2017.01.30 - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie - 1462-IPPP1.4512.1016.2016.2.JL

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
1462-IPPP1.4512.1016.2016.2.JL
z 30 stycznia 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 29 listopada 2016 r. (data wpływu 1 grudnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w przedmiocie podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 1 grudnia 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

X Sp. z o.o. (dalej jako: Spółka lub X PL) jest częścią międzynarodowej Grupy X - światowego lidera w zakresie usług, inwestycji i outsourcingu w sektorze nieruchomości komercyjnych.

Spółka oferuje szeroki pakiet usług związanych z nieruchomościami w tym:

usługi finansowo-księgowe dotyczące nieruchomości,
doradztwo strategiczne w zakresie inwestycji i wynajmu,
usługi administrowania i zarządzania danymi dotyczącymi umów najmu,
usługi zarządzania nieruchomościami i projektami.

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że zakupione przez Spółkę towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, Spółce, co do zasady, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących ww. zakupy.

Faktury dokumentujące zakup towarów lub usług, procesowane są przez Spółkę zgodnie z procedurami obiegu i przetwarzania dokumentów, przyjętymi w Grupie X. W tym zakresie, Spółka zasadniczo stosuje dwa odrębne modele obiegu i przetwarzania faktur zakupowych.

Model 1

Model pierwszy zakłada, że faktury dokumentujące zakup towarów lub usług przez Spółkę przesyłane są przez dostawców nie bezpośrednio do Spółki, lecz do firm zewnętrznych, które wprowadzają faktury zakupowe do systemu księgowego Spółki. W ramach modelu pierwszego Spółka wyoutsourcowała bowiem część procesu dotyczącego przetwarzania faktur zakupowych do firm zewnętrznych w celu usprawnienia przesyłania faktur oraz ich wprowadzenia do systemu księgowego. Firmy zewnętrzne działają jako pośrednicy między dostawcami Spółki a Spółką, tj. otrzymują faktury papierowe lub elektroniczne od dostawców Spółki a następnie wprowadzają je do systemu księgowego Spółki. Do czasu wprowadzenia przez daną firmę zewnętrzną faktur zakupowych do systemu księgowego Spółki, Spółka zasadniczo nie ma obiektywnej możliwości zapoznania się z tymi dokumentami.

W ramach modelu pierwszego, obecnie stosowane są przez Spółkę następujące rozwiązania:

Rozwiązanie 1: Dostawcy Spółki przesyłają faktury dokumentujące zakup towarów lub usług przez Spółkę w formacie papierowym na adres skrzynki pocztowej (tzw. PO Box), utworzonej i zarządzanej przez daną firmę zewnętrzną / jej podwykonawców. Zasadniczo skrzynki pocztowe typu PO Box tworzone są poza granicami Polski (np. w Holandii). Spółka zasadniczo nie ma możliwości dostępu do skrzynki pocztowej, na którą wpływają faktury zakupowe, gdyż skrzynka ta jest obsługiwana wyłącznie przez firmę zewnętrzną / jej podwykonawców.

Rozwiązanie 2: Dostawcy Spółki przesyłają faktury dokumentujące zakup towarów lub usług przez Spółkę, w formacie elektronicznym PDF lub TIFF (tj. w formacie uniemożliwiającym modyfikację danych zawartych na fakturze elektronicznej) na adres email skrzynki pocztowej obsługiwanej przez daną firmę zewnętrzną. Elektroniczne skrzynki pocztowe zakładane są, co do zasady, na serwerach zagranicznych. Na chwilę obecną stosowane są przez firmy zewnętrzne dwa rodzaje elektronicznych skrzynek pocztowych:

elektroniczna skrzynka pocztowa utworzona na serwerze zewnętrznym, do którego Spółce nie przysługuje prawo korzystania; administratorem domeny, na której została utworzona elektroniczna skrzynka pocztowa jest podmiot z Grupy X, elektroniczna skrzynka zewnętrzna jest obsługiwana wyłącznie przez firmę zewnętrzną;
elektroniczna skrzynka pocztowa utworzona na serwerze zewnętrznym, do którego Spółce nie przysługuje prawo korzystania; administratorem domeny, na której została utworzona elektroniczna skrzynka pocztowa jest firma zewnętrzna, która jednocześnie obsługuje tę skrzynkę.

W przypadku obu rodzajów elektronicznych skrzynek pocztowych, Spółka zasadniczo nie ma możliwości dostępu do korespondencji elektronicznej (elektronicznych faktur zakupowych) wpływającej do skrzynek, gdyż taki dostęp zasadniczo mają wyłącznie firmy zewnętrzne.

W celu wdrożenia modelu 1 dla obiegu i procesowania faktur zakupowych Spółka wystosowała odrębne listy do dostawców z prośbą o odpowiednio:

przesyłanie elektronicznych faktur w niezabezpieczonym formacie PDF na adres email elektronicznej skrzynki pocztowej, znajdującej się na serwerze, którego administratorem domeny jest (inny niż Spółka) podmiot z Grupy X i zarządzanej przez firmę zewnętrzną: natomiast oryginalnych faktur na adres skrzynki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną;
przesyłanie faktur w formie drukowanej na adres skrzynki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną, natomiast faktur elektronicznych na adres email elektronicznej skrzynki pocztowej znajdującej się na serwerze, którego administratorem domeny jest firma zewnętrzna (która jednocześnie obsługuję tę skrzynkę).

W zależności od stosowanego w ramach modelu 1 rozwiązania, dalszy obieg faktur zakupowych wygląda następująco:

W przypadku przesłania przez dostawcę faktury zakupowej w wersji papierowej na adres skrzynki pocztowej obsługiwanej przez daną firmę zewnętrzną, faktura zakupowa jest skanowana przez firmę zewnętrzną i automatycznie zapisywana w elektronicznym formacie PDF. Stosowane przez firmy zewnętrzne urządzenia i oprogramowanie do skanowania faktur papierowych zapewniają pełną czytelność skanu faktury papierowej.
Firmy zewnętrzne zobowiązane są do regularnego monitorowania wpływu korespondencji na skrzynkę pocztową (co najmniej raz na dzień w dni robocze).

Następnym elementem procesu obiegu faktury zakupowej jest techniczna weryfikacja, tj. firma zewnętrzna, wykorzystując posiadane przez siebie oprogramowanie, sprawdza, czy otrzymany przez nią dokument spełnia techniczne wymogi do wprowadzenia go do systemu księgowego Spółki (w szczególności, czy otrzymany dokument stanowi fakturę czy też inny dokument np. załącznik do faktury; czy został założony w systemie kod dla dostawcy, który przysłał fakturę zakupową).
W przypadku, gdy faktura zakupowa została przesłana w formacie elektronicznym innym niż PDF lub TIFF, co do zasady, jest odsyłana dostawcy z prośbą o zmianę formatu.
W przypadku innych technicznych uchybień (np. stwierdzenia, że otrzymany dokument nie jest fakturą; braku założenia kodu dla dostawcy, który przesłał fakturę zakupową w systemie księgowym), obraz otrzymanego dokumentu jest przekazywany do wglądu Spółce, aby podjęła ona decyzję, czy dokument może zostać wprowadzony do systemu księgowego czy też powinien zostać odesłany do dostawcy.
Po pozytywnej weryfikacji technicznej faktury zakupowej, faktura elektroniczna / skan faktury papierowej (zawierające wszystkie wymagane elementy) przesyłane są przez firmy zewnętrzne do systemu księgowego Spółki.
Zasadniczo dopiero po wpływie faktury elektronicznej i skanu faktury papierowej do systemu księgowego, Spółka ma możliwość wglądu do faktury zakupowej, jej weryfikacji formalnej (tj. sprawdzenia, czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz merytorycznej (tj. sprawdzenia rzetelności danych zawartych na fakturze zakupowej) oraz ujęcia faktury zakupowej w ewidencji zakupu prowadzonej dla celów VAT.

Model 2

Model drugi zakłada, że faktury dokumentujące zakup towarów lub usług przez Spółkę przesyłane są przez dostawców bezpośrednio na adres biura Spółki, lub na adres skrzynki elektronicznej zarządzanej przez Spółkę (obsługiwanej przez pracowników Spółki).

Po otrzymaniu faktury zakupowej w formie papierowej, Spółka skanuje ją i przesyła firmie zewnętrznej. Również faktury w formie elektronicznej otrzymane przez Spółkę przesyłane są do firmy zewnętrznej. Po otrzymaniu skanu faktur papierowych / faktur elektronicznych, firma zewnętrzna wprowadza je do systemu księgowego Spółki.

W przypadku modelu 2, akceptacja faktury pod względem merytorycznym i formalnym zasadniczo odbywa się dopiero po wprowadzeniu skanu faktury papierowej / faktury elektronicznej do systemu księgowego Spółki.

W ramach modelu 2, zdarza się, że niektórzy dostawcy przesyłają faktury zakupowe zarówno w formacie papierowym jak i w formacie elektronicznym (tj. zdarza się, że faktura zakupowa dokumentująca to samo zdarzenie gospodarcze wpływa do biura Spółki w postaci papierowej i jest również otrzymywana przez Spółkę w wersji elektronicznej na adres elektronicznej skrzynki pocztowej Spółki). W związku z tym, w Spółce może dochodzić do następujących sytuacji:

Spółka najpierw otrzymuje fakturę papierową, a następnie fakturę elektroniczną dokumentującą to samo zdarzenie gospodarcze co faktura papierowa;
Spółka najpierw otrzymuje fakturę elektroniczną, a następnie fakturę papierową dokumentującą to samo zdarzenie gospodarcze co faktura elektroniczna.

Archiwizacja faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych następuje w programie księgowym Spółki, w sposób umożliwiający ich bezzwłoczny dostęp i odszukanie. Faktury elektroniczne oraz skany faktur papierowych w formacie uniemożliwiającym ich modyfikację zapisywane są jako załączniki do zapisów księgowych w dzienniku, stanowiącym element ksiąg rachunkowych prowadzonych przez Spółkę. Zapisy w dzienniku w sposób chronologiczny odzwierciedlają przebieg przeprowadzonych przez Spółkę operacji gospodarczych. Serwer, na którym zlokalizowany jest system księgowy wykorzystywany przez Spółkę zlokalizowany jest poza granicami Polski, jednakże w razie kontroli podatkowej (innego postępowania) Spółka jest w stanie zapewnić pełny i natychmiastowy dostęp do faktur zakupowych przechowywanych w wersji elektronicznej.

W odniesieniu do faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej, Spółka planuje wprowadzenie procedury polegającej na niszczeniu faktur zakupowych, po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznych plików PDF w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym. Jednocześnie, Spółka zamierza zaprzestać drukowania i archiwizowania faktur elektronicznych oraz skanów faktur zakupowych oraz ograniczyć się wyłącznie do archiwizowania faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych w systemie księgowym (w formacie PDF lub TIFF, który uniemożliwia modyfikację zawartych w nich danych).

Faktury zakupowe będą przechowywane przez Spółkę w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy planowane postępowanie Spółki w odniesieniu do faktur zakupowych tj. utylizacja papierowych faktur, które zostały zeskanowane i zarchiwizowane w wersji elektronicznej w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym oraz przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych wyłącznie na elektronicznych nośnikach danych, tj. w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym, bez ich drukowania i archiwizowania w formie papierowej będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, planowane postępowanie Spółki w odniesieniu do faktur zakupowych tj. utylizacja papierowych faktur, które zostały zeskanowane i zarchiwizowane w wersji elektronicznej w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym oraz przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych wyłącznie na elektronicznych nośnikach danych, tj. w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym, bez ich drukowania i archiwizowania w formie papierowej, będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zagadnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku został zapewniony dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć odwołują się przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”.

Ponadto Minister Finansów w opublikowanych wyjaśnieniach wskazał, że: „(...) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

Spółka uważa, że planowane przez nią postępowanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych będzie spełniać wymogi w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktur, określone w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Spółka pragnie podkreślić, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała daną fakturę. Spółka bowiem weryfikuje każdorazowo faktury zakupowe pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, nie jest zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Spółki w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Spółka wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Faktury elektroniczne oraz skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści (tj. PDF lub TIFF).

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Spółkę poprzez:

wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur (odpowiednio przez Spółkę lub firmy zewnętrzne),
proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Spółki.

Jednocześnie należy podkreślić, że stosownie do treści art. 112a ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są, co do zasady, obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże - na mocy ust. 3 - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka pragnie podkreślić, że chociaż zamierza przechowywać faktury zakupowe wyłącznie w wersji elektronicznej w systemie księgowym na serwerze zlokalizowanym poza terytorium Polski, to na żądanie organu podatkowego / organu kontroli podatkowej, będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Posiadane przez Spółkę narzędzia umożliwiają bowiem natychmiastowe odnalezienie faktury, otworzenie jej w systemie oraz wydrukowanie.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki, przechowywanie skanów faktur papierowych oraz faktur elektronicznych wyłącznie na elektronicznych nośnikach danych, tj. w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym, będzie spełniało wymogi z art. 112a ustawy o VAT. W konsekwencji Spółka nie będzie zobowiązana ani do przechowywania papierowych oryginałów faktur zakupowych ani wydruków faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych (tak jak to robiła do tej pory).

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych, które - w wydawanych na gruncie analogicznych stanów faktycznych interpretacjach podatkowych - konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również dopuszczalne jest przechowywanie faktur elektronicznych wyłącznie na elektronicznych nośnikach danych (tj. bez archiwizowania wydruków faktur elektronicznych). Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe:

interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ);
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 stycznia 2013 r. (sygn.ILPP4/443-504/12-2/EWW),

interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 września 2014 r., (sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zasadniczo stosuje dwa odrębne modele obiegu i przetwarzania faktur zakupowych. Model pierwszy zakłada, że faktury dokumentujące zakup towarów lub usług przez Spółkę przesyłane są przez dostawców nie bezpośrednio do Spółki, lecz do firm zewnętrznych, które wprowadzają faktury zakupowe do systemu księgowego Spółki. W ramach modelu pierwszego Spółka wyoutsourcowała bowiem część procesu dotyczącego przetwarzania faktur zakupowych do firm zewnętrznych w celu usprawnienia przesyłania faktur oraz ich wprowadzenia do systemu księgowego. Firmy zewnętrzne działają jako pośrednicy między dostawcami Spółki a Spółką, tj. otrzymują faktury papierowe lub elektroniczne od dostawców Spółki a następnie wprowadzają je do systemu księgowego Spółki.

Na ogół Spółka informuje wszystkich dostawców o możliwości przesyłania faktur w drodze elektronicznej poprzez wysyłanie im listów biznesowych zawierających dane do przesyłania faktur elektronicznych. Po otrzymaniu faktury zakupowej w formie papierowej, Spółka skanuje ją i przesyła firmie zewnętrznej. Również faktury w formie elektronicznej otrzymane przez Spółkę przesyłane są do firmy zewnętrznej. Po otrzymaniu skanu faktur papierowych / faktur elektronicznych, firma zewnętrzna wprowadza je do systemu księgowego Spółki. W przypadku modelu 2, akceptacja faktury pod względem merytorycznym i formalnym zasadniczo odbywa się dopiero po wprowadzeniu skanu faktury papierowej / faktury elektronicznej do systemu księgowego Spółki.

Na chwilę obecną Spółka przechowuje oryginały faktur papierowych zarówno tych, które wpłynęły na adres Spółki, jak i tych, które zostały wysłane przez dostawców na adres skrzynek pocztowych obsługiwanych przez firmy zewnętrzne. Ponadto, Spółka, co do zasady, drukuje oraz przechowuje wydruki faktur elektronicznych oraz wydruki skanów faktur papierowych. Archiwizacja faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych następuje w programie księgowym Spółki, w sposób umożliwiający ich bezzwłoczny dostęp i odszukanie. Faktury elektroniczne oraz skany faktur papierowych w formacie uniemożliwiającym ich modyfikację zapisywane są jako załączniki do zapisów księgowych w dzienniku, stanowiącym element ksiąg rachunkowych prowadzonych przez Spółkę. Zapisy w dzienniku w sposób chronologiczny odzwierciedlają przebieg przeprowadzonych przez Spółkę operacji gospodarczych. Serwer, na którym zlokalizowany jest system księgowy wykorzystywany przez Spółkę zlokalizowany jest poza granicami Polski, jednakże w razie kontroli podatkowej (innego postępowania) Spółka jest w stanie zapewnić pełny i natychmiastowy dostęp do faktur zakupowych przechowywanych w wersji elektronicznej.

Spółka ma wątpliwości, czy przedstawiony we wniosku sposób postępowania w odniesieniu do faktur zakupowych tj. utylizacja papierowych faktur, które zostały zeskanowane i zarchiwizowane w wersji elektronicznej w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym oraz przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych wyłącznie na elektronicznych nośnikach danych, tj. w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym, bez ich drukowania i archiwizowania w formie papierowej będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Jak wynika z cyt. przepisów ustawy, regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wskazała Spółka, planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała daną fakturę, Spółka bowiem weryfikuje każdorazowo faktury zakupowe pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym. Nie jest zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych pochodzących od nieznanych dostawców.

Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Spółki w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Spółka wskazała również, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Faktury elektroniczne oraz skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści (tj. PDF lub TIFF).

Natomiast czytelność faktury zostanie zapewniona przez Spółkę poprzez:

wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur (odpowiednio przez Spółkę lub firmy zewnętrzne),
proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Spółki.

Spółka wskazała również, że na żądanie organu podatkowego / organu kontroli podatkowej, będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Posiadane przez Spółkę narzędzia umożliwiają bowiem natychmiastowe odnalezienie faktury, otworzenie jej w systemie oraz wydrukowanie.

Mając na uwadze powyższe okoliczności należy stwierdzić, że planowane przechowywanie skanów faktur papierowych oraz faktur elektronicznych wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie księgowym Spółki zlokalizowanym na serwerze zagranicznym, o ile będzie ono się odbywało w podziale na okresy rozliczeniowe, będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa ( art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz.U z 2016 r. poz. 718). Skargę do WSA wnosi się w dwóch egzemplarzach ( art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcie naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydana w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną ( art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin