W związku z zapytaniem z dnia 29.07.2004 r., Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nisku, działając na podstawie 14a § 1 i § 3 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), wyjaśnia jak niżej:

Zgodnie z art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemne zapytanie podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Z przedstawionego przez płatnika stanu faktycznego wynika, że dokonuje on na rzecz pracowników zwrotu kosztów poniesionych przez nich z tytułu używania stanowiących ich własność samochodów osobowych w celach służbowych do jazd lokalnych. Do dnia 31.12.2003 r. obowiązywał przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) zwalniający od podatku dochodowego m.in. kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego (tzw. ryczałt samochodowy) albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka) - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru. Przepis ten został uchylony ustawą z dnia 12.11.2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 202, poz. 1956), która weszła w życie z dniem 1.01.2004 r. Uchylenie punktu 22 zawartego w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznaczało likwidację zwolnienia, określonego w tym przepisie, tj. mającego zastosowanie zarówno do ryczałtu samochodowego, jak i do tzw. kilometrówki.

Ustawą z dnia 20.04.2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894) z dniem 1.05.2004 r. wprowadzone zostało do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w art. 21 ust. 1 dodano pkt 23b) zwolnienie od podatku obejmujące zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Z przywołanego artykułu wynika, że zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu do celów pracodawcy w jazdach lokalnych (w formie ryczałtu samochodowego lub tzw. kilometrówki) jest wolny od podatku dochodowego tylko wtedy gdy:

• obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo
• możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

W obecnym stanie prawnym konieczne jest zatem ustalenie czy prawo do otrzymania zwrotu kosztów używania przez pracownika dla potrzeb zakładu pracy samochodu osobowego będącego jego własnością wynika wyłącznie z umowy cywilnoprawnej zawartej stosownie do art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6.09.2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Nr 125, poz. 1371 ze zm.), czy też podstawą przyznania i wypłacenia ryczałtu samochodowego jest przepis rangi ustawowej.

Z art. 34a ust. 1 przywołanej wyżej ustawy o transporcie drogowym wynika jedynie, że na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane dla celów służbowych samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Zdaniem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Nisku przedmiotowe zwolnienie nie ma zastosowania w sytuacji, gdy pracownik wykorzystuje na potrzeby zakładu pracy swój pojazd, a prawo do przyznania i wypłacania zwrotu kosztów używania pojazdu wynika wyłącznie z umowy cywilnoprawnej. Przywołany przepis art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, chociaż nosi znamiona rangi ustawowej, nie nakłada na pracodawcę obowiązku ponoszenia kosztów związanych z używaniem pojazdów na potrzeby zakładu pracy, jak również nie przyznaje takiej możliwości. Ustęp 2 tego artykułu posługuje się wprawdzie pojęciem „zwrot kosztów”, lecz nie stanowi sam w sobie o zwrocie kosztów - formułuje wyłącznie ogólną zasadę dotyczącą możliwości używania dla celów służbowych, na podstawie umowy cywilnoprawnej, pojazdów niebędących własnością pracownika. Należ wskazać, że w przypadku pracowników samorządowych obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów z tytułu używania samochodów do celów pracodawcy w jazdach lokalnych w formie ryczałtu samochodowego albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów nie wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zatem w tym przypadku zastosowanie mają ogólne przepisy wynikające z art. 34a ustawy o transporcie drogowym.

Wobec powyższego kwoty wypłacone pracownikom urzędu gminy (ryczałty samochodowe) z tytułu używania prywatnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych są ich przychodem ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 przywołanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Pracodawca powinien więc zsumować wypłacane pracownikowi kwoty "ryczałtów samochodowych" z innymi przychodami ze stosunku pracy i od łącznej kwoty pobrać zaliczkę na podatek, stosując zasady określone w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem własne stanowisko w sprawie przedstawione przez płatnika w piśmie z dnia 29.07.2004 r. jest prawidłowe.