Zgodnie z art. 165 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54 poz. 535) do czasu wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 111 ust. 7 i 9 zachowują moc przepisy dotychczasowe wydane na podstawie art. 29 ust. 3 i 4 ustawy wymienionej w art. 175.

Zgodnie z § 9 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2002 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. Nr.234, poz.1971 ze zm.) podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania :

• zaprzestaną ich używania,
• zaprzestaną działalności,
• nastąpi otwarcie likwidacji,
• zostanie ogłoszona upadłość,
• nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału) samodzielnie sporządzającego bilans,
• nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis.

W myśl § 9 ust. 4 ww. rozporządzenia obowiązek zwrotu dotyczy tylko tych kas, których dotyczą zdarzenia wymienione powyżej.

Wśród okoliczności powodujących obowiązek zwrotu ulgi użyto m. in. sformułowania „zaprzestanie używania”, co nie jest jednak tożsame z pojęciem „zawieszenie działalności gospodarczej”.

Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęć „zaprzestanie używania” (w opisywanym przypadku – kasy rejestrującej) i „zawieszenia działalności.” Dla ich wyjaśnienia należy odwołać się do potocznego znaczenia tych pojęć (vide: Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. M. Szymczaka, wyd. PWN, 1998 r.). I tak:

• zaprzestać oznacza: przerwać jakąś czynność, zaniechać robienia czegoś,
• zawiesić oznacza: wstrzymać się na pewien czas, odłożyć na później.

Zaprzestanie użytkowania kasy fiskalnej oznacza więc sytuację, w której podatnik definitywnie, a nie czasowo zakończył używanie kasy fiskalnej.

W związku z powyższym samo zawieszenie działalności na określony czas - jako nie wymienione w cytowanym § 9 ust. 3 – nie wywołuje skutków w postaci obowiązku zwrotu odliczonej lub zwróconej podatnikowi kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrujące.

O ile jednak po okresie zawieszenia wykonywania działalności handlowej strona zaprzestanie jej wykonywania – nie będzie wykonywała czynności podlegających ewidencjonowaniu przy pomocy kasy rejestrującej – a okres użytkowania kasy od momentu rozpoczęcia do momentu zawieszenia działalności nie przekroczy trzech lat – powstanie obowiązek zwrotu ulgi z tytułu kasy fiskalnej.

W opisywanej sytuacji nie mają znaczenia przyczyny z powodu których podatnik dokonał zawieszenia działalności gospodarczej.

Jednocześnie zaznacza się, iż organ podatkowy w sytuacji gdy uzna w oparciu o stan faktyczny, że doszło do likwidacji firmy, a nie tylko zawieszenia jej działalności, może stwierdzić stan zaprzestania działalności w rozumieniu § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.