Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (...).Właściciel firmy ponoszący wydatki w związku z wyjazdem służbowym w sprawach swojej firmy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione wydatki, o ile ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu i nie są one wyszczególnione jako nie stanowiące takich kosztów. Jednakże do rozliczania wydatków z tyt. podróży służbowej osoby prowadzącej działalność gospodarczą nie ma zastosowania, z wyjątkiem określenia wysokości diety, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) gdyż dotyczy ono pracowników.
W związku z tym osobie prowadzącej działalność gospodarczą nie przysługują i nie są uznane za koszt uzyskania przychodów kwoty ryczałtowe (np. ryczałt na pokrycie kosztów noclegu lub dojazdu środkami komunikacji miejscowej).

Kosztem uzyskania przychodu są natomiast diety w wysokości przysługującej pracownikom, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., co wynika z treści art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W celu udokumentowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących sporządza się zgodnie § 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475) dowód wewnętrzny. Dokument ten powinien zawierać w myśl § 14 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów co najmniej następujące dane takie jak: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących mu diet.
Natomiast pozostałe wydatki związane z podróżą służbową takie jak koszty dojazdów innymi niż samochód środkami transportu, koszty noclegów i inne wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionych, pod warunkiem ich udokumentowania np. biletami za przejazd określonym środkiem transportu, fakturą lub rachunkiem za nocleg.
Tak więc stanowisko podatnika w zakresie możliwości zaliczania w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu podróży służbowej jest prawidłowe, pod warunkiem, że wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania przychodu z tyt. prowadzonej działalności gospodarczej. Jednakże sposób określania wartości tych wydatków oraz ich dokumentowania nie wynika z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.