Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
IBPP4/443-188/14/EK
z 23 lipca 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z 28 kwietnia 2014 r. (data wpływu 2 maja 2014 r.) uzupełniony pismem z 30 czerwca 2014 r. (data wpływu 8 lipca 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 maja 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 30 czerwca 2014 r. (data wpływu 8 lipca 2014 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z 26 czerwca 2014 r. znak: IBPP4/443-188/14/EK.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka „X” sp. z o.o. (dalej Spółka) prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji arkuszy, formatek i taśm stalowych oraz zbrojeń budowlanych, sprzedaży wyrobów i towarów stalowych oraz świadczeniu usług obróbki elementów metalowych - cięcie, gięcie itp., usług transportowych oraz usług finansowo - księgowych. Sprzedaż wyrobów i towarów oraz świadczenie tych usług jest dokumentowane fakturami VAT (dalej faktura), których miesięcznie Spółka wystawia około 12.000 sztuk. Po wystawieniu faktury w systemie magazynowym, dokonywana jest automatyczna jej archiwizacja, bez możliwości ingerowania w treść i formę dokumentu, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w niezmienionej postaci w dowolnym czasie.

Fakt „wystawienia” faktury VAT następuje przed faktem jej „wydrukowania” - komputerowy system magazynowy umożliwia wystawienie faktury (jej elektroniczne wygenerowanie) bez konieczności jej drukowania. Po fakcie „wystawienia” faktury system automatycznie przeprowadza szereg czynności związanych z obowiązkami podatkowymi m. in. jest transferowana do programu finansowo-księgowego SAP R-3, gdzie dokument ujmowany jest w księdze sprzedaży i w rejestrze VAT. Fakt wydrukowania faktury jest jedynie czynnością techniczną następującą po wystawieniu faktury.

Egzemplarze faktur przeznaczone dla kontrahenta wprowadzane są do obrotu gospodarczego poprzez przekazanie nabywcy dokumentu w jednej z dwóch wersji - papierowej (obowiązek wydrukowania egzemplarza faktury) lub elektronicznej w formacie PDF (bez fizycznego wydruku egzemplarza faktury przeznaczonego dla kontrahenta). Format elektroniczny dotyczy kontrahentów, którzy przesłali Spółce akceptację otrzymywania faktur VAT w formie elektronicznej. Spełniony jest więc obowiązek dotyczący wprowadzenia faktury do obrotu gospodarczego poprzez wydrukowanie i wysłanie poprzez Pocztę Polską kontrahentowi lub przesłanie w formacie PDF drogą elektroniczną.

Obecnie dział handlowy Spółki drukuje dwa egzemplarze faktury w przypadku dostarczania do kontrahenta w formie papierowej, oraz jeden egzemplarz w przypadku dostarczenia kontrahentowi w formie elektronicznej. Egzemplarze przeznaczone dla Spółki są przechowywane i archiwizowane. Ponadto dział finansowo - księgowy również ma możliwość podglądu faktury w komputerowym systemie magazynowym, a także wydrukowania jej kopii na żądanie.

Spółka planuje przechowywanie wystawionych faktur w komputerowym systemie magazynowym w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, jednocześnie zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a ich archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych w Spółce. Dane przechowywane będą przez okres czasu regulowany odgórnie przepisami podatkowymi.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że faktury wystawiane w komputerowym systemie magazynowym będzie przechowywała w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę wyrobów i towarów lub świadczenie usług, możliwe jest i zgodne z przepisami art. 106g i 112a ustawy o podatku od towarów i usług, przechowywanie egzemplarza faktur przeznaczonych dla Spółki tylko i wyłącznie w elektronicznym systemie magazynowym, w którym dokumenty te zostały wystawione? Pytanie dotyczy zarówno faktur, których jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy w wersji papierowej jak i elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy, zasady wystawiania i przechowywania faktur reguluje ustawa o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT). Zgodnie z art. 106g ustawy o VAT ust. 1 Faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej zgodnie z art. 106g ust. 3:

1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3. nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4. podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
   
   

Co do przechowywania wystawionych faktur zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie egzemplarza faktury przeznaczonego dla wystawiającej go Spółki w magazynowym systemie komputerowym spełnia wszystkie powyższe warunki. Ponadto w ustawie o VAT nie podano jednoznacznie sposobu przechowywania wystawionych faktur.

Również zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24.05.2012 r. sygn. akt I FSK 1228/11 podatnik może wystawiać faktury, faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie przechowywać kopie faktur w informatycznym systemie księgowym Spółki, w sytuacji gdy nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury z systemu informatycznego Spółki w dowolnym momencie.

W związku z powyższym Wnioskodawca uważa iż planowany sposób przechowywania egzemplarza faktur przeznaczonego dla wystawiającego fakturę jest zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 32 art. 2 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Jak stanowi art. 106n ust. 1 stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Treść art. 106n ust. 2 wskazuje, że w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji arkuszy, formatek i taśm stalowych oraz zbrojeń budowlanych, sprzedaży wyrobów i towarów stalowych oraz świadczeniu usług obróbki elementów metalowych - cięcie, gięcie itp., usług transportowych oraz usług finansowo - księgowych. Sprzedaż wyrobów i towarów oraz świadczenie tych usług jest dokumentowane fakturami VAT (dalej faktura), których miesięcznie Spółka wystawia około 12.000 sztuk. Po wystawieniu faktury w systemie magazynowym, dokonywana jest automatyczna jej archiwizacja, bez możliwości ingerowania w treść i formę dokumentu, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w niezmienionej postaci w dowolnym czasie.

Fakt „wystawienia” faktury VAT następuje przed faktem jej „wydrukowania” - komputerowy system magazynowy umożliwia wystawienie faktury (jej elektroniczne wygenerowanie) bez konieczności jej drukowania. Po fakcie „wystawienia” faktury system automatycznie przeprowadza szereg czynności związanych z obowiązkami podatkowymi min. jest transferowana do progrmu finansowo-księgowego SAP R-3, gdzie dokument ujmowany jest w księdze sprzedaży i w rejestrze VAT. Fakt wydrukowania faktury jest jedynie czynnością techniczną następującą po wystawieniu faktury.

Egzemplarze faktur przeznaczone dla kontrahenta wprowadzane są do obrotu gospodarczego poprzez przekazanie nabywcy dokumentu w jednej z dwóch wersji - papierowej (obwiązek wydrukowania egzemplarza faktury) lub elektronicznej w formacie PDF (bez fizycznego wydruku egzemplarza faktury przeznaczonego dla kontrahenta). Format elektroniczny dotyczy kontrahentów, którzy przesłali Spółce akceptację otrzymywania faktur VAT w formie elektronicznej. Spełniony jest więc obowiązek dotyczący wprowadzenia faktury do obrotu gospodarczego poprzez wydrukowanie i wysłanie poprzez Pocztę Polską kontrahentowi lub przesłanie w formacie PDF drogą elektroniczną.

Obecnie dział handlowy Spółki drukuje dwa egzemplarze faktury w przypadku dostarczania do kontrahenta w formie papierowej, oraz jeden egzemplarz w przypadku dostarczenia kontrahentowi w formie elektronicznej. Egzemplarze przeznaczone dla Spółki są przechowywane i archiwizowane. Ponadto dział finansowo - księgowy również ma możliwość podglądu faktury w komputerowym systemie magazynowym, a także wydrukowania jej kopii na żądanie.

Spółka planuje przechowywanie wystawionych faktur w komputerowym systemie magazynowym w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, jednocześnie zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a ich archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych w Spółce. Dane przechowywane będą przez okres czasu regulowany odgórnie przepisami podatkowymi.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że faktury wystawiane w komputerowym systemie magazynowym będzie przechowywała w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odnosząc zatem przytoczone wyżej przepisy do przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106 m i art. 112 ustawy o VAT, jest właściwy na gruncie tych przepisów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że niniejsza interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.