Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
IBPB-2-2/4511-524/15/MM
z 16 listopada 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z 19 sierpnia 2015 r. (data otrzymania 24 sierpnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania przyznanych pracownikom diet oraz innych należności w związku z odbywanymi przez nich podróżami służbowymi–jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 sierpnia 2015 r. otrzymano ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania przyznanych pracownikom diet oraz innych należności w związku z odbywanymi przez nich podróżami służbowymi.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca – spółka z o.o. Oddział w M. z siedzibą w M. (dalej „Pracodawca” lub „Wnioskodawca”) jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w branży motoryzacyjnej.

Wnioskodawca zatrudnia m.in. pracowników, których obowiązki wiążą się z koniecznością odbywania przez nich podróży służbowych. Polecenia wyjazdów służbowych Wnioskodawca wydaje zarówno pracownikom wyższego szczebla – zajmującym stanowiska menedżerskie, jak również pracownikom operacyjnym zajmującym stanowiska niezwiązane z funkcjami kierowniczymi u Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 31 ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) Wnioskodawca jest płatnikiem zobowiązanym do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy m.in. od osób, które uzyskują od Wnioskodawcy przychody ze stosunku pracy.

Wnioskodawca, w celu poprawy efektywności przepływu dokumentacji w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej Pracodawcy oraz w celu usprawnienia zasad archiwizowania dokumentacji podróży służbowych pracowników planuje unowocześnienie dotychczasowego systemu dokumentowania wyjazdów służbowych pracowników Wnioskodawcy poprzez wykorzystanie systemu informatycznego.

W tym celu Wnioskodawca zamierza wdrożyć i korzystać z powszechnie dostępnego dla pracodawców systemu informatycznego C., przeznaczonego m.in. do ewidencjonowania i dokumentowania podróży służbowych pracowników. Funkcjonowanie systemu informatycznego C. za pomocą automatycznego łącza jest bezpośrednio powiązane z systemem S. i stanowi powszechnie używane narzędzie, w szczególności przez dużych przedsiębiorców zatrudniających dużą liczbę pracowników. Pracownicy Wnioskodawcy korzystają z systemu informatycznego C. na podstawie odrębnej licencji.

Dostęp do systemu C. będą mieli z poziomu swoich komputerów w ramach wewnętrznej sieci internetowej Pracodawcy wszyscy pracownicy, odbywający podróże służbowe i ich przełożeni. Wszelkie dokumenty będą generowane, zatwierdzane i przesyłane pomiędzy pracownikami i jednostkami organizacyjnymi pracodawcy w formie elektronicznej (w formie plików informatycznych).

Wnioskodawca zamierza wprowadzić system C. we wszystkich wewnętrznych jednostkach organizacyjnych Pracodawcy.

Celem wprowadzenia systemu C. jest w szczególności uporządkowanie zasad dokumentowania polecania i odbywania podróży służbowych przez pracowników Wnioskodawcy dla celów podatkowych, rozliczeniowych i porządkowych, co jest niezbędne z uwagi na znaczną liczbę zatrudnionych przez Wnioskodawcę pracowników.

Rezygnacja z papierowej formy druku polecenia wyjazdu służbowego wynika z konieczności podnoszenia standardów obiegu dokumentów u Pracodawcy oraz zamiaru archiwizowania dokumentacji podróży służbowej w jednym miejscu, w sposób ułatwiający odtworzenie dotychczas wygenerowanych dokumentów.

W celu wykonania przez pracownika zadania służbowego poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem wykonywania pracy przez pracownika będzie wydawał pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego. Będzie to podróż służbowa zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy, tj.:

1. podróż odbywać się będzie w celu wykonania przez pracownika zadania służbowego,
2. podróż odbywać się będzie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika,
3. podróż odbywać się będzie na polecenie pracodawcy.
   
   

W związku z wprowadzeniem informatycznego systemu C. Pracodawca zrezygnuje z dokumentowania polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej. Całość dokumentacji związanej z odbywaniem podróży służbowej przetwarzana będzie w formie elektronicznej w informatycznym systemie obiegu dokumentów.

Pracownik, który odbył podróż służbową, po jej zakończeniu zobowiązany będzie do wygenerowania w ramach systemu C. dokumentu potwierdzającego wszystkie warunki odbytej podróży służbowej (dalej „Dokument podróży służbowej”).

W Dokumencie podróży służbowej znajdować się będą m.in. informacje wynikające z wydanego przez Pracodawcę polecenia wykonania podróży służbowej, w szczególności: zdefiniowany cel podróży służbowej (zadanie służbowe), do którego zobowiązany był pracownik, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, terminy odbywania podróży służbowej.

Sporządzony w powyższy sposób w formie elektronicznej Dokument podróży służbowej będzie zarazem stanowił udokumentowanie warunków wydanego przez Wnioskodawcę polecenia wyjazdu służbowego.

Technicznie system informatyczny umożliwiać będzie ponadto załączenie do generowanego przez pracownika Dokumentu podróży służbowej elektronicznych obrazów (skanów) dokumentów potwierdzających poniesione przez pracownika koszty podróży służbowej (skany rachunków, faktur VAT), zgodnie z wymogami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; dalej „Rozporządzenie”).

Wygenerowanie przez pracownika Dokumentu podróży służbowej będzie miało jedynie charakter techniczny i będzie stanowiło dokładne odtworzenie warunków polecenia służbowego wydanego przez Pracodawcę. Wnioskodawca nie będzie wypełniał elektronicznego formularza Dokumentu podróży służbowej generowanego w systemie C. – obowiązek ten będzie delegowany na pracownika, który odbywa podróż służbową, wyłącznie z przyczyn organizacyjnych.

Merytoryczna akceptacja całości wygenerowanego przez pracownika Dokumentu podróży służbowej i załączonych do niego dokumentów potwierdzających poniesione przez pracownika koszty podróży, w szczególności weryfikacja, czy pracownik prawidłowo wprowadził do systemu informatycznego dane podróży służbowej wynikające z wydanego pracownikowi polecenia podróży służbowej, należeć będzie wyłącznie do kompetencji Wnioskodawcy. Potwierdzenie to będzie odbywało się przez zatwierdzenie Dokumentu podróży służbowej wyrażone w formie elektronicznej w systemie C. przez przełożonego pracownika, który odbył podróż służbową.

Zasady dokumentowania i rozliczania przez pracownika z Pracodawcą podróży służbowych i ich kosztów będą uregulowane w wewnętrznej procedurze dotyczącej podróży służbowej podanej do wiadomości pracowników i obowiązującej u Pracodawcy. Zgodnie z tą procedurą:

• pracownicy będą zobowiązani do sporządzania dokumentacji podróży służbowej zgodnie z procedurami opisanymi powyżej,
• a akceptacja Dokumentu podróży służbowej przez przełożonego pracownika w systemie informatycznym będzie stanowiła udokumentowanie wydanego wcześniej przed podróżą służbową pracownika polecenia jej odbycia.
  
  

W związku z powyższym zdarzeniem zadano następujące pytanie.

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym diety i inne należności (o których mowa w art. 21 ust 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) przyznane pracownikowi przez pracodawcę korzystają ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust 1 pkt 16 lit a) ww. ustawy, a tym samym Wnioskodawca jako płatnik nie jest zobowiązany przy obliczaniu i pobieraniu zaliczek na podatek dochodowy pracowników uwzględniać w podstawie opodatkowania przychodów z tytułu otrzymania tych diet i należności?

Zdaniem Wnioskodawcy, z przepisów prawa podatkowego nie wynika definicja podróży służbowej. Definicja podróży służbowej została natomiast określona w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 361 ze zm.).

Jednocześnie, zgodnie z przyjętym w orzecznictwie sądów administracyjnych poglądem rozumienie terminu „podróż służbowa”, określonego w art. 21 ust 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest tożsame z definicją podróży służbowej wynikającej z kodeksu pracy.

Powyższe argumentuje okoliczność niestworzenia przez ustawodawcę na potrzeby prawa podatkowego autonomicznej definicji „podróży służbowej”, tym samym organ podatkowy kierując się zasadą jednolitości stosowania prawa ma dostateczne podstawy, by odwołać się do systemu prawa i posłużyć się pojęciem „podróży służbowej” funkcjonującym w sferze stosunków regulowanych prawem pracy.

W związku z powyższym, do rozstrzygnięcia, czy dana podróż pracownika ma charakter podróży służbowej, a tym samym otrzymane przez pracownika od pracodawcy w związku z nią świadczenia korzystają ze zwolnienia przewidzianego w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, w ocenie Wnioskodawcy należy korzystać z przepisów wynikających z prawa pracy, które znajdują w tym przypadku bezpośrednie zastosowanie.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy – pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Warunkiem uznania, że dany wyjazd pracownika stanowi podróż służbową w rozumieniu przepisów prawa pracy, jest zaistnienie łącznie trzech okoliczności, które są niezbędne, a zarazem wystarczające do zakwalifikowania wyjazdu jako podróży służbowej pracownika.

Powyższe potwierdzone zostało przez Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (sygn. akt I PK 208/07), który wskazał, że: „Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana: 1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, 2) na polecenie pracodawcy, 3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy wystąpić muszą łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy jako podróży służbowej.”

Jednocześnie, zgodnie z § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167) – pracownik zobowiązany jest do dokonania rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku zastąpienia przez Wnioskodawcę dotychczasowego modelu dokumentowania i rozliczania podróży służbowych na model opisany w niniejszym wniosku, nowy zinformatyzowany proces:

• w żadnym stopniu nie wpłynie na określanie miejsca docelowego podróży służbowej pracownika – nadal warunkiem uznania, że wyjazd pracownika spełnia wymogi podróży służbowej jest odbycie podróży poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika,
• nie wpłynie ponadto na zasady określania przez Pracodawcę zadania, które pracownik zobowiązany jest wykonać w ramach wyjazdu służbowego – po wdrożeniu systemu C. nadal celem podróży służbowej będzie realizacja przez pracownika określonego przez Pracodawcę zadania służbowego, mieszczącego się w kompleksie obowiązków pracownika, o nietypowym charakterze,
• jednocześnie podróż służbowa będzie skutkiem wydanego przez Pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego, przy czym Wnioskodawca zrezygnuje z pisemnej (papierowej) formy dokumentowania polecenia wyjazdu służbowego na rzecz udokumentowania go w formie elektronicznego Dokumentu podróży służbowej generowanego przez pracownika w systemie informatycznym stanowiącego m.in. udokumentowanie warunków i okoliczności polecenia wyjazdu służbowego, następnie podlegającego akceptacji przez przełożonego pracownika.
  
  

W ocenie Wnioskodawcy skoro przepisy prawa pracy ani przepisy prawa podatkowego nie wskazują konkretnych wymogów w zakresie formy oraz treści polecenia wyjazdu służbowego, w szczególności nie wprowadzają wymogu zachowania formy pisemnej, wprowadzenie przez Wnioskodawcę procedury zakładającej wydawanie polecenia podróży służbowej w dowolnej formie i prowadzenie dokumentacji podróży służbowej w formie elektronicznej, nie będzie stanowiło negatywnej przesłanki uznania wyjazdu pracownika za podróż służbową.

Obowiązek zachowania konkretnej formy polecenia wyjazdu służbowego nie wynika ani z Kodeksu pracy, ani z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, ani z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wnioskodawca podkreśla, że przepisy prawa pracy nie warunkują uznania wyjazdu pracownika za podróż służbową od zachowania pisemnej formy polecenia podróży służbowej (forma pisemna nie została zastrzeżona ani pod rygorem nieważności, ani do celów dowodowych). W braku regulacji zawartych w przepisach prawa pracy, na podstawie art. 300 Kodeksu pracy zastosowanie znajduje art. 60 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że – z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Jednocześnie brak zastrzeżenia obowiązku zachowania formy pisemnej w ocenie Wnioskodawcy oznacza, że polecenie wyjazdu służbowego może zostać wydane w dowolnej formie (w tym w formie ustnej) i następnie udokumentowane w formie elektronicznej. Jednocześnie sama techniczna czynność wygenerowania dokumentu może zostać wykonana przez pracownika, co nie wpływa na jednostronny i władczy charakter wydanego przez Pracodawcę polecenia służbowego.

Tym samym udzielenie polecenia podróży służbowej pracownikowi w dowolnej formie, a następnie sporządzanie dokumentacji podróży służbowej przy wykorzystaniu systemu informatycznego, który umożliwia szybką weryfikację oraz uporządkowaną archiwizację wszystkich dokumentów i całości warunków związanych z odbyciem podróży służbowej, nie stoi w sprzeczności z wymogami warunkującymi uznanie wyjazdu pracownika za podróż służbową.

W związku z tym, w zdarzeniu przyszłym opisanym we wniosku, zdaniem Wnioskodawcy diety i inne należności (o których mowa w art. 21 ust 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) przyznane pracownikowi przez pracodawcę korzystają ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust 1 pkt 16 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Wnioskodawca jako płatnik nie jest zobowiązany przy obliczaniu i pobieraniu zaliczek na podatek dochodowy pracowników uwzględniać w podstawie opodatkowania przychodów z tytułu otrzymania tych diet i należności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej interpretacja indywidualna zawiera ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie.

Stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej – odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie – w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.