1. Stanowisko podatnika w sprawie zwolnienia z opodatkowania kwot zwróconych pracownikom z tytułu kosztów przejazdu za czas podróży służbowej w wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu jest prawidłowe.

Dla jednoznacznego wyjaśnienia podniesionych w zapytaniu kwestii niezbędne jest zdefiniowanie pojęcia podróż służbowa, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a). Pojęcie podróży służbowej zdefiniowane zostało w art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy. Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Tak więc nie uznaje się za podróż służbową:

#61656; podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,

#61656; podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy - siedzibę firmy.

W związku z powyższym ważne jest dokładne określenie miejsca wykonywania pracy dla stwierdzenia faktu nabycia przez pracownika uprawnień do świadczeń przysługujących z tytułu podróży służbowych lub też ich braku.

Podróż służbowa ma miejsce tylko wtedy, gdy wykonywana jest wyłącznie w związku z zadaniem powierzonym przez pracodawcę. Jeśli więc celem podróży służbowej jest osiągnięcie przychodu w firmie, to wydatki z nią związane są kosztem uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zasada zawarta w tym przepisie stanowi, że kosztem są wszystkie wydatki, które służą osiągnięciu przychodów i nie zostały wyłączone z kosztów przez art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów odbytej krajowej podróży służbowej stanowią u niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). Przychód ten, w przypadkach określonych ww. ustawą, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego. I tak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Za inne należności za czas podróży służbowej należy rozumieć między innymi kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy, w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe), do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, tj. w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w § 5 ust. 3 tego rozporządzenia; w celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

2. Stanowisko podatnika w sprawie sposobu dokumentowania podróży służbowych odbywanych przez pracowników jest nieprawidłowe.

Dla uznania za koszt uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowych nie jest konieczne, aby podróż była udokumentowana delegacją służbową. Jak z definicji podróży służbowej wynika ma ona być wykonana na polecenie pracodawcy. To na podatniku ciąży obowiązek wykazania, że zlecił podróż służbową i odbyta przez pracownika podróż ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z tym podatnik ma obowiązek sporządzenia dokumentu, który potwierdzałby ww. fakty. Polecenie wyjazdu służbowego może być takim dokumentem. Stanowić zatem będzie podstawę uprawdopodobnienia, iż wydatki związane z wykonaniem zadania określonego przez pracodawcę mają związek z prowadzona przez niego działalnością i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na osiągane przez niego przychody.

Jak wynika z powyższego, udokumentowanie podróży służbowej poleceniem wyjazdu ma znaczenie zarówno dla celów podatkowych, jak i księgowych, z kilku powodów:

#61656; wykazuje, że podróż służbowa została odbyta na polecenie pracodawcy i miała związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

#61656; dane w nim zwarte stanowią podstawę do obliczenia należności przysługujących pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową,

#61656; może być również dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w księdze podatkowej, przy czym obowiązujące w tym zakresie przepisy prawne mówią o dowodzie wewnętrznym.

Zatem brak polecenia wyjazdu służbowego bądź dowodu wewnętrznego, na którym podatnik dokonał rozliczenia kosztów podróży służbowej, może stanowić podstawę do nieuznania wydatków z nią związanych za koszt uzyskania przychodu. Wobec powyższego, polecenie wyjazdu służbowego winno dokumentować każdą podróż służbową. Powinny z niego wynikać następujące dane:

#61608; imię i nazwisko osoby delegowanej,

#61608; cel podróży,

#61608; nazwa miejscowości docelowej,

#61608; środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określony przez pracodawcę,

#61608; daty oraz godziny wyjazdu i powrotu,

#61608; liczba godzin i dni przebywania w podróży,

#61608; wysokość i kwota diet, ryczałtów kosztów podróży i innych udokumentowanych wydatków,

zatwierdzenie rozliczenia kosztów delegacji przez pracodawcę.