Czynność polegająca na wydaniu paliwa z dystrybutora do własnych pojazdów, w tym samochodu osobowego nie jest wymieniona w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535).
W związku z tym wyłącznie od podatnika zależy, w jaki sposób i przy zastosowaniu jakich dokumentów wewnętrznych zostanie rozliczone paliwo tankowane do samochodów wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej z własnego dystrybutora.
Fakturami wewnętrznymi dokumentuje się:
1. czynności wymienione w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 cyt. wyżej ustawy, czyli
a) przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności,
- przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
- wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny,
b) nieodpłatne świadczenie usług nie będące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części,
2. wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów,
3. dostawy towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca,
4. import usług,
5. zwrócenie kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Dowodem właściwym do udokumentowania wycofania towaru ze sprzedaży jest dowód wewnętrzny odpowiadający wymogom określonym w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy, datę wystawienia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość, podpis osoby uprawnionej do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczej – oznaczonej numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W związku z powyższym, w celu ujęcia kwoty podatku VAT naliczonego od paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, która nie podlega odliczeniu od podatku należnego zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik winien wypełnić pozycję 57 deklaracji VAT-7.