Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPB1/415-1256/14-2/AM
z 9 lutego 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2014 r. (data wpływu 10 listopada 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 listopada 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku zostało przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Księgowość jest prowadzona w oparciu o księgę przychodów i rozchodów. Zgłoszona i wykonywana działalność Wnioskodawcy to: działalność związana z oprogramowaniem, w dużej mierze dotyczy ona systemów CRM (Customer Relationship Management). Działalność jest zarejestrowana na terenie miasta, jednak zależnie od kontraktu Wnioskodawca pracę może wykonywać:

• z miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (siedziby firmy), która znajduje się w również w jego domu (miejscu jego zamieszkania),
  
• z miejsca wyznaczonego przez Klienta, np.:.
  • na terenie W.,
    
  • na terenie Polski z wyłączeniem W. i okolic, co prowadzi do konieczności wyjazdu w delegację,
• poza granicami kraju.
  
  
  

Pomiędzy projektami (kontraktami), czyli między zakończeniem jednego projektu oraz rozpoczęciem kolejnego projektu dla innego lub tego samego Klienta Wnioskodawca może i planuje mieć przerwy w wykonywaniu usług polegających na przygotowaniu systemów (przy czym cały czas jego działalność - działalność firmy - nie będzie zawieszana). Czas ten Wnioskodawca zamierza wykorzystać na:

• doszkalanie się,
  
• poszukiwaniu kolejnych kontraktów,
  
• przygotowywanie się do następnego kontraktu,
  
• zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania, wyposażenie biura etc.
  
  

A priori Wnioskodawca nie jest w stanie stwierdzić jakie kontrakty będzie miał w danym roku podatkowym, a także kolejnych. Nie jest w stanie przewidzieć, który ze scenariuszy okaże się prawdziwy:

• wszystkie kontrakty w danym roku podatkowym mogą być realizowane w jego biurze,
  
• wszystkie kontrakty w danym roku podatkowym mogą być realizowane na miejscu u klienta znajdującego się w W.,
  
• wszystkie kontrakty w danym roku podatkowym mogą być realizowane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, ale poza W.,
  
• wszystkie kontrakty w danym roku podatkowym mogą być realizowane poza granicami kraju,
  
• istnieje możliwość, iż cześć kontraktów Wnioskodawca będzie realizował w W., a cześć poza granicami kraju,
  
• istnieje możliwość, iż część kontraktów Wnioskodawca będzie realizował w W., część w innym mieście na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, a część poza granicami kraju.
  
  

Na dzień dzisiejszy Wnioskodawca nie jest w stanie stwierdzić gdzie będą realizowane kontrakty, gdyż każdorazowo poszukuje nowego projektu po zakończonym wcześniej projekcie i w ramach istniejącego wówczas zapotrzebowania na usługi Wnioskodawca stara się o otrzymanie zlecenia od konkretnego Klienta, u którego takie zapotrzebowanie występuje. Wnioskodawca nie jest w stanie przewidzieć z tak dużym wyprzedzeniem, gdzie i kiedy będzie zapotrzebowanie na jego wiedzę i doświadczenie, a także który kontrahent i w jakiej lokalizacji będzie posiadał potrzebę wykonania na jego rzecz usług.

Samochód osobowy marki Audi A4 z roku 1999 będący własnością Wnioskodawcy (jako osoby fizycznej), został wprowadzony do majątku firmy i stanowi jej własność. W celu ograniczenia kosztów użytkowania planuje zainstalować instalację gazowa. Jeśli Wnioskodawca ma kontrakt na terenie miasta W., lub znajduje się między jednym, a drugim kontraktem samochód jest wykorzystywany przez niego w celach związanych z jego działalnością gospodarczą (np. dojazd do potencjalnego klienta, dojazd na szkolenie, zawiezienie komputera do serwisu etc.) Podczas kontraktu poza granicami kraju samochód pozostał w Polsce, i w przyszłości również będzie pozostawiany.

Siedziba firmy znajduję się w domu Wnioskodawcy. W związku z koniecznością użytkowania części powierzchni mieszkalnej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zostanie zaadaptowany jeden pokój z mieszkania będącego jego własnością, mieszczącego się w W. przy ulicy B., na cele związane z prowadzeniem jego działalności. Prawo własności mieszkania jest potwierdzone aktem notarialnym Repertorium. Podczas ostatniego kontraktu usługi Wnioskodawca świadczył z siedziby Klienta (poza granicami Rzeczypospolitej Polski).

W przyszłości w zależności od typów kontraktów, Wnioskodawca będzie wykonywał swoje prace z siedziby swojej firmy lub z miejsca wyznaczonego przez Klienta, jednakże cześć dokumentacji jak i aktywa związane z prowadzeniem działalności znajdować się będą w siedzibie firmy: (np. dokumentacja firmy, w tym dokumentacja finansowo - księgowa, literaturę specjalistyczną, ergonomiczne miejsce do pracy, serwer, monitor, dodatkowa klawiaturę, drukarkę, skaner etc.).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy na czas przebywania przebywania poza granicami kraju, amortyzacja pojazdu może stanowić koszt firmy, czy jako koszt firmy może zostać zaksięgowana polisa OC?
   
2. Czy w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania Wnioskodawcy i koniecznością zaadaptowania jednego pokoju na potrzeby prowadzonej działalności, proporcjonalna część: ogrzewania, mediów, czynszu może zostać zaksięgowana jako koszt prowadzonej działalności. Wydatki przeznaczone na przystosowanie tego pokoju do funkcji biurowej, czyli koszt mebli, remontu przeprowadzonego w celu adaptacji pomieszczenia, zainstalowanie klimatyzacji, etc, mogą stanowić koszt firmy?
   
3. Czy prawo do wliczenia diety w koszty działalności gospodarczej, przysługuje Wnioskodawcy również w przypadku kiedy łączny czas przebywania poza granicami kraju przekracza 183 dni. Przykładowo istnieje możliwość, iż w roku podatkowym przez 100 dni Wnioskodawca będzie świadczył usługi ( przebywał na kontrakcie) w Wielkiej Brytanii oraz kolejne 100 dni będzie Wnioskodawca świadczył na podstawie innego kontraktu na terytorium Irlandii.
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy będzie miał prawo do zaksięgowania diety zagranicznej w koszty działania swojej firmy.

Zdaniem Wnioskodawcy,

1. Podczas jego przebywania na delegacji koszt amortyzacji samochodu jak i koszt polisy OC będzie kosztem firmy. Wydatki związane z eksploatacją samochodu (benzyna, olej, koszt napraw) poniesione podczas przebywania Wnioskodawcy na delegacji na którą nie wziął samochodu nie będzie kosztem firmy.
   
2. Podczas przerw między kontraktami oraz podczas pracy dla klienta w W. wszystkie wydatki związane z samochodem firmowym mogą zostać zaksięgowane jako koszt firmy.
   
3. Koszt przysposobienia jednego pokoju mieszkania na cele biurowe będzie kosztem jego firmy.
   
4. Cześć kosztów stałych to jest czynsz, ogrzewanie, etc. związanych z mieszkaniem, proporcjonalna do powierzchni mieszkania przeznaczonej na cele biurowe, jest kosztem firmy niezależnie od tego czy w danym momencie Wnioskodawca pracuje z tego biura, pracuje jako kontraktor w W., pracuje jako kontraktor poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jest między kontraktami (to jest uczestniczę w szkoleniach, poszukuje nowych kontraktów etc.).
   
5. Nawet jeśli łączny czas świadczenia przez Wnioskodawcę usług poza granicami Polski przekracza 183 dni, ale w żadnym z krajów w których Wnioskodawca świadczy usługi nie przebywa ponad 183 dni, może księgować dietę oraz inne koszty delegacji służbowej jako koszt prowadzenia działalności i nie traci polskiej rezydencji podatkowej.
   
   

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  
• być właściwie udokumentowany.
  
  

Generalnie należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Należy przy tym podkreślić, iż obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu – każdorazowo spoczywa na podatniku.

Ad.1.

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ww. ustawy, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
   
2. maszyny, urządzenia i środki transportu,
   
3. inne przedmioty
   
   - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.
   
   

Z powyższych przepisów wynika, iż jedną z podstawowych cech decydujących o możliwości zaliczenia składników majątkowych do kategorii środków trwałych w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym decydujących o możliwości zaliczania do koszów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych od ich wartości początkowej, jest fakt ich wykorzystywania w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej bądź wynajmowania lub wydzierżawiania podmiotom trzecim.

Odnosząc przedstawione powyżej przepisy do opisu stanu faktycznego zawartego we wniosku, wskazać należy, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje możliwość proporcjonalnego dokonywania odpisów amortyzacyjnych wyłącznie dla nieruchomości, wykorzystywanych częściowo do działalności gospodarczej. Zgodnie bowiem z art. 22f ust. 4 ww. ustawy, jeżeli tylko część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej bądź wynajmowana lub wydzierżawiana - odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej nieruchomości, budynku lub lokalu odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, wynajmowanej lub wydzierżawianej, do ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, budynku lub lokalu. W przypadku środków trwałych innych niż nieruchomości, ustawodawca nie wskazał na możliwość proporcjonalnego ustalania wartości początkowej środków trwałych z uwagi na wykorzystywanie ich do innych celów, niż pozarolnicza działalność gospodarcza.

Zatem w przypadku składników majątkowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej, spełniających kryteria do uznania ich za środki trwałe (innych niż nieruchomości), możliwe jest dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od pełnej wartości początkowej tego środka trwałego.

Odnośnie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie samochodu OC wskazać należy, że do zapłaty składek na ubezpieczenie samochodu obowiązany jest ubezpieczający, tj. właściciel samochodu. Wydatek ten nie jest przy tym uzależniony od faktycznej eksploatacji samochodu, ale wynika z faktu posiadania tytułu prawnego do pojazdu dopuszczonego do ruchu drogowego.

Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny, stwierdzić należy, że jeżeli w istocie wykorzystywany przez Wnioskodawcę w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej samochód osobowy spełnia wszystkie przesłanki, o których mowa w cyt. art. 22a ust. 1 ww. ustawy, pozwalające uznać go za środek trwały, to odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej tego środka trwałego (samochodu) podczas przebywania poza granicami kraju może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tej działalności. Jednocześnie wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu OC będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej.

Ad. 2.

W tym miejscu wskazać należy, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, które przesądzałyby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny, czy pozostaje on nie tylko w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ale również, czy nie stanowi wydatku przeznaczonego w głównej mierze na potrzeby osobiste podatnika lub osób trzecich.

Zauważyć należy, iż istnieje grupa wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej, gdyż są to wydatki, które ponoszą osoby fizyczne niezależnie od tego czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też takiej działalności nie prowadzą. Są to typowe wydatki osobiste, konsumpcyjne np. wydatki dotyczące zapewnienia sobie, na własne potrzeby odpowiednich warunków mieszkaniowych. Wydatki o charakterze osobistym w szczególności mogą dotyczyć funkcjonowania, eksploatacji i utrzymania własnego lub użyczanego mieszkania (lub jednego z jego pomieszczeń) na cele prywatne. Prywatnego charakteru tego rodzaju wydatków nie zmienia również fakt, iż podatnik może korzystać z pomieszczenia (lub znajdujących się w nim rzeczy) przeznaczonego na zaspokojenie własnych potrzeb mieszkaniowych, prowadząc równocześnie w tym pomieszczeniu działalność gospodarczą. W świetle powyższego uznać należy, iż do kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków, które dotyczą pomieszczeń w lokalu wykorzystywanym w głównej mierze na własne cele mieszkaniowe. Są to typowe wydatki o charakterze osobistym, są one bowiem ponoszone przede wszystkim w celu zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie wyłącznie w celu osiągnięcia przychodów, czy też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nie mają ścisłego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie występuje więc ścisłe i nie budzące wątpliwości powiązanie kosztów ponoszonych przez podatnika z celem osiągnięcia przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów w postaci pozarolniczej działalności gospodarczej.

Podkreślić należy, że jedynie w przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym, nie ma przeszkód o zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w sytuacji, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane przede wszystkim na cele prywatne, a jedynie sporadycznie jest wykorzystywane w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia stanowią bez wątpienia wydatki o charakterze osobistym. W rezultacie nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie są spełnione wymogi, o których mowa powoływanym wyżej art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej nieruchomości lokalowej, pomiędzy wydatkami związanymi z jej używaniem i eksploatacją, a prowadzoną działalnością istnieje związek przyczynowo - skutkowy, o którym mowa powyżej. Wydatki te mogą zatem, co do zasady, stanowić koszt uzyskania przychodów. Należy jednak zaznaczyć, że wydatki związane z używaniem i eksploatacją nieruchomości mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej jedynie w takim zakresie w jakim ww. nieruchomość będzie wykorzystywana na potrzeby tej działalności.

W przypadku zatem, gdy mieszkanie (lokal) lub jego część, służy celom prowadzonej działalności gospodarczej, co do zasady, nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków z nim związanych do kosztów uzyskania przychodów, w części wykorzystywanej na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Odnosząc się natomiast do wydatków przeznaczonych na przystosowanie pokoju do funkcji biurowej (wykorzystywanego do prowadzenia w nim działalności gospodarczej), czyli koszt mebli, remontu przeprowadzonego w celu adaptacji pomieszczenia, zainstalowanie klimatyzacji, podkreślić należy, iż ustawodawca przyjął jednocześnie zasadę, że wydatki na nabycie składników majątku wykorzystywanych przez podatników w dłuższym okresie czasu, a nie tylko w roku ich nabycia, zalicza się do kosztów sukcesywnie, w miarę ich zużycia. Podatnicy mogą - stosownie do treści art. 22 ust. 8 ww. ustawy - uznać za koszty uzyskania przychodów jedynie odpisy amortyzacyjne dokonane zgodnie z przepisami art. 22a - 22o ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwzględnieniem art. 23.

Definicja środków trwałych – dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych określona została w cytowanym art. 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przez wskazanie składników majątku, które przy spełnieniu określonych w tym przepisie warunków uznać można za środki trwałe, które podlegają amortyzacji oraz w art. 22c ww. ustawy, w którym wymieniono również składniki majątku uznawane m.in. za środki trwałe, niepodlegające amortyzacji. Definicja środków trwałych została, więc dla celów podatkowych ściśle powiązana z pojęciem amortyzacji.

Co do zasady, zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów podlegają odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie z godnie z art. 22a-22o, z uwzględnieniem art. 23, co wynika z art. 22 ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 3 500 zł: wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1)

Zgodnie z art. 22d ust. 1 ww. ustawy, podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 3.500 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Natomiast w myśl art. 22d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, składniki majątku, o których mowa w art. 22a-22c, z wyłączeniem składników wymienionych w ust. 1, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4.

Jak bowiem stanowi art. 22f ust. 3 ustawy odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h-22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3.500 zł.

Z cytowanych przepisów wynika, zatem, że wydatki przeznaczone na przystosowanie tego pokoju do funkcji biurowej tj. zakup mebli, i klimatyzacji - jeżeli wartość jednostkowa tego wyposażenia nie przekracza 3.500 zł i nie zostaną zaliczone do środków trwałych - można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów z tytułu działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie wskazać należy, ze ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia remontu. Określa je natomiast art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r., poz. 1403, z późn. zm.), zgodnie z którym za remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Istotą remontu jest więc przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego wraz z wymianą zużytych składników technicznych, nie zmieniające jego charakteru i funkcji, a następujące w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynikające z tej eksploatacji - będą to więc wszystkie zmiany trwale przywracające pierwotny poziom techniczny danego środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji, niezwiększającą jego wartości początkowej.

Od pojęcia remontu należy rozróżnić pojęcie modernizacji (ulepszenia), którą jest trwałe unowocześnienie środka trwałego, podnoszące jego wartość techniczną, jak i przystosowanie składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż pierwotne jego przeznaczenie lub nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych, wyrażające się w poprawie standardu użytkowego lub technicznego lub obniżce kosztów eksploatacji. Efektem ulepszenia środka trwałego ma być zwiększenie jego wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania, wyrażające się wydłużeniem okresu jego używania.

Wobec powyższego, różnica między remontem a ulepszeniem polega na tym, że remont zmierza do przywrócenia pierwotnego stanu technicznego, a ulepszenie do przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, powodującej zmianę cech użytkowych.

Podkreślić należy, że stosownie do art. 22g ust. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków, ustaloną zgodnie z ust. 1, 3-9 i 1-15, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3.500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że:

• jeżeli w istocie wydzielone pomieszczenie w lokalu mieszkalnym, o którym mowa we wniosku służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służą celom osobistym, to wskazane we wniosku wydatki związane z utrzymaniem lokalu mieszkalnego (tj. czynsz, ogrzewanie, media) w części w jakiej dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodów tej działalności, o ile zostaną właściwie udokumentowane, z uwzględnieniem rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych,
  
• wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zaadaptowanie pokoju do funkcji biurowej a mianowicie zakupu wyposażenia tj. mebli i zainstalowania klimatyzacji – jeżeli wartość jednostkowa składników wyposażenia nie przekracza 3.500 zł i wyposażenie nie zostanie zaliczone do środków trwałych – można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej Natomiast w przypadku gdy wartość jednostkowa składników wyposażenia przekroczy kwotę 3.500 zł i wyposażenie zostanie zaliczone do środków trwałych - można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość tego wyposażenia jedynie poprzez odpisy amortyzacyjne.
  
• wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na remont w celu adaptacji pomieszczenia na cele prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powinny zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów tej działalności.
  
  

Ad. 3.

Regulacje prawne dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) – obowiązujące od 1 marca 2013 r., które zastąpiły – obowiązujące do dnia 28 lutego 2013 r. – przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).

Na podstawie powołanych przepisów stwierdzić należy, że aby osoba prowadząca działalność gospodarczą mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, podróż musi:

• być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  
• służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,
  
• a wysokość diety musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach.
  
  

W przepisach prawa podatkowego pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane. Definicja podróży służbowej pracownika została natomiast zawarta w art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Podkreślić jednak należy odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów, wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych w ww. rozporządzeniach.

Mając na względzie powołane przepisy prawne oraz przedstawiony stan faktyczny stwierdzić należy, że Wnioskodawca w związku z odbywaniem podróży służbowych w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, do kosztów uzyskania przychodów tej działalności może zaliczać wartość diet za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniach przy spełnieniu wymogów art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto organ informuje, że w niniejszym rozstrzygnięciu nie odniósł się do kwestii długości trwania podróży służbowej Wnioskodawcy do Wielkiej Brytanii czy też do Irlandii.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.