Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
1462-IPPP3.4512.699.2016.2.RD
z 15 listopada 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 16 września 2016 r. (data wpływu 23 września 2016 r.), uzupełnionym w dniu 14 października 2016 r. (data wpływu 17 października 2016 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 4 października 2016 r. (skutecznie doręczone w dniu 13 października 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wyłącznie w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych wyłącznie w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 września 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wyłącznie w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych wyłącznie w formie papierowej.

Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 14 października 2016 r. złożonym w dniu 14 października (data wpływu 17 października 2016 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 4 października 2016 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

T. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT) oraz jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT), posiadającym siedzibę w Polsce. Spółka prowadzi działalność m.in. w zakresie produkcji i replikacji płyt w formacie DVD i BD, które następnie sprzedaje odbiorcom w kraju i za granicą.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami, rachunkami oraz innymi podobnymi dokumentami. Niektóre z ww. dokumentów kontrahenci przekazują Spółce w formie elektronicznej (w formacie pdf lub poprzez system EDI) i w takiej formie dokumenty te są następnie przechowywane.

Znaczną część dokumentów Spółka otrzymuje jednak wyłącznie w formie papierowej. Dokumenty te Spółka archiwizuje zarówno w postaci oryginalnej (papierowej), jak i elektronicznie - w formie plików powstałych na skutek zeskanowania ww. dokumentów w PDF, w archiwum elektronicznym w repozytorium ECM.

Z uwagi na dużą liczbę dokumentów, które Wnioskodawca przechowuje obecnie w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ich archiwizacji oraz trudnościami logistycznymi (m.in. w zakresie zapewnienia odpowiedniego do nich dostępu), Spółka planuje zrezygnować z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej i archiwizować je wyłącznie w postaci elektronicznej.

Procedura archiwizacji elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej będzie realizowana według następujących zasad:

1. Faktury, rachunki oraz inne dokumenty źródłowe, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF.
   
2. Następnie, podczas procesu księgowania, będą podlegały sprawdzeniu i zaakceptowaniu przez pracowników działu Finansowo-Księgowego Spółki zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami obiegu i weryfikacji dokumentów.
   
3. Pliki PDF powstałe na skutek zeskanowania ww. dokumentów będą umieszczane w elektronicznym archiwum - repozytorium ECM. Każdemu z ww. dokumentów zostanie nadany niepowtarzalny indywidualny numer referencyjny, pod którym określony dokument będzie mógł zostać łatwo odszukany z poziomu zapisów księgowych.
   
4. Pracownicy skanujący dokumenty i umieszczający je w systemie będą odpowiedzialni za to, aby zeskanowane dokumenty były czytelne oraz kompletne. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej.
   
5. Każdy dokument co do zasady będzie zeskanowany w dacie jego otrzymania przez Spółkę i w tym momencie zostanie mu automatycznie przypisana data - Create Date, wskazująca kiedy dany dokument został otrzymany/zeskanowany w systemie. Użytkownicy systemu nie będą mieli możliwości zmiany ww. daty.
   
6. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do odpowiednich osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansowego i Księgowego).
   
7. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Sposób przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek zmianę danych zawartych w zeskanowanych dokumentach, a tym samym zapewniona zostanie ich integralność i kompletność.
   
8. Zeskanowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy, zachowana zostanie zatem ich autentyczność.
   
9. Po zakończeniu opisanego wyżej procesu tworzenia i zapisywania elektronicznych wersji dokumentów ich wersje oryginalne (papierowe) będą mogły zostać zniszczone.
   
10. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów źródłowych będą archiwizowane w systemie elektronicznym aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    
11. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, jak również zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych plików lub wydruków obrazów dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
    
    

Oprócz opisanej wyżej procedury, realizowanej przy użyciu systemu tzw. ECM, Spółka będzie wykorzystywać także system "Concur", służący do rozliczania wydatków pracowniczych, który jest przedmiotem odrębnego wniosku o interpretację.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, na podstawie której wszystkie otrzymywane przez Spółkę faktury oraz zrównane z nimi dokumenty, stwierdzające zakup towarów i usług związanych z działalnością Spółki opodatkowaną VAT, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodna z warunkami przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem tego podatku wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535, ze zm., dalej: ustawa o VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy, opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, na podstawie której wszystkie otrzymywane przez Spółkę faktury papierowe oraz zrównane z nimi dokumenty, stwierdzające zakup towarów i usług związanych z działalnością Spółki opodatkowaną VAT, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodna z warunkami przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem tego podatku, wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związanie z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei art. 112a ust. 2 ustawy o VAT nakłada na podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju obowiązek przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że, zgodnie z ust. 3 ww. przepisu, faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast ust. 3 wspomnianego artykułu wyjaśnia, że poprzez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Jednocześnie w myśl art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

W ocenie Spółki, opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, polegająca na skanowaniu papierowych faktur i przechowywaniu ich w postaci elektronicznej w formacie PDF, jest zgodna z wymaganiami w zakresie przechowywania faktur, wynikającymi z przytoczonych wyżej przepisów ustawy o VAT. W szczególności:

• Zeskanowane dokumenty w formacie PDF pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy, zachowana zostanie zatem ich autentyczność.
  

• Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony tylko do odpowiednich osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansowego / Księgowego), a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Sposób przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek zmianę danych zawartych w zeskanowanych dokumentach. Tym samym zapewniona zostanie ich integralność.
  

• Pracownik wprowadzający fakturę do systemu będzie odpowiedzialny za to, aby zeskanowany dokument był czytelny oraz kompletny. W ten sposób zapewniona zostanie czytelność faktury.
  

• Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, jak również zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.
  
  
  

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności, w ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym spełnione zostaną wszystkie warunki dotyczące przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem VAT, wynikające z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT. W konsekwencji, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej w ramach procedury opisanej w zdarzeniu przyszłym jest dopuszczalne na gruncie ww. przepisów ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w szeregu interpretacji indywidualnych wydawanych w ostatnich latach w imieniu Ministra Finansów. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 czerwca 2016 r., nr IPPP2/4512-280/16-4/MMa, wskazano, że: „w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie w szczególności faktur zakupu i sprzedaży, faktur korygujących oraz rachunków otrzymanych w formie papierowej, w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej), niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).”

Podobną ocenę wyraził również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-477/15-2/KP, z której wynika, że „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 stycznia 2016 r., nr ILPP4/4512-1-361/15-4/PR;
  

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 grudnia 2015 r., nr IPPP3/4512-971/15-2/JF, z dnia 30 maja 2014 r., nr IPPP3/443-225/14-2/IG i 22 października 2014 r, nr IPPP3/443-1006/14-2/IG;
  

• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 grudnia 2015 r., nr IBPP3/4512-679/14/KG i z 27 lutego 2015 r. nr IBPP3/443-1389/14/EJ;
  

• Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; oraz
  

• Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 18 marca 2014 r., nr ITPP3/443-622a/13/MD.
  
  
  

W świetle powyższych argumentów oraz powołanych interpretacji indywidualnych, w ocenie Spółki, za prawidłowe należy uznać stanowisko, zgodnie z którym faktury oraz inne, zrównane z nimi dokumenty, stwierdzające zakup towarów i usług związanych z działalnością Spółki opodatkowaną VAT, mogą być przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (bez zachowania oryginałów w formie papierowej), zgodnie z procedurą opisaną w zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku. W ocenie Wnioskodawcy, opisana w zdarzeniu przyszłym procedura będzie bowiem zgodna z warunkami przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem tego podatku, wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U.z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Spółka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami, rachunkami oraz innymi podobnymi dokumentami. Niektóre z ww. dokumentów kontrahenci przekazują Spółce w formie elektronicznej (w formacie pdf lub poprzez system EDI) i w takiej formie dokumenty te są następnie przechowywane. Znaczną część dokumentów Spółka otrzymuje jednak wyłącznie w formie papierowej. Dokumenty te Spółka archiwizuje zarówno w postaci oryginalnej (papierowej), jak i elektronicznie - w formie plików powstałych na skutek zeskanowania ww. dokumentów w PDF, w archiwum elektronicznym w repozytorium ECM. Z uwagi na dużą liczbę dokumentów, które Wnioskodawca przechowuje obecnie w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ich archiwizacji oraz trudnościami logistycznymi (m.in. w zakresie zapewnienia odpowiedniego do nich dostępu), Spółka planuje zrezygnować z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej i archiwizować je wyłącznie w postaci elektronicznej. Procedura archiwizacji elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej będzie realizowana według następujących zasad. Faktury, rachunki oraz inne dokumenty źródłowe, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. Następnie, podczas procesu księgowania, będą podlegały sprawdzeniu i zaakceptowaniu przez pracowników działu Finansowo-Księgowego Spółki zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami obiegu i weryfikacji dokumentów. Pliki PDF powstałe na skutek zeskanowania ww. dokumentów będą umieszczane w elektronicznym archiwum - repozytorium ECM. Każdemu z ww. dokumentów zostanie nadany niepowtarzalny indywidualny numer referencyjny, pod którym określony dokument będzie mógł zostać łatwo odszukany z poziomu zapisów księgowych. Pracownicy skanujący dokumenty i umieszczający je w systemie będą odpowiedzialni za to, aby zeskanowane dokumenty były czytelne oraz kompletne. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Każdy dokument co do zasady będzie zeskanowany w dacie jego otrzymania przez Spółkę i w tym momencie zostanie mu automatycznie przypisana data - Create Date, wskazująca kiedy dany dokument został otrzymany/zeskanowany w systemie. Użytkownicy systemu nie będą mieli możliwości zmiany ww. daty. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do odpowiednich osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansowego i Księgowego). Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Sposób przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek zmianę danych zawartych w zeskanowanych dokumentach, a tym samym zapewniona zostanie ich integralność i kompletność. Zeskanowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy, zachowana zostanie zatem ich autentyczność. Po zakończeniu opisanego wyżej procesu tworzenia i zapisywania elektronicznych wersji dokumentów ich wersje oryginalne (papierowe) będą mogły zostać zniszczone. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów źródłowych będą archiwizowane w systemie elektronicznym aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, jak również zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych plików lub wydruków obrazów dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca powziął wątpliwości czy przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w wersji papierowej będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Uwzględniając ww. okoliczności sprawy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzi do wniosku, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji i przechowywania dokumentów (faktur) w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala jak wskazuje Spółka na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp. Ponadto pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów źródłowych będą archiwizowane aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur w postaci elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Tym samym w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania faktur, które będzie otrzymywać od swoich kontrahentów w wersji papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie podatku od towarów i usług należy uznać za prawidłowe.

Należy zauważyć, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii dokumentowania czynności innych niż objętych ustawą o VAT, w szczególności wystawiania i przechowywania różnego rodzajów innych niż faktura czy faktura korygująca dokumentów potwierdzających dokonanie danej transakcji. Zatem, z uwagi na okoliczność, że wymienione przez Wnioskodawcę w opisie sprawy inne dokumenty nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy o podatku od towarów i usług, jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2016, poz. 718, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy).

Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną” (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.