INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 5 kwietnia 2013 r. (data wpływu 16 kwietnia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na spotkania pracowników odbywające się w siedzibie przedsiębiorstwa jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 kwietnia 2013 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na spotkania z kontrahentami oraz wewnętrzne spotkania, narady pracowników związanych z prowadzeniem działalności przedsiębiorstwa podatnika, odbywające się w siedzibie przedsiębiorstwa (artykuły spożywcze, kawa, napoje, herbata, napoje bezalkoholowe, itp.).

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące stany faktyczne oraz zdarzenia przyszłe.

Przedmiotem działalności gospodarczej Agencji, jako osoby prawnej, jest działalność polegająca na szerokorozumianym obrocie nieruchomościami obejmująca również prowadzenie prac budowlanych związanych z działalnością inwestycyjną Spółki i zarządzaniem nieruchomościami. W ramach prowadzonej działalności Spółka dokonuje zakupów artykułów spożywczych dla potrzeb biura (sekretariatu), tj. kawy, herbaty, cukru, napoi bezalkoholowych, słodyczy (ciastek, cukierków, czekoladek, itp.).

Artykuły podawane są kontrahentom lub potencjalnym klientom podczas spotkań biznesowych o charakterze biznesowym lub informacyjnym. Spotkania organizowane są w celu podpisywania umów (zakupowych lub sprzedażowych) przedstawiania oferty omawiania istotnych warunków współpracy. Podczas tych spotkań podawany jest skromny poczęstunek (kawa, herbata, soki, napoje, słodycze), które nie wykraczają poza zwykłe przejawy gościnności.

Dodatkowo, w ramach działalności, Spółka przeprowadza spotkania służbowe ze swoimi pracownikami, gdzie omawiane są istotne tematy związane z prowadzoną działalnością m.in. przeprowadzanie rozmów związanych z aktualnymi i przyszłymi projektami, omawianie wyników projektów i budżetów, konstruowanie umów, omawianie planów finansowych firmy.

Spółka zalicza do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki na ww. artykuły spożywcze ponoszone na potrzeby biura (sekretariatu) m.in. wydatki na zakup kawy, kawy, herbaty, cukru, napojów, słodyczy zużywanych podczas spotkań biznesowych z kontrahentami oraz wewnętrznych spotkaniach z pracownikami.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki na zakup drobnych artykułów spożywczych podawanych podczas spotkań (m.in. kawa, herbata, cukier, mleko, śmietanka, napoje bezalkoholowe, słodycze, ciastka) z kontrahentami dotychczasowymi i przyszłymi oraz w czasie wewnętrznych spotkań i narad pracowniczych można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowych od osób prawnych...

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej odnosi się do stanu faktycznego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na spotkania pracowników (spotkania wewnętrzne i narady pracownicze).

Wnioskodawca wskazał, że zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów nie można uwzględnić kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Biorąc pod uwagę, że przepisy prawa nie definiują pojęcia reprezentacji, należy w tym zakresie odnieść się do potocznego rozumienia tego terminu.

Zgodnie z definicją przytoczoną w wielu słownikach języka polskiego, reprezentacja oznacza okazałość wystawność w sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Zgodnie z tym wyjaśnieniem można stwierdzić, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wykonania dobrego wrażenia. Brzmienie przepisu przemawia za tym, że wydatki na usługi gastronomiczne i napoje nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy będą składnikiem działań podatnika rozumianych jako reprezentacja. W przeciwnym wypadku należy posłużyć się zasadami ogólnymi, tj. sprawdzić, czy wydatki mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą podmiotu.

Organizowane spotkania z kontrahentami opisane we wcześniejszej części mają charakter informacyjny i reklamowy a wydatki z nimi związane powinny zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ związane są z działalnością i funkcjonowaniem działalności gospodarczej. Dodatkowo należy podkreślić, że poruszane we wniosku wydatki w żadnym stopniu nie posiadają cech okazałości i wystawności a stanowią jedynie element zwykłej gościnności.

To samo dotyczy spotkań organizowanych z pracownikami Spółki w trakcie których pracownicy firmy częstowani są kawą, herbatą, sokami czy też słodyczami w postaci ciasteczek i cukierków. Narady te dotyczą kluczowych kwestii funkcjonowania działalności, a wymienione artykuły konsumowane są przez pracowników biorących udział w spotkaniu i tak jak w pierwszym przypadku w żadnym razie nie są związane z reprezentacją Agencji.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przywołana regulacja wskazuje, że definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną. Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

• konieczność faktycznego, co do zasady, poniesienia wydatku,
• poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie). Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 cyt. ustawy.

Powyższe oznacza, że poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowym z osiąganymi przychodami.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami art. 16 ust. 1 pkt 28 cyt. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki poniesione na przeprowadzenie spotkań wewnętrznych dla pracowników nie zostały wymienione w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ustawy.

Wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych pozostawionych do dyspozycji pracowników Spółki podczas spotkań wewnętrznych w siedzibie firmy nie noszą znamion reprezentacji, bowiem nie są działaniami zmierzającymi do stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, czy stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów. Wydatki te więc nie stanowią kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a zatem można zaliczyć te wydatki – jako ogólne koszty funkcjonowania – do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników czy też z związane bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, firmy.

Reasumując, wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych, w związku ze organizowaniem narad i spotkań wewnętrznych pracowników (związanych z prowadzeniem działalności przedsiębiorstwa, odbywające się w siedzibie przedsiębiorstwa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania (art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz wykazania, stosownie do omawianego art. 15 ww. ustawy, racjonalności dla osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem stanowisko Spółki zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobne poczęstunki dla pracowników Spółki – jest prawidłowe.