W związku z Pana pismem z dnia 30.10.2003 r. działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zm.) Naczelnik Urzędu Skarbowego w Ostrowcu Św. informuje, co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 poz. 176 z 2000r. ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W katalogu kosztów wymienionych w art. 23, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, m.in. wymienione są straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych. Nie są wymienione w tym artykule straty w środkach obrotowych, a co za tym idzie mogą być uznane jako koszty uzyskania przychodów w przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów wartość środków obrotowych jest kosztem w momencie ich nabycia.

Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76 poz. 694 z 2002 r. ze zm.) ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Z punktu rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych niedobory i szkody można podzielić na zawinione i niezawinione. Do niedoborów i szkód niezawinionych, powstałych w rzeczowym majątku obrotowym zalicza się:
- niedobory (ubytki) naturalne mieszczące się w granicach norm (limitów),
- niedobory przekraczające normy (limity) ubytków naturalnych i szkody powstałe z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych,
- niedobory i szkody spowodowane przyczynami losowymi (pożar, powódź lub kradzież, jeśli sprawca nie został ujawniony),
- niedobory, które mogą być kompensowane z nadwyżkami.

Niedobory i szkody zawinione powstają głównie na skutek przewłaszczenia mienia lub są spowodowane szkodą poczynioną przez osoby materialnie odpowiedzialne. Na nadwyżki składają się nadwyżki, które mogą być skompensowane z niedoborami, (jeżeli odpowiadają odpowiednim warunkom) oraz nadwyżki rzeczywiste powiększające stan zapasów.

Niedobory rzeczowych składników majątku obrotowego ujmuje się na koncie „rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek” według cen, w których ewidencjonuje się zapasy, a więc w cenie nabycia, zakupu lub koszcie wytworzenia.

Ewidencyjne odzwierciedlenie rozliczenia niedoborów i szkód oraz nadwyżek przedstawia się następująco:
1. niedobory i szkody niezawinione, mieszczące się w przyjętych przez jednostkę granicach norm (limitów) ubytków naturalnych są przeksięgowywane w cenie nabycia (zakupu), koszcie wytworzenia na konta kosztów w układzie rodzajowym i/lub kalkulacyjnym,
2. niedobory i szkody niezawinione ponad granice norm (limitów) ubytków naturalnych oraz niedobory niezawinione losowe stanowią pozostałe koszty operacyjne, obciążone w cenie nabycia (zakupu) lub koszcie wytworzenia,
3. niedobory podlegające kompensacie z nadwyżkami są kompensowane w ewidencji na koncie „rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek”,
4. niedobory zawinione uznane przez pracownika obciążają osobę materialnie odpowiedzialną i są księgowane na koncie „inne rozrachunki z pracownikami” w wartości przyjętej do zwrotu,
5. niedobory zawinione w przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna kwestionuje ich spłatę są przeksięgowywane na konto „należności dochodzone na drodze sądowej” w wysokości określonej w pozwie skierowanym do sądu.

W związku z powyższym niedobory w środkach obrotowych są kosztem uzyskania przychodów. W Pana piśmie nie określił Pan, na jakiej podstawie niedobory zostały uznane za niezawinione. Wobec tego nie można jednoznacznie stwierdzić, czy zakwalifikowanie niedoborów do kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe. Natomiast nadwyżki będą stanowiły przychody w momencie ich sprzedaży.