Działając na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, po zapoznaniu się z treścią pisma firmy D. Sp. z o.o. w R. z dnia 26.01.2004 r. (bez znaku) o udzielenie pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, udziela poniższych wyjaśnień:

Z przedstawionego przez jednostkę stanu faktycznego wynika, że w dniu 22.12.2003 r. została zawarta ugoda pomiędzy D. Sp. z o.o. z siedzibą w W. a A. firmą D. Sp. z o.o. z siedzibą w R. Z § 3 ugody wynika, że w związku ze stwierdzonymi brakami w zakresie dokumentacji przy wykonywaniu przez D. napraw gwarancyjnych oraz wszelkich innych świadczeń, których płatnikiem w całości bądź w części jest A., B. i D. ustalili, iż z tytułu niepełnego wykonania zobowiązań dokumentacyjnych wobec A., A. obciąży D. kwotą 5.919,13 zł netto. Spółka na podstawie noty księgowej zgodnie z § 4 ww. ugody została obciążona powyższą kwotą.

W ocenie spółki, wydatek, którym została obciążona powinien być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, gdyż kara umowna określona w zawartej ugodzie dotyczy jedynie zasad rozliczeń w związku ze stwierdzonymi brakami dokumentacyjnymi, których koszty ponosi A. Wystawienie noty księgowej ma pozwolić jedynie na rozliczenie finansowe pomiędzy D. a A.

Co do zasady, kary umowne i odszkodowania związane z prowadzoną działalnością są kosztem uzyskania przychodów. Wyjątek stanowią kary i odszkodowania wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), który stanowi iż „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług”. Powyższy przepis wyłącza z kosztów uzyskania przychodów tylko określone rodzaje odszkodowań i kar umownych, a mianowicie kary i odszkodowania wyraźnie w tym przepisie wymienione.

Należy jednak zwrócić uwagę, że zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów kwot kar umownych i odszkodowań uzależnione jest od spełnienia ogólnego warunku zaliczania danych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, czyli poniesienia kosztu w celu uzyskania przychodu, co wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W związku z powyższym jeżeli możliwe jest udowodnienie, że wydatek z tytułu kary umownej lub odszkodowania, został poniesiony w celu uzyskania przychodów, a nie jest on objęty wykluczeniem zawartym w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, to nie będzie przeszkód, aby zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu.

Należy ponadto zauważyć, że ze względów dowodowych wskazane byłoby dokładne określenie podstawy prawnej zapłaty kary umownej, aby mogło to pozwolić na jednoznaczną ocenę, czy zapłacona kara umowna poniesiona została w celu uzyskania przychodów, czy też nie.

Niniejszej odpowiedzi udzielono w oparciu o aktualny stan prawny oraz faktyczny przedstawiony w zapytaniu.