoby odpowiedzialnej za jego wystawienie.
faktury będą generowane w formie elektronicznej, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi ingerencję w dane zawarte w tych dokumentach oraz ich zmianę za pomocą dostępnego w Spółce oprogramowania komputerowego, czy edytorów tekstu.
zastosowany przez spółkę format przechowywania dokumentów sprzedaży umożliwia uzyskanie wysokiej jakości graficznej archiwizowanych dokumentów co zapewnia czytelność faktur przechowywanych w formie elektronicznej.
spółka zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury za pomocą odpowiednich kontroli biznesowych, co przejawia się m.in. tym, że w Spółce zatrudnione są odpowiednie osoby upoważnione do wystawiania faktur, Spółka gromadzi dodatkową dokumentację do wystawianych faktur. Ponadto, wskazany przez spółkę sposób przechowywania faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe umożliwia proste wyszukane wybranych dokumentów oraz - w przypadku zaistnienia takiej potrzeby - zapewni bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym.

Mając na uwadze wskazane powyżej argumenty, spółka stoi na stanowisku, iż przedstawiony sposób przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki określone przepisami ustawy o VAT. W konsekwencji, zdaniem Spółki, zastosowanie opisanego systemu archiwizacji dokumentów jest dopuszczalne z perspektywy przepisów ww. ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017r., poz. 1221 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa

w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność głównie w zakresie usług budowy i implementacji nowych stacji bazowych telefonii bezprzewodowej jak i rozbudowy obiektów już istniejących. Spółka współpracuje z liczną grupą dostawców, co skutkuje dużą ilością faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych, decyzje urzędowe, itd.)

Spółka oprócz otrzymywania dużej ilości faktur od kontrahenta również wystawia dużą ilość faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz swoich kontrahentów przy pomocy informatycznego systemu handlowo-księgowego. Wystawiane w ten sposób faktury VAT zawierają wszystkie elementy obligatoryjne przewidziane w art. l06e ustawy o podatku od towarów i usług. Każda faktura wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nabywcy towarów, natomiast drugi Spółka zachowuje w swojej dokumentacji. W analogiczny sposób (tj. za pomocą ww. informatycznego systemu handlowo-księgowego) wystawiane są także faktury korygujące (zmniejszające i zwiększające podstawę opodatkowania VAT) oraz duplikaty faktur/faktur korygujących, które uległy zniszczeniu albo zaginęły. Przedmiotowe dokumenty również zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone w przepisach ustawy o VAT (tj. odpowiednio w art. l06j oraz art. 106i ustawy o VAT). W związku z dużym wolumenem wystawianych dokumentów sprzedaży Spółka planuje również zrezygnować z archiwizowania faktur sprzedaży, faktur korygujących faktury sprzedaży oraz duplikatów faktur (dalej łącznie jako: faktury lub faktury VAT) w formie papierowej. Przedmiotowy sposób ich przechowywania jest bowiem uciążliwy i kosztowny. Spółka na chwilę obecną przechowuje wszystkie faktury sprzedaży w formie elektronicznej (PDF) na dysku/serwerze spółki jak również w formie papierowej. Spółka planuje zrezygnować z przechowywania faktur w formie papierowej i zastąpić nią archiwizowanie faktur tylko w formie elektronicznej. Archiwizacja takich faktur przebiegała by następująco: po wystawieniu faktury w systemie handlowo-księgowym i po przesłaniu jednego egzemplarza (w formie pliku PDF, komunikatu EDI lub w formie papierowej) odbiorcy drugi egzemplarz faktury zostałby zapisany w formie PDF. Następnie każda taka faktura byłaby parowana z odpowiednim zamówieniem, kosztorysem lub protokołem odbioru usług i zapisana w nieedytowalnym formacie PDF do plików od 1 do 20 faktur w odpowiednim okresie rozliczeniowym na dysku/serwerze spółki. Dostęp do podglądu plików miałyby tylko wyznaczone osoby spółki. Takie przechowywanie faktur umożliwi szybkie odszukanie i dostęp do tych dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka ma możliwość zapewnienia bezzwłocznego dostępu do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, jak również może umożliwić bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie wynikających z nich danych. Faktury będą przez Spółkę archiwizowane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych wynikających z przedmiotowych dokumentów.

Wnioskodawca wskazał, że opisany we wniosku sposób archiwizacji dokumentów sprzedaży i zakupów zapewnia autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie jest możliwa zmiana danych, a ponadto dokumenty są czytelne tak jak w przypadku dokumentów papierowych.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur zakupowych

(a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) oraz faktur sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej, a także czy będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się do powyższego należy na wstępie wskazać, że według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

Ze względu na wskazane we wniosku okoliczności sprawy, w świetle ww. przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wskazanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu podatkowego – jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Odnosząc się natomiast do kwestii przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych przez Wnioskodawcę paragonów oraz innych podobnych dokumentów, do których nie stosuje się, zawartych w ustawie, przepisów dotyczących przechowywania faktur, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem oznaczonym we wniosku jako nr 1 i nr 3 jest prawidłowe.

Trzeba przy tym podkreślić, że niniejsza interpretacja, a co za tym idzie zawarta w niej ocena prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 1, odnosi się ściśle do zakresu stanowiska Wnioskodawcy przedstawionego we wniosku. Stąd też nie jest przedmiotem interpretacji, czy dopuszczalne jest niszczenie papierowych oryginałów otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych dokumentów), gdyż w tym zakresie Wnioskodawca nie przedstawił własnego stanowiska.

Odnosząc się do objętej pytaniem nr 2 kwestii, czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania otrzymywanych faktur w systemie elektronicznym będzie spełniała warunki autentyczności, integralności i czytelności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, oraz będzie pozwalała na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organów podatkowych.

Wnioskodawca, jest czynnym podatnikiem VAT.

Z wniosku wynika, iż Wnioskodawcy znany jest fakt, że zgodnie z art. 86 ust. 1 przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem nr 2, jest prawidłowe.

Podkreślić przy tym należy, że interpretacja w kwestii objętej pytaniem nr 2 odnosi się ściśle do sformułowanego pytania, tj. przy założeniu, że spełnione ogólne warunki do odliczenia.

Jednocześnie wskazać należy, że wydając interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej organ nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy, gdyż do prowadzenia takiego postępowania dowodowego nie jest uprawniony. Interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionych we wniosku przez wnioskodawcę. Z uwagi na powyższe w przedmiotowej interpretacji nie rozstrzygano kwestii czy w proponowanym przez Wnioskodawcę Systemie zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Zawarte w opisie sprawy stwierdzenia Wnioskodawcy w tym zakresie potraktowano jako element przedstawionego we wniosku opisu sprawy bez dokonywania oceny jego prawidłowości.

Nadmienia się, że niniejsza interpretacja indywidualna traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin