Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi
1061-IPTPB3.4511.880.2016.2.MS
z 16 lutego 2017 r.
Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 listopada 2016 r. (data wpływu 21 listopada 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 11 stycznia 2017 r. (data wpływu 12 stycznia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ryczałtów stanowiących zwrot wydatków za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – jest nieprawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 21 listopada 2016 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ryczałtów stanowiących zwrot wydatków za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w związku z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015, poz. 643), pismem z dnia 28 grudnia 2016 r., nr 1061-IPTPB3.4511.880.2016.1.MS (doręczonym w dniu 5 stycznia 2017 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.
W odpowiedzi na ww. wezwanie dnia 11 stycznia 2017 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku przesłane za pośrednictwem platformy ePUAP).
We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:
Urząd Gminy …. zobowiązuje się do zwrotu kosztów za wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych pracownikom, z którymi zostały podpisane umowy na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych. Na podstawie tych umów Urząd Gminy zobowiązuje się do zwrotu kosztów w formie ryczałtu, zgodnie z limitem kilometrów. Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracowników oświadczenia za dany miesiąc. Obowiązek zwrotu kosztów wynika z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) lecz nie wynika z ustaw. Ustawa o pracownikach samorządowych nie przewiduje uregulowań w tym zakresie. Dotychczas wypłacane przez Urząd Gminy ryczałty opodatkowane były 18% podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
W piśmie z dnia 11 stycznia 2017 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku, Wnioskodawca wskazał, że zatrudnia On pracowników na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Jako miejsce pracy wskazany jest Urząd Gminy ….w miejscowości …., przy ul ….. Specyfika pracy, związana z rozmieszczeniem jednostek organizacyjnych gminy w różnych miejscowościach, poza miejscem wykonywania pracy, rozproszeniem prowadzonych przez gminę jako inwestora inwestycji oraz rozproszenie w różnych miejscowościach na terenie gminy infrastruktury komunalnej, powoduje konieczność odbywania przez pracowników podróży służbowych, na polecenie pracodawcy, poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Powyższe wymaga również konieczności wyjazdów na posiedzenia rady gminy, zebrania wiejskie, czy zebrania wspólnot mieszkaniowych. Wyjazdy poza miejscowość …., na polecenie pracodawcy, w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi, należy zakwalifikować jako podróże służbowe, w rozumieniu art. 77(5) Kodeksu pracy. Do podróży służbowych pracownicy wykorzystują samochody prywatne. W tym celu zostały zawarte umowy, w których ustalony został miesięczny limit kilometrów na 300 km w jazdach lokalnych obejmujących teren Gminy …. Pracodawca zobowiązał się do pokrywania kosztów używania samochodu jako miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości wynikającej z przemnożenia limitu jak wyżej, przez stawkę za 1 km przebiegu pojazdu określoną w § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Wysokość ryczałtu w danym miesiącu jest określana na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. Kwota ryczałtu, zgodnie z zapisami umowy jest pomniejszana o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Przepisami ww. rozporządzenia pracodawca posługuje się posiłkowo. Pracownicy nie sporządzają ewidencji przebiegu pojazdów stanowiących ich własność. Powyższy wniosek dotyczy roku 2016 oraz lat przyszłych.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku):
W związku z opisanym we wniosku stanem faktycznym, Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, wnosi o dokonanie wykładni przepisów prawa podatkowego i odpowiedź na pytanie, czy na podstawie art. 9 ust. 1 w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wypłata ryczałtów stanowiących zwrot wydatków za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – odbywania podróży służbowych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych.
Zdaniem Wnioskodawcy (po uzupełnieniu), Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wypłata pracownikowi, dla którego jako miejsce pracy został wskazany Urząd Gminy …., ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do wyjazdów służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowość …., nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wyjazdy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, wskazana w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy, w celu wykonania zadań służbowych, na polecenie pracodawcy, są w rozumieniu art. 77 (5) Kodeksu pracy podróżami służbowymi i jako takie, na podstawie art. 9 ust. 1 w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 2032, z późn. zm.), jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione z podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów.
Wyszczególnienia źródeł przychodów osiągniętych przez osoby fizyczne ustawodawca dokonał w art. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne – to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).
Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b (art. 12 ust. 3 ww. ustawy).
Stosownie do postanowień art. 12 ust. 1 powołanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stosownie do treści art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.
Treść powyższego przepisu zobowiązuje płatnika do obliczania i poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, od osób, które uzyskują od płatnika przychody ze stosunku pracy, w tym m.in. z nieodpłatnych świadczeń.
Jak wynika z wniosku, Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Jako miejsce pracy wskazany jest Urząd Gminy w miejscowości ….. Zatem, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że wyjazdy poza miejscowość …., na polecenie pracodawcy, w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi, należy zakwalifikować jako podróże służbowe, w rozumieniu art. 77(5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r., poz. 1666, z późn. zm.).
W myśl art. 775 § 2 Kodeksu pracy, Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem,
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Przedmiotowe zwolnienie od podatku obejmuje zatem diety i inne należności otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
Jednakże, podstawowym warunkiem zwolnienia od opodatkowania ww. świadczeń – o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – jest niewątpliwie odbycie przez pracownika podróży służbowej.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji ,,podróży służbowej”, pojęcie to zostało zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy.
Zgodnie z tą regulacją, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Stosownie do § 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jak wynika z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
W takim przypadku, stosownie do § 3 ust. 4 tego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265, z późn. zm.).
Reasumując stwierdzić należy, że jeżeli pracownik przebywał w podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) Kodeksu pracy, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pracownikowi przysługuje z tytułu korzystania z prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych zwrot kosztów przejazdu na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki, czyli w wysokości wynikającej z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka, o której mowa powyżej wynika z § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
Zatem, koszty przejazdu zwrócone pracownikowi, który za zgodą pracodawcy odbył podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, są wolne od podatku dochodowego na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Jeżeli jednak pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
W związku z powołanymi przepisami, wypłacana przez Wnioskodawcę pracownikowi kwota stanowiąca zwrot wydatków z tytułu używania samochodu prywatnego do wyjazdów służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, wskazana w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy, w celu wykonywania zadań służbowych, nie korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ jak wskazał Wnioskodawca jej wysokość nie wynika z rzeczywiście poniesionych wydatków w związku z podróżą służbową w wysokości stanowiącej iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę zgodnie z wyżej wymienionymi przepisami, a jest wypłacany ryczałtowo, niezależnie od ilości przejechanych kilometrów.
Tym samym, wypłata ryczałtów (jak określił Wnioskodawca), pracownikowi stanowiących zwrot wydatków za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w związku z odbywaniem podróży służbowej poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który winien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. Zatem, na Wnioskodawcy z tytułu dokonywania ww. świadczeń, będą ciążyć obowiązki płatnika o których mowa w art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego nie dotyczy lat przyszłych, ponieważ Wnioskodawca we wniosku zaznaczył tylko stan faktyczny i wniósł opłatę w kwocie 40 zł odpowiadającej jednemu stanowi faktycznemu.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego …., po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Administracji Skarbowej w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.
doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.