Działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Brzozowie, w związku z pana wnioskiem z dnia 3 09.2004 r., uzupełnionym w dniu 29.09.2004 r., w sprawie udzielenia pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym, dotyczącej zaliczenia niedoborów prasy do kosztów uzyskania przychodów, informuje, co następuje:

Z treści przedmiotowego wniosku wynika, że prowadzi pan działalność gospodarczą polegającą na administrowaniu salonikiem prasowym firmy K. sp. z o.o., otrzymując za to wynagrodzenie stałe plus prowizję od obrotów. Artykuły handlowe – prasa, kosmetyki, papierosy, karty telefoniczne, słodycze, itp. – są własnością K. W czerwcu br. przeprowadzono inwentaryzację i stwierdzono niedobory prasy na pewną sumę. Kwotą niedoboru obciążono pana, wystawiając notę obciążeniową i potrącając tę kwotę z należnego wynagrodzenia - zgodnie z unormowaniami zawartymi w umowie o kolportaż. Przyczyny niedoboru wyjaśnił pan kradzieżą prasy albo dodatków do prasy (płyty, kosmetyki, itp.), bez których nie można zwrócić niekompletnych egzemplarzy, a także nieoddaniem w terminie do zwrotu niektórych egzemplarzy z powodu innego zapisu tytułu na fakturze bądź odłożeniem ich przez klientów na inne półki. Prosi pan o wyjaśnienie jak zaksięgować powyższą notę. Zdaniem pana notę obciążeniową należy zaksięgować po stronie kosztów.

Po przeanalizowaniu okoliczności faktycznych i prawnych Naczelnik Urzędu Skarbowego w Brzozowie stwierdza, co następuje:

Zgodnie z unormowaniem zawartym w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Z uwagi na brak wyraźnego wyłączenia z kosztów stwierdzonych w wyniku inwentaryzacji towarów handlowych niezawinionych niedoborów i ubytków naturalnych, straty z powyższego tytułu będą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, o ile zostaną prawidłowo rozliczone i udokumentowane. Ciężar udowodnienia i właściwego udokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, spoczywa na podatniku. Co prawda ordynacja podatkowa nie reguluje powyższych kwestii, jednak zgodnie z zasadą wynikającą z przepisów kodeksu cywilnego „ciężar dowodu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne”.

Z punktu rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych niedobory i szkody można podzielić na zawinione i niezawinione. Do niedoborów i szkód niezawinionych, powstałych w rzeczowym majątku obrotowym zalicza się:

• niedobory (ubytki) naturalne mieszczące się w granicach norm (limitów),
• niedobory przekraczające normy (limity) ubytków naturalnych i szkody powstałe z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych,
• niedobory i szkody spowodowane przyczynami losowymi (pożar, powódź lub kradzież, jeśli sprawca nie został ujawniony).

Niedobory i szkody zawinione powstają głównie na skutek przewłaszczenia mienia lub są spowodowane szkodą poczynioną przez osoby materialnie odpowiedzialne.

W pismach pana brak informacji, czy posiada pan jakiekolwiek dowody na to, że towary zostały skradzione i wynikający stąd niedobór jest przez pana niezawiniony. Drugi wymieniony powód powstania niedoborów wskazywałby na brak z pana strony należytej staranności przy kompletowaniu egzemplarzy prasy do zwrotu, chyba że ma pan na to przeciwne dowody.

W świetle powyższego - niedobory podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu, jeśli jest podstawa do uznania ich za niezawinione przez podatnika.