Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź- Górna, działając na podstawie przepisów art. 14a § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na pismo z dnia 04.02.2004 r. (data wpływu) - udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Zapytanie dotyczy możliwości zaliczenia przez zleceniodawcę do kosztów uzyskania przychodów wypłaconych zleceniobiorcy kwot z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu dla potrzeb realizacji zawartej umowy.

Biorąc pod uwagę zgłoszone wątpliwości, w oparciu o przedstawiony stan faktyczny, należy stwierdzić, że:

Stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych nie stanowiących składników majątkowych podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W myśl przepisu art. 16 ust. 4 cytowanej ustawy ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w wyżej cytowanym przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) powinien być udokumentowany stosownie do przepisu art. 16 ust. 5 tej ustawy w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę w przypadku, gdy zleceniobiorca dla potrzeb realizacji zawartej umowy używa pojazd nie stanowiący składnika majątku zleceniodawcy, to wydatki z tytułu zwrotu kosztów używania samochodu przez zleceniobiorcę (zarówno w podróży służbowej jak i jazdach lokalnych) stanowić będą koszty uzyskania przychodów zleceniodawcy w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu - po spełnieniu warunku określonego w przepisie art. 16 ust. 5 cytowanej ustawy.

Ponadto jak wynika z orzecznictwa (wyroki: Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12.06.1996 r. Sygn. Akt SA/Gd 1379/95 i z dnia 03.07.1996 r. Sygn. akt SA/Gd 2588/95) ponoszone wydatki na rzecz osób świadczących usługi na podstawie umów zlecenia zaliczone mogą być do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy, jeżeli obowiązek ich ponoszenia wynika z zawartej umowy.