Zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Z brzmienia powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są tylko te wydatki, które poniesione zostały w danym roku podatkowym i pozostają w ścisłym związku przyczynowo – skutkowym z uzyskaniem lub zwiększeniem przychodu z danego źródła.

Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku tj. w przedmiotowej sprawie notebooka do kategorii kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie gabinetu lekarskiego, uzależnione jest m.in. od osiągnięcia przychodu, istnienia związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a uzyskiwanym lub racjonalnie spodziewanym przychodem z tego źródła oraz od właściwego udokumentowania. Istotne jest zatem to, by przy ponoszeniu wydatków wylegitymować się działaniem „celowym”, które jest zbieżne z pojęciem działania „racjonalnego”.

W świetle powyższego, nabycie notebooka o wartości początkowej przekraczającej 4.000 zł., który będzie wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej (prowadzenie kart pacjentów) przez okres dłuższy niż rok, podlegać będzie zaliczeniu do środków trwałych i w konsekwencji- amortyzacji. Wynika to z art.22a ust.1 ww. ustawy, w myśl którego, amortyzacji podlegają, z wyjątkiem wyłączeń określonych w art.22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. maszyny i urządzenia o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, zwane środkami trwałymi.

Zaliczenie notebooka do środków trwałych wymaga ujęcia tego środka trwałego w ewidencji środków trwałych, do której prowadzenia – na podstawie art. 22n ust. 2 powołanej ustawy – zobowiązani są podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zapisu dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania notebooka do używania.

Dokonując amortyzacji, podatnik może wybrać metodę liniową lub degresywną. Raz wybraną metodę należy stosować do pełnego zamortyzowania środka trwałego.

Wybierając metodę liniową, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środka trwałego począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek wprowadzono do ewidencji do końca tego miesiąca w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym środek trwały postawiono w stan likwidacji, sprzedano lub stwierdzono jego niedobór.

Natomiast stosując metodę degresywną, odpisów amortyzacyjnych można dokonywać od wartości początkowej środka trwałego w pierwszym podatkowym roku jego używania, z zastosowaniem stawek podanych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, podwyższonych o współczynnik nie wyższy niż 2,0, a w następnych latach podatkowych – od ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, ustalonej na początek kolejnych lat ich używania. Począwszy od roku podatkowego, w którym tak określona roczna kwota amortyzacji, miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych zgodnie z metodą liniową.

Aby prawidłowo zastosować daną metodę amortyzacji, należy właściwie przyporządkowć danemu składnikowi majątkowemu jego rodzaj, a w konsekwencji stawkę amortyzacyjną, określoną w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, który stanowi załącznik do powołanej ustawy.

Odwołując się do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych – KŚT (Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1317 ze zm.) w grupie 4 „Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania” wymieniono w podgrupie 49 „Pozostałe maszyny, urządzenia i aparaty specjalizowane i specjalne ogólnego zastosowania” rodzaj oznaczony liczbą 491 „zespoły komputerowe”.

Zgodnie z treścią wyjaśnień zamieszczonych w w/cytowanym rozporządzeniu przez pojęcie zespoły komputerowe należy rozumieć maszyny i urządzenia do wprowadzania, przetwarzania, przechowywania i wyprowadzania informacji cyfrowych lub analogowych, na ogół elektronicznie, określone jako komputery, minikomputery i mikrokomputery oraz urządzenia do przekazywania danych na odległość.

W szczególności są to: jednostki centralne, urządzenia wejścia, urządzenia wyjścia, urządzenia wejścia i wyjścia: konsole operatorskie, monitory ekranowe, jednostki pamięci, urządzenia transmisji danych, urządzenia ochrony danych oraz jednostki zasilające. Do maszyn cyfrowych zaliczane są również komputery personalne cyfrowe z urządzeniami wejścia i wyjścia stanowiącymi część układu komputera typu „laptop” czy „notebook”.

Zatem, w przedmiotowej sprawie – notebook należy do grupy czwartej, zaś roczna stawka amortyzacji wynosi 30 procent.

Ponadto podaje się, iż zgodnie z art. 22 i ust. 2 pkt 3 ww. ustawy, podatnicy mogą podane w wykazie stawek amortyzacyjnych, stawki podwyższyć dla maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych, poddanych szybkiemu postępowi technicznemu – z zastosowaniem współczynników nie wyższych niż 2,0. Ponieważ notebook, należy do grupy 4 Klasyfikacji Środków Trwałych, spełnia kryteria urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu, podatnik ma prawo pomnożyć stawkę wynikającą z wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych (30 proc.) przez 2,0 i wówczas roczna stawka wyniesie 60 procent.

Notebook można również zamortyzować przy wykorzystaniu metody amortyzacji fabrycznie nowych środków trwałych określonej w art. 22 k ust. 4-6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.