Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy
ITPB1/4511-436/15-3/WM
z 2 czerwca 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 poz. 613) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 2 marca 2015 r. (data wpływu 9 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych paragonami i wydrukami komputerowymi potwierdzającymi dokonanie zapłaty – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 marca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych paragonami i wydrukami komputerowymi potwierdzającymi dokonanie zapłaty.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Firma Wnioskodawczyni, której podstawowym zakresem są usługi transportowe oddelegowuje swoich pracowników w zagraniczne podróże służbowe. Miejscami docelowymi podróży służbowych są kraje należące do Unii Europejskiej, jak również kraje spoza Unii Europejskiej. Przedsiębiorstwo Wnioskodawczyni nie posiada w żadnym z krajów docelowych stałego miejsca prowadzenia działalności. Pracownicy, po odbyciu podróży służbowych przedstawiają pracodawcy rozliczenie poniesionych wydatków.

Wśród wydatków znajdują się m.in.:

1. opłaty drogowe zakupione poza granicami Polski udokumentowane paragonami,
2. usługi telefoniczne zakupione poza granicami Polski, które są udokumentowane paragonami lub fakturami zagranicznymi,
3. usługi parkingowe poza granicami Polski udokumentowane fakturami lub paragonami,
4. zakup paliwa poza granicami Polski, udokumentowany paragonami,
5. usługi parkingowe w Polsce udokumentowane paragonami fiskalnymi,
6. opłaty za przejazd autostradą w Polsce udokumentowane paragonami fiskalnymi,
7. awizacja granicy (zajęcie kolejki na granicy) wydruk komputerowy potwierdzający dokonanie zapłaty.

Na podstawie przedkładanych przez pracowników rozliczeń wyjazdów służbowych, Wnioskodawczyni dokonuje zwrotu wydatkowanych przez nich kwot. Kwota wydatków udokumentowanych paragonami zawiera podatek VAT (poza pewnymi wyjątkami, np. paragon dokumentujący zakup opłaty drogowej nie zawiera podatku VAT). Wydatki udokumentowane paragonami nie zawierają danych nabywcy. Na paragonie fiskalnym zostaje opisany charakter wydatków, zostaje uzupełniony o dane nabywcy, potwierdzone jest także sprawdzenie pod kątem formalnym i rachunkowym oraz przeliczenie na zagranicznych dokumentach waluty obcej na krajową.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania, oznaczone we wniosku numerami 1 i 2.

1. Czy w przypadku usług wymienionych w pkt 1- 6 opisu stanu faktycznego, Wnioskodawczyni ma prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na podstawie paragonu?
2. Czy w przypadku usług wymienionych w pkt 7 opisu stanu faktycznego, Wnioskodawczyni ma prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na podstawie wydruku komputerowego potwierdzającego dokonanie zapłaty?

Zdaniem Wnioskodawcy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...). Zgodnie z tym uregulowaniem, Wnioskodawczyni ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, jeśli mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Przedsiębiorstwo Wnioskodawczyni jest firmą zajmującą się usługami transportowymi, więc wszystkie koszty wymienione w pkt 1-7 opisu stanu faktycznego zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych - w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości - są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi".

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Paragony potwierdzające zakup ww. usług nie zawierają wszystkich tych danych. Sporządza się zestawienie paragonów potwierdzających poniesione koszty. Zestawienie zawiera uzupełniające dane, których nie ma na paragonach, a są wymagane ustawą o rachunkowości.

W przypadku usług wymienionych w pkt 1-6 opisu stanu faktycznego, zdaniem Wnioskodawcy ma on prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychów poniesionych wydatków na podstawie paragonu, ponieważ mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W przypadku usług wymienionych w pkt 7 opisu stanu faktycznego, zdaniem Wnioskodawcy ma on prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychów poniesionego wydatku na podstawie wydruku komputerowego potwierdzającego dokonanie zapłaty, ponieważ ma on związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i ma wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów oparta jest więc na swoistej klauzuli generalnej, zgodnie z którą podatnik ma możliwość odliczania wszelkich kosztów, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu. Jednakże na podatniku spoczywa nie tylko obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą, wykazania że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów ale także obowiązek właściwego ich udokumentowania.

Z opisu stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych oddelegowuje swoich pracowników w zagraniczne podróże służbowe. Miejscami docelowymi podróży służbowych są kraje należące do Unii Europejskiej, jak również kraje spoza Unii Europejskiej. Przedsiębiorstwo Wnioskodawczyni nie posiada w żadnym z krajów docelowych stałego miejsca prowadzenia działalności. Pracownicy, po odbyciu podróży służbowych przedstawiają pracodawcy rozliczenie poniesionych wydatków.

Wśród wydatków znajdują się m.in.:

1. opłaty drogowe zakupione poza granicami Polski udokumentowane paragonami,
2. usługi telefoniczne zakupione poza granicami Polski, które są udokumentowane paragonami lub fakturami zagranicznymi,
3. usługi parkingowe poza granicami Polski udokumentowane fakturami lub paragonami,
4. zakup paliwa poza granicami Polski, udokumentowany paragonami,
5. usługi parkingowe w Polsce udokumentowane paragonami fiskalnymi,
6. opłaty za przejazd autostradą w Polsce udokumentowane paragonami fiskalnymi,
7. awizacja granicy (zajęcie kolejki na granicy) wydruk komputerowy potwierdzający dokonanie zapłaty.

Wydatki udokumentowane paragonami nie zawierają danych nabywcy. Na paragonie fiskalnym zostaje opisany charakter wydatków, zostaje uzupełniony o dane nabywcy, potwierdzone jest także sprawdzenie pod kątem formalnym i rachunkowym oraz przeliczenie na zagranicznych dokumentach waluty obcej na krajową.

W ocenie tut. organu, przedmiotowe wydatki, co do zasady mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane.

W myśl art. 24 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, u podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg, zmniejszony o dochody wolne od podatku i zwiększony o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zaliczone uprzednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Przepis art. 20 ust. 1 tej ustawy stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 wskazanej ustawy).

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto, w szczególnym przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 tej ustawy).

Dowód księgowy – zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy o rachunkowości – powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a tej ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1. w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2. w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (art. 21 ust. 3 tej ustawy).

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie wydatku, Wnioskodawczyni ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody potwierdzające opisane przez Wnioskodawczynię wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, iż wydatki poniesione przez pracowników Wnioskodawczyni w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą, w tym w czasie podróży służbowych krajowych i zagranicznych, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości – mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawczynię, na podstawie art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

Stanowisko Wnioskodawczyni należy zatem uznać za prawidłowe.

Jednocześnie nadmienia się, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z Ordynacja podatkowa, który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 126, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165 § 3b, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV.

W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku, Wnioskodawczyni wnosi m.in. o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez jej pracowników w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą, w tym w czasie podróży służbowych krajowych i zagranicznych udokumentowanych w sposób określony w przedstawionym opisie sprawy. Pytanie Wnioskodawczyni dotyczy zatem m.in. potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wskazano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany ani uprawniony.

Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź tut. organu na pytania Wnioskodawczyni o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy Ordynacja podatkowa, a także ustawy o rachunkowości.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku ul. H. Sienkiewicza 84, 15-950 Białystok, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.