Zgodnie z ogólną zasadą sformułowaną w przepisie art. 22 ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym, od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), koszty uzyskania przychodów potrącane są w roku podatkowym, w którym zostały poniesione (zasada kasowa). Oznacza to, że wydatki stanowią koszt w dacie ich poniesienia, bez względu na fakt, jakiego okresu dotyczą.

W art. 22 ust. 5 ww. ustawy, ustawodawca przewidział jednak odstępstwa od tej reguły na rzecz zasady memoriałowej. Tak więc podatnicy prowadzący księgi rachunkowe (handlowe) koszty uzyskania przychodów objęte tymi księgami potrącają tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Wyżej omówiona zasada, zgodnie z art. 22 ust. 6 cytowanej ustawy, ma również zastosowanie do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Poruszony przez podatników w zapytaniu problem, dotyczy momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wynagrodzenia oraz składki ZUS pracowników zapłacone w miesiącu styczniu 2004 r. a dotyczące miesiąca grudnia 2003 roku, w kontekście zmian przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie momentu powstawania przychodu z działalności gospodarczej. Zmiany w tym zakresie nie pociągnęły za sobą zmian w przepisach dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

Sposób ujęcia kosztów w księdze przychodów i rozchodów zdeterminowany jest przyjętą przez podatnika zasadą prowadzenia księgi.

Przy czym ustawodawca zastrzegł, że raz przyjęte zasady ujmowania wydatków w kosztach należy stosować konsekwentnie, w każdym roku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zasada powyższa powinna być stosowana do wszystkich, a nie tylko do niektórych kosztów danego roku podatkowego, nie może więc być stosowana incydentalnie. A zatem przy kasowej metodzie prowadzenia księgi, koszt wynagrodzeń oraz składek ZUS winien być ujęty w księdze w momencie jego poniesienia, tj. w miesiącu styczniu 2004 roku. Natomiast, przy prowadzeniu księgi w sposób określony w art. 22 ust. 5, 6 ustawy, koszty te winny zostać zaewidencjonowane w miesiącu którego dotyczą, tj. w grudniu 2003 roku.