Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz warunki jakim powinny odpowiadać dowody będące podstawą zapisów w księdze określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z § 26 cyt. rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16.

Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe - faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Z powyższego wynika, iż zakup towarów powinien być udokumentowany w pierwszej kolejności fakturą, która stanowi podstawowy dowód księgowy. W celu prawidłowego udokumentowania dokonanego zakupu do faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta można również dołączyć - w formie załącznika - dokument celny SAD.

Natomiast zapis w księdze wyłącznie w oparciu o dokument SAD jest możliwy pod warunkiem, że dokument ten spełnia ogólne warunki, którym winny odpowiadać dowody stanowiące podstawę zapisów w księdze, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 cyt. rozporządzenia. Przepis ten stanowi, iż podstawą zapisów w księdze są również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

-oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie”.

Skoro są to wymogi minimalne odnośnie innych dowodów to tym bardziej dowód dokumentujący zakup winien te informacje zawierać.

Nadmienia się, iż w myśl § 12 ust. 4 tego rozporządzenia dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Wartość zakupionych towarów handlowych należy wpisać do kol. 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczonej do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu wynikających z dowodów potwierdzających zakup.

Zgodnie z § 17 ust. 1 cyt. rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kol. 2 należy wpisać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu.