Dnia 15.09.2004 r. do tutejszego Urzędu wpłynęło pismo stowarzyszenia z prośbą o udzielenie informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż pracownik stowarzyszenia, który wykorzystuje swój samochód do celów służbowych korzysta na podstawie umowy cywilnoprawnej ze zwrotu kosztów w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i ustalonego przez pracodawcę miesięcznego limitu przebiegu kilometrów. Aby otrzymać wypłatę ryczałtu, pracownik składa co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu przez siebie pojazdu. Kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika oraz o podatek dochodowy. W świetle przedstawionych faktów postawiono pytanie: czy pracownik może otrzymać zwrot kosztów związanych z dowożeniem uczestników warsztatów terapii zajęciowej na zajęcia prywatnym samochodem rozliczanych jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu i czy ww. podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łańcucie, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), informuje, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r., nr 54, poz. 654 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Jak wynika z powyższego, w świetle obowiązujących przepisów funkcjonują dwie formy zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów będących własnością pracowników tj.:

• jako miesięczny ryczałt pieniężny - ustalany w oparciu o zapisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271),
• jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu – ustalany w oparciu o art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ustawodawca wskazując dwa różne sposoby dokonywania zwrotu pracownikom wydatków ponoszonych w związku z używaniem prywatnych pojazdów do celów służbowych daje podmiotom możliwość wyboru jednej z nich. Zgodnie z powyższym uznać należy, że decyzja w zakresie sposobu rozliczeń ww. wydatków należy do podatnika.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 22 lit. b ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1.01.2004 r., wolne od podatku dochodowego były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych – do wysokości miesięcznego ryczałtu miesięcznego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, był udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru. Z dniem 1.01.2004 r. zmieniły się regulacje dotyczące zwolnień podatkowych, przewidzianych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na mocy art. 1 pkt 10 lit. a tiret ósme ustawy z dnia 12.11.2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 202, poz. 1956 ze zm.), uchylone zostało zwolnienie przedmiotowe, określone w art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy. Bez względu na przyjętą przez podmiot formę rozliczania (ryczałt kilometrowy lub ewidencja przebiegu), zwrot kosztów z tytułu używania prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych w jazdach lokalnych podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Od dnia 1.05.2004 r. przepisami art. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 20.04.2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894) przywrócono zwolnienie od podatku z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych. Stosownie do art. 10 powołanej ustawy nowe rozwiązania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 23b weszły w życie z dniem przystąpienia Rzeczpospolitej Polskiej do Unii Europejskiej, tj. z dniem 1.05.2004 r. i mają zastosowanie do dochodów uzyskanych od tego dnia (art. 9 powołanej noweli). Podstawowymi przesłankami stosowania rozwiązań zawartych w art. 21 ust. 1 pkt 23b jest wynikający wprost z przepisów innych ustaw obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów. W aktualnym stanie prawnym regulację taką zawierają przepisy:

• art. 46a ustawy z dnia 28.09.1991 r. o lasach (Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 ze zm.),
• art. 6a ustawy z dnia 30.07.1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. Nr 106, poz. 675 ze zm.),

znowelizowane ustawą z dnia 20.04.2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw.

Mając na względzie powołane powyżej przepisy stwierdzić należy, iż zwrot kosztów związanych z używaniem własnych pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych, wypłacony osobom innym niż listonosze lub pracownicy służby leśnej nie może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.