Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP3/443-826/14-3/KT
z 17 listopada 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2007 r. nr 112, poz. 770, z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 17 lipca 2014 r. (data wpływu 25 sierpnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 sierpnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca otrzymuje oraz archiwizuje faktury od dostawców towarów i usług w formie papierowej. Faktury dotychczas otrzymywane przez Spółkę są przez dostawców

• generowane przy użyciu systemów księgowych i następnie drukowane przez dostawców z tych systemów, albo
  
• generowane tradycyjnie, wypisywane ręcznie lub przy użyciu komputera, ale nie w specjalistycznych systemach księgowych (dotyczy w szczególności małych dostawców).
  
  

Obecnie Spółka analizuje możliwość wdrożenia procesu mającego na celu zastąpienie faktur papierowych otrzymywanych od kontrahentów fakturami przesyłanymi w formie elektronicznej - w postaci plików PDF załączonych do wiadomości e-mail. W przypadku faktur wystawianych przez dostawców w systemach księgowych, faktury w formacie PDF byłyby generowane bezpośrednio w tych programach księgowych. Natomiast w odniesieniu do kontrahentów, którzy wystawiają faktury generowanie tradycyjnie, kontrahenci ci przesyłaliby Spółce skany wystawionych faktur (jako załącznik do wiadomości e-mail w formacie PDF).

Przed rozpoczęciem przesyłania Spółce faktur w formacie PDF, jako załączników do wiadomości e-mail, Spółka, jako odbiorca faktur elektronicznych, zaakceptuje stosowanie faktur elektronicznych, stosownie do art. 106n ust. 1 Ustawy VAT [ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.); dalej: Ustawa VAT].

Spółka, w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, wprowadzi kontrole biznesowe, które dodatkowo ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole biznesowe, mające na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, polegać będą na weryfikacji, czy faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do wystawcy i ewentualnie, czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur przez dostawcę towarów i usług. Weryfikacja integralności treści następować będzie poprzez sprawdzenie, czy faktura w formacie PDF jest dokumentem nie podlegającym modyfikacji - nie zawierającym np. otwartych pól edycji umożliwiających wprowadzanie danych. Weryfikacja czytelności faktury może być przeprowadzona poprzez sprawdzenie, czy możliwe jest odczytanie z faktury wszystkich danych obligatoryjnych faktury. W ramach kontroli biznesowych realizowanych przez Spółkę, możliwe będzie również ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tj. powiązanie danej faktury z określoną dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Faktury otrzymywane przez Spółkę w formacie PDF byłby również przechowywane w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewniający bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Ponieważ Spółka do zarządzania danymi elektronicznymi wykorzystuje rozwiązanie zdalne (Sharepoint) dostarczane przez firmę X., to również faktury w formie PDF zapisywane byłyby „w chmurze”, czyli na serwerze firmy X.. W konsekwencji, możliwe jest, że faktury elektroniczne przechowywane byłyby poza granicami Polski (na serwerze firmy X.).

W tym stanie faktycznym Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur przesłanych Spółce w formie elektronicznej (jako załącznik, w formacie PDF, do wiadomości e-mail) oraz przechowywanych w formie elektronicznej poza granicami kraju.

Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych, które nie są objęte ograniczeniami wynikającymi z art. 88 Ustawy VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (w zakresie podatku od towarów i usług – oznaczone we wniosku nr 1 i nr 2):

1. Czy Spółka jest uprawniona, na gruncie Ustawy VAT, do przechowywania faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów na serwerze, który będzie znajdować się poza terytorium kraju, w formie elektronicznej?
   
2. Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur przesłanych Spółce w formie elektronicznej (jako załącznik, w formacie PDF, do wiadomości e-mail)?
   
   
   

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1.

W ocenie Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymywanych od kontrahentów na serwerze, który znajduje się poza terytorium kraju, jest dopuszczalne na gruncie Ustawy VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur w formie elektronicznej na serwerze zlokalizowanym poza terytorium kraju nie będzie skutkować brakiem prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. Jak wskazano w art. 112 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie natomiast z art. 112a ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy przechowują: wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowa, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2-4 Ustawy VAT, faktury mogą być również przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju, przy spełnieniu powyższych warunków, pod warunkiem, że będą one przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponieważ, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, faktury będą przechowywane na serwerze zlokalizowanym poza terytorium kraju, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewniający bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, to zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur w formie elektronicznej, na serwerze zlokalizowanym poza terytorium kraju, nie będzie skutkować brakiem prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Stanowisko, że przy spełnieniu warunków wskazanych w art. 112a Ustawy VAT, podatnicy są uprawnieni do przechowywania faktur w formie elektronicznej na serwerze poza granicami Polski, potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 25 marca 2014 r., sygn. IPPP3/443-10/14-2/IG.

Ad. 2.

W ocenie Spółki, ponieważ nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych i nabycia te nie będą objęte ograniczeniami wynikającymi z art. 88 Ustawy VAT, to zważywszy, że w świetle przepisów Ustawy VAT otrzymywanie faktur w formie pliku w formacie PDF jest dopuszczalne, Spółce będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 Ustawy VAT, które nie mają zastosowania w sprawie będącej przedmiotem niniejszego wniosku). Jak wskazano w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Przytoczone uregulowanie art. 86 ust. 1 Ustawy VAT jest wyrazem podstawowego elementu konstrukcyjnego podatku VAT, jakim jest prawo do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług nabytych na potrzeby działalności opodatkowanej. Jest ono zarazem odzwierciedleniem fundamentalnej zasady neutralności podatku VAT, mającej na celu zapewnienie, by podatek VAT obciążał wyłącznie konsumpcję, nie zaś wcześniejsze stadia obrotu gospodarczego. Jak wskazano w Komentarzu do Dyrektywy Rady Unii Europejskiej dotyczący wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (pod. red. K. Sachsa, C.H. Beck Warszawa 2004, str. 417): „Neutralność podatku od wartości dodanej dla podatnika wyraża się m.in. dążeniem do poszukiwania, wdrażania i ochrony rozwiązań legislacyjnych zapewniających taki stan prawny, w którym wartość podatku zapłaconego przez podatnika nie będzie stanowić dla podatnika ostatecznego kosztu. Podatnik musi mieć zapewnioną możliwość odzyskania podatku naliczonego związanego ze swoją działalnością opodatkowaną. Wszelkie korzystne dla podatnika konsekwencje wynikające z koncepcji neutralności podatku są traktowane w doktrynie prawa wspólnotowego VAT jako fundamentalne prawo podatnika, nie zaś jako przywilej.”

Począwszy od dnia 1 stycznia 2014 r., do Ustawy VAT wprowadzona została definicja faktury elektronicznej, przez którą rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 Ustawy VAT).

W zakresie formatu, w jakim może być wystawiana i przesyłana faktura elektroniczna, należy odwołać się do uzasadnienia projektu zmian do Ustawy VAT (projekt z dnia 16 października 2012 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z projektami aktów wykonawczych, druk nr 805), którym wprowadzono m.in. definicję faktury elektronicznej i w którym wskazano, że „aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona oraz także otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Wyboru formatu dokonują podatnicy. Obejmowałby on faktury w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML) lub inne rodzaje formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym).”

Warunki stosowania faktur elektronicznych ustawodawca zawarł w art. 106m i 106n Ustawy VAT. W art. 106n ust. 1 Ustawy VAT wskazano, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Kolejnym wymogiem dotyczącym faktur elektronicznych (wymóg ten, począwszy od dnia 1 stycznia 2014 r. dotyczy również faktur papierowych), jest wynikający z art. 106m Ustawy VAT wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z definicjami zawartymi w Ustawie VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak wskazano w art. 106m ust. 4 Ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Biorąc pod uwagę, że, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka:

• jako odbiorca faktur zaakceptuje stosowanie faktur elektronicznych,
  
• wprowadzi kontrole biznesowe, które zapewnią autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury i ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług
  
  - faktura przesłana w formacie PDF, jako załącznik do wiadomości e-mail (niezależnie, czy będzie wygenerowana w programie księgowym dostawcy, czy stanowić będzie skan faktury papierowej), będzie dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze, na podstawie art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a).
  
  

Do analogicznych wniosków doszedł również:

1. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 10 grudnia 2013 r., sygn. IPTPP4/443-652/13-5/ALN, w której wskazano: „Tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało - od 1 stycznia 2014 r. - prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach od dostawców otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też fax-em w postaci zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowanych w formacie PDF i przesianych mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.”
   
2. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 17 marca 2014 r., sygn. IPPP3/443-46/14-2/MKw, w której wskazano: „Ponadto, jak wynika z opisu sprawy opisane faktury zakupowe związane są ze sprzedażą opodatkowaną. Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w fakturach od dostawców otrzymanych pocztą elektroniczną, faktur wygenerowanych z systemu komputerowego w postaci pliku PDF, jak również faktur wystawionych w formie papierowej i zeskanowanych do pliku PDF dołączonego do e-maila, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy jednoczesnym niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.”
   
   

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.