2017.01.20 - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
1462-IPPP3.4512.947.2016.1.RD
z 20 stycznia 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 14 grudnia 2016 r. (data wpływu 23 grudnia 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych poza granicami kraju oryginałów faktur VAT otrzymanych w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 grudnia 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych poza granicami kraju oryginałów faktur VAT otrzymanych w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

M. sp. z o.o, (dalej: „M.” lub „Spółka” lub „Wnioskodawca”) spółka prawa polskiego, jest członkiem międzynarodowej grupy kapitałowej D. (dalej: Grupa). M. jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w Polsce, jak również na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

100% udziałów Wnioskodawcy posiada D. AG (dalej: D.), spółka z siedzibą w Niemczech, wiodący światowy leader branży motoryzacyjnej i właściciel kilkunastu marek samochodów osobowych, autobusów, ciężarówek oraz motocykli.

W celu rozwoju zdolności produkcyjnych, Grupa podjęła decyzję o wybudowaniu nowej fabryki, która będzie skupiała się na produkcji silników dla samochodów osobowych jednej z marek D.. Biorąc pod uwagę otoczenie biznesowe i prawne, Grupa zdecydowała o ulokowaniu fabryki w specjalnej strefie ekonomicznej.

W celu realizacji zadań związanych z przygotowaniem przyszłej produkcji, jak i samej produkcji, powstał M., podmiot założony zgodnie z polskim prawem w lipcu 2016 roku i kontrolowany przez D..

W kolejnych latach, Wnioskodawca będzie działał w Polsce w celu przygotowania rozpoczęcia produkcji, która jest planowana na 2019 r. (pełne moce produkcyjne powinny zostać osiągnięte w 2021 r.). Głównym celem M. w najbliższych latach jest wykonanie wszystkich czynności niezbędnych w celu uzyskania pełnych mocy produkcyjnych silników samochodowych zgodnie z instrukcjami otrzymanymi od D.. Kiedy produkcja zostanie rozpoczęta, Wnioskodawca będzie wypełniać polecenia dotyczące produkcji i sprzedaży otrzymane od D.. Silniki produkowane w fabryce będą sprzedawane tylko do D.. M. będzie działał jako dostawca kontraktowy D..

W związku z przygotowaniem produkcji M. będzie ponosił wydatki, w tym koszty pracownicze, koszty materiałów i inne koszty operacyjne. Pierwsze koszty, zostały już poniesione przez M.. Obecnie M. otrzymuje faktury w formie papierowej, jednakże w przyszłości będą akceptowane faktury w obu formach: faktury w formie elektronicznej, jak i faktury w formie papierowej wystawione przez dostawców.

Z perspektywy sprzedaży, Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury w formie elektronicznej.

Obecnie wszystkie faktury w formie papierowej i dokumenty finansowe związane z nabyciem towarów i usług przez Wnioskodawcę, które są otrzymywane w biurze lokalnym lub w siedzibie Spółki, są wysyłane do zagranicznego podmiotu z Grupy z siedzibą w Niemczech - B. GmbH (dalej: B.). Po zeskanowaniu i wprowadzeniu faktury do systemu, dokumenty w formie papierowej są odsyłane i przechowywane w formie papierowej w biurze lokalnym.

Jednocześnie, ze względu na ogólnoświatowe trendy w zakresie cyfryzacji stosunków gospodarczych, jak również w celu ograniczenia kosztów, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki przechowywania wybranych rodzajów dokumentów otrzymywanych w formie papierowej oraz zlecanie tego typu zadań, jak i innych czynności księgowych:

europejskiemu centrum usług wspólnych Grupy (dalej: S.), które jest prowadzone przez B.,

zewnętrznemu dostawcy W. (dalej: W.), który jest profesjonalnym dostawcą oprogramowania dla księgowości i finansów,

zewnętrznemu dostawcy A. GmbH (dalej: A. ), który jest podwykonawcą odpowiedzialnym za usługi skanowania i archiwizowania.

W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w nieedytowalnym formacie PDF. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających na co dzień z dokumentacji, co z kolei ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

Wysyłka faktury
- Faktury wystawiane przez polskich i zagranicznych dostawców będą wysyłane na adres w. biura M.. Następnie otrzymane faktury będą wysyłane bez zbędnej zwłoki przez profesjonalną firmę kurierską na niemiecki adres podany przez A. . Firma kurierska nie będzie uprawniona do wglądu w korespondencję podczas transportu dokumentów do Niemiec, zadanie firmy kurierskiej ograniczy się wyłącznie do dostarczenia korespondencji z Polski do Niemiec. Transfer dokumentów przez firmę kurierską będzie trwał około 1-2 dni. Zapewniona zostanie możliwość śledzenia transportu dokumentów poprzez unikalny numer, który będzie nadawany każdej przesyłce przez kuriera.
Skanowanie faktur
- A. jest zewnętrznym dostawcą usług skanowania odpowiedzialnym za skanowanie faktur otrzymanych przez M. w formie papierowej i koordynację procesu skanowania.
- Faktury będą skanowane partiami w ciągu 24 godzin od ich otrzymania w taki sposób, aby każda zeskanowana faktura została opatrzona unikalnym numerem tzw. „kod Barcode” - na papierowej wersji faktury zostanie naklejona naklejka z kodem Barcode. Zeskanowana faktura nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej. A. zapewni, że nadany unikalny numer będzie kompletny i nieprzerwany.
- Zeskanowany dokument będzie automatycznie przypisywany do właściwego dedykowanego folderu tzw. „Portfolio PDF” w systemie image Master. Określony folder „Portfolio PDF” będzie mógł być z łatwością śledzony na podstawie konkretnego kodu Barcode przypisanego do zeskanowanego dokumentu. Po utworzeniu folderu „Portfolio PDF” folder ten nie będzie mógł być technicznie usunięty, a każda zmiana będzie śledzona za pomocą danych użytkownika i dat. Skanowanie będzie się odbywało bez zbędnej zwłoki. Może się zdarzyć, że faktury będą skanowane innego dnia niż nastąpiło ich dostarczenie do A. .
Przechowywanie faktur
- Zeskanowane faktury będą przechowywane w uporządkowany sposób, umożliwiający ich odnalezienie za pomocą numeru kodu Barcode. Poszczególny kod Barcode będzie także widoczny dla całego „Portfolio PDF”. Ponadto, system archiwizacji będzie współpracował z systemem księgowym (SAP NACOS System), który umożliwi dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe. Za pośrednictwem łącza w systemie NACOS, poszczególne faktury z elektronicznego archiwum będą mogły być wybrane i wyświetlone na ekranie z możliwością późniejszego wydruku.
- System archiwizacji umożliwi jednocześnie natychmiastowy elektroniczny dostęp do wszystkich zeskanowanych faktur. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego poprzez nadanie kontrolującym dostępu do systemu rachunkowego i udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej z możliwością jego wydruku elektronicznego archiwum.
- System przechowywania zeskanowanych faktur zapewni standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie D. oraz przewidziane przez system księgowy SAP. Dostęp do plików elektronicznych będzie przyznany tylko określonym osobom.
- Oryginalne papierowe wersje faktur będą odsyłane albo do biura w celu ich przechowywania albo przechowywane przez A. przez umownie ustalony okres, przewidziany przez ustawę o rachunkowości. Po upływie okresu archiwizacji dokumenty papierowe będą niszczone.

Proces elektronicznej archiwizacji dokumentów opisany powyżej będzie dotyczył - poza fakturami również faktur korygujących, not korygujących i not księgowych związanych z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w świetle opisu zdarzenia przyszłego, prawidłowe będzie podejście Wnioskodawcy, zgodnie z którym będzie on przechowywał zeskanowane faktury zakupowe, faktury korygujące, noty korygujące i noty księgowe związane z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej poza granicami kraju, a przedmiotowe dokumenty w formie papierowej będą niszczone po upływie okresu umownego (przy zachowaniu zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy, podejście zgodnie z którym będzie on przechowywał zeskanowane faktury zakupowe, faktury korygujące, noty korygujące i noty księgowe związane z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej poza granicami kraju, a przedmiotowe dokumenty w formie papierowej będą niszczone po upływie okresu umownego (przy zachowaniu zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości), jest prawidłowe.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U, z 2016 r. poz. 710; dalej: „ustawa o VAT”), ilekroć jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej łub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

W myśl z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie łub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednocześnie, art. 112a ust. 3 wyjaśnia, że powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Art. 112a ust. 4 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Zatem w myśl przywołanych powyżej przepisów ustawy o VAT, faktury oraz inne dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zachowaniem następujących warunków:

w podziale na okresy rozliczeniowe,

w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność,

w taki sposób, aby możliwe było zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłocznego dostępu do faktur.

Ustawodawca przewidział dodatkowe obowiązki dla podatników mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski. Są one uzależnione od formy przechowywania faktur tj. tego, czy faktury przechowywane są w formie papierowej, czy elektronicznej:

faktury papierowe powinny być przechowywane na terytorium kraju;

faktury w formie elektronicznej mogą być przechowywane zarówno na terytorium kraju, jak i poza nim; jeśli zaś są przechowywane poza Polską, sposób archiwizacji powinien umożliwiać organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Podatnik ma swobodę wyboru rozwiązań zapewniających przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawa o VAT tej kwestii nie reguluje.

Podatnik ma również pewną swobodę co do sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, co zostało zagwarantowane w art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, aczkolwiek w tym przypadku Ustawodawca wskazuje, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić między innymi za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Zauważyć należy, że w myśl praktyki prezentowanej przez organy podatkowe, pojęcie:

„(...) kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość / wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. (...)

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.” (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 marca 2016 r., sygn. IPPP3/4512-165/16-2/1SZ),

Kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm., dalej „Dyrektywa”). W myśl art. 218 Dyrektywy, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217-240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie - polski podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

W ocenie Wnioskodawcy należy stwierdzić, że przywołane powyżej przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, jeśli tylko zapewnią przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, w takiej sytuacji podatnik zobowiązany jest zapewnić bezzwłoczny dostęp do faktur odpowiednim organom na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, oraz zapewnić dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Nie ma bowiem w ustawie o VAT ani w innym powszechnie obowiązującym akcie normatywnym (w szczególności w Ordynacji podatkowej) przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych faktur, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej. Nie ma również przepisu, który obligowałby podatnika do przechowywania otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w archiwum w formie papierowej. W ocenie Spółki, podatnik zachowuje w takiej sytuacji prawo wyboru pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

Co więcej, należy zwrócić uwagę na sposób, w jaki ustawodawca zdefiniował odpowiednio fakturę oraz fakturę elektroniczną w art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT:

„ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

W ocenie Wnioskodawcy, analiza powyższych definicji powinna prowadzić do wniosku, że nawet jeśli faktura nie została wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym (faktura elektroniczna), to późniejsze utrwalenie ujętych na niej danych w formie elektronicznej nie będzie miało wpływu na charakter i ważność dokumentu (wciąż będzie się on mieścił w definicji faktury).

Podkreślić należy również fakt, że w art. 106m ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca przesądza, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktury. Co prawda, art. 106 m ust. 2 i 3 precyzuje, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, pozostawia jednak otwarty katalog metod i procedur przechowywania faktur z zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści czytelności.

W opisanym zdarzeniu przyszłym, Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur w następujący sposób:

umożliwiający dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe - każda faktura będzie bowiem zeskanowana oddzielnie oraz zidentyfikowana na podstawie unikalnego numeru kodu „Barcode”, a dostęp do faktur będzie możliwy poprzez specjalistyczne oprogramowanie archiwizujące, współpracujące z systemem SAP;

zapewniający łatwe odszukanie faktur elektronicznych - każda faktura będzie miała swój indywidualny numeru kodu „Barcode”, który umożliwi precyzyjne i sprawne dotarcie do poszukiwanego dokumentu;

zapewniający autentyczność pochodzenia faktur - proces obiegu faktur oraz ich skanowania da Wnioskodawcy pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; na każdym etapie obiegu i archiwizacji dokumentów. Wnioskodawca powierza przesyłanie i skanowanie faktur profesjonalnym usługobiorcom - firmie kurierskiej (przesyłanie faktur) oraz firmie wyspecjalizowanej w skanowaniu dokumentów oraz dostarczaniu rozwiązań w zakresie archiwizacji dokumentów finansowych;

zapewniający integralność treści faktur - proces obiegu i skanowania faktur, w szczególności powierzenie zadań w tym zakresie profesjonalnym usługobiorcom i za pomocą specjalistycznego sprzętu i oprogramowania zapewni, że na każdym etapie archiwizacji żaden podmiot niezaangażowany w proces, nie będzie w stanie ingerować w treść i zmieniać danych wskazanych na fakturze; jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, system przechowywania zeskanowanych faktur zapewni standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie D. oraz przewidziane przez system księgowy SAP;

zapewniający czytelność faktur - korzystanie z usług podmiotów profesjonalnie zajmujących się procesami archiwizacji elektronicznej, jak również użycie odpowiedniego sprzętu oraz oprogramowania zapewni, że zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość graficzną;

umożliwiający zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie przez organy.

Zniszczenie faktur, które nastąpi po upływie okresu umownego (z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości), nie spowoduje utraty dokumentów, ponieważ będą one w trwały sposób zapisane w formie elektronicznej.

W ocenie Wnioskodawcy, tak archiwizowane i przechowywane dokumenty będą wciąż miały charakter i moc dowodową faktur, o których mowa w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, a zatem ich przechowywanie będzie stanowiło realizację obowiązków przewidzianych w art. 112 ustawy o VAT. Dodatkowo, w ocenie Spółki, sposób przechowywania faktur będzie spełniał wymogi dla archiwizacji, w tym archiwizacji elektronicznej, przewidziane w art. 112a ustawy o VAT.

W świetlne powyższej argumentacji Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej, będzie on uprawniony do ich archiwizacji w formie elektronicznej, w postaci skanów, oraz przechowywania Skanów na serwerze zlokalizowanym w innym niż Polska państwie Unii Europejskiej (Niemczech), podczas gdy dokumentacja papierowa będzie niszczona po upływie okresu umownego, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest członkiem międzynarodowej grupy kapitałowej. Jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w Polsce, jak również na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Obecnie wszystkie faktury w formie papierowej i dokumenty finansowe związane z nabyciem towarów i usług przez Wnioskodawcę, które są otrzymywane w biurze lokalnym lub w siedzibie Spółki, są wysyłane do zagranicznego podmiotu z Grupy z siedzibą w Niemczech - B. GmbH (dalej: B.). Po zeskanowaniu i wprowadzeniu faktury do systemu, dokumenty w formie papierowej są odsyłane i przechowywane w formie papierowej w biurze lokalnym. Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki przechowywania wybranych rodzajów dokumentów otrzymywanych w formie papierowej oraz zlecanie tego typu zadań, jak i innych czynności księgowych, europejskiemu centrum usług wspólnych Grupy, zewnętrznemu dostawcy W., który jest profesjonalnym dostawcą oprogramowania dla księgowości i finansów, zewnętrznemu dostawcy A. GmbH, który jest podwykonawcą odpowiedzialnym za usługi skanowania i archiwizowania. W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w nieedytowalnym formacie PDF. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających na co dzień z dokumentacji, co z kolei ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

Faktury wystawiane przez polskich i zagranicznych dostawców będą wysyłane na adres w. biura Wnioskodawcy. Następnie otrzymane faktury będą wysyłane bez zbędnej zwłoki przez profesjonalną firmę kurierską na niemiecki adres podany przez A. . Firma kurierska nie będzie uprawniona do wglądu w korespondencję podczas transportu dokumentów do Niemiec. Zadanie firmy kurierskiej ograniczy się wyłącznie do dostarczenia korespondencji z Polski do Niemiec. Transfer dokumentów przez firmę kurierską będzie trwał około 1-2 dni. Zapewniona zostanie możliwość śledzenia transportu dokumentów poprzez unikalny numer, który będzie nadawany każdej przesyłce przez kuriera,

skanowanie faktur zostanie przeprowadzone przez firmę A. , która jest zewnętrznym dostawcą usług skanowania odpowiedzialnym za skanowanie faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej i koordynację procesu skanowania,

faktury będą skanowane partiami w ciągu 24 godzin od ich otrzymania w taki sposób, aby każda zeskanowana faktura została opatrzona unikalnym numerem tzw. „kod Barcode” - na papierowej wersji faktury zostanie naklejona naklejka z kodem Barcode. Zeskanowana faktura nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej. A. zapewni, że nadany unikalny numer będzie kompletny i nieprzerwany,

zeskanowany dokument będzie automatycznie przypisywany do właściwego dedykowanego folderu tzw. „Portfolio PDF” w systemie image Master. Określony folder „Portfolio PDF” będzie mógł być z łatwością śledzony na podstawie konkretnego kodu Barcode przypisanego do zeskanowanego dokumentu. Po utworzeniu folderu „Portfolio PDF” folder ten nie będzie mógł być technicznie usunięty, a każda zmiana będzie śledzona za pomocą danych użytkownika i dat. Skanowanie będzie się odbywało bez zbędnej zwłoki. Może się zdarzyć, że faktury będą skanowane innego dnia niż nastąpiło ich dostarczenie do A. .

zeskanowane faktury będą przechowywane w uporządkowany sposób, umożliwiający ich odnalezienie za pomocą numeru kodu Barcode. Poszczególny kod Barcode będzie także widoczny dla całego „Portfolio PDF”, Ponadto, system archiwizacji będzie współpracował z systemem księgowym (SAP NACOS System), który umożliwi dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe. Za pośrednictwem łącza w systemie NACOS, poszczególne faktury z elektronicznego archiwum będą mogły być wybrane i wyświetlone na ekranie z możliwością późniejszego wydruku,

system archiwizacji umożliwi jednocześnie natychmiastowy elektroniczny dostęp do wszystkich zeskanowanych faktur. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego poprzez nadanie kontrolującym dostępu do systemu rachunkowego i udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej z możliwością jego wydruku elektronicznego archiwum,

system przechowywania zeskanowanych faktur zapewni standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie D. oraz przewidziane przez system księgowy SAP. Dostęp do plików elektronicznych będzie przyznany tylko określonym osobom,

oryginalne papierowe wersje faktur będą odsyłane albo do biura w celu ich przechowywania albo przechowywane przez A. przez umownie ustalony okres, przewidziany przez ustawę o rachunkowości. Po upływie okresu archiwizacji dokumenty papierowe będą niszczone.

Ponadto z wniosku wynika, że Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur w sposób:

umożliwiający dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe,

zapewniający łatwe odszukanie faktur elektronicznych,

zapewniający autentyczność pochodzenia faktur,

zapewniający integralność treści faktur,

zapewniający czytelność faktur,

umożliwiający zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie przez organy.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy Strona może stosować opisany sposób archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących i not księgowych wystawionych dla Wnioskodawcy w formie papierowej oraz zniszczenia dokumentów papierowych po ich zeskanowaniu.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. Przy czym należy wskazać, że podmiot posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski może przechowywać dokumenty poza terytorium kraju wyłącznie w formie elektronicznej, a sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że skoro Wnioskodawca wypełnia warunki przechowywania dokumentów określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług przechowując elektroniczne obrazy faktur, (faktur korygujących) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur (faktur korygujących) spełniający określone wyżej warunki, Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania ww. dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Zatem Wnioskodawca w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur (faktur korygujących) otrzymanych w formie papierowej, będzie uprawniony do ich archiwizacji w formie elektronicznej, w postaci skanów, oraz przechowywania skanów na serwerze zlokalizowanym w innym niż Polska państwie Unii Europejskiej (Niemczech), podczas gdy dokumentacja papierowa będzie niszczona po upływie okresu umownego, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości. Przedstawiony sposób przechowywania faktur, (faktur korygujących) będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o VAT.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii dokumentowania czynności innych niż objętych ustawą o VAT, w szczególności wystawiania i przechowywania innych niż faktura czy faktura korygująca dokumentów potwierdzających dokonanie danej transakcji. Zatem, z uwagi na okoliczność, że wymienione przez Wnioskodawcę w opisie sprawy inne dokumenty nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy o podatku od towarów i usług, jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2016, poz. 718, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy).

Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną” (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin