Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 24 ust. 3, art. 28-30, oraz art. 30a- 30c stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 9, art. 24 ust. 1, 2, 4, 4a-4e ust. 5c, 6, 8 ust. 10-12 lub art. 24b ust. 1 i 2 lub art. 25, po odliczeniu kwot darowizn przekazanych na cele:
a) określone w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego, organizacjom, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o działalności pożytku publicznego prowadzącym działalność pożytku publicznego w sferze zadań publicznych określonych w tej ustawie, realizującym te cele,
b) kultu religijnego
- w wysokości dokonanej darowizny, nie więcej jednak niż 350,00 zł.

W myśl art. 26 ust. 6 cytowanej wyżej ustawy, jeżeli przedmiotem darowizny są towary opodatkowane podatkiem od towarów i usług, za kwotę darowizny uważa się wartość towaru uwzględniającą należny podatek od towarów i usług. Przy określaniu wartości tych darowizn stosuje się odpowiednio art. 19. Wysokość wydatków na cele określone w ust. 1 ustala się na podstawie dokumentów stwierdzających ich poniesienie. Jednakże w przypadku odliczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 9, odliczenie stosuje się, jeżeli wysokość darowizny jest udokumentowana dowodem wpłaty na rachunek bankowy obdarowanego, a w przypadku darowizny innej niż pieniężna - dokumentem, z którego wynika wartość tej darowizny, oraz oświadczeniem obdarowanego o jej przyjęciu, o czym stanowi art. 26 ust. 7 ww. ustawy.

Zatem zgodnie z powyższym, przekazanie kserokopiarki na rzecz szkoły podstawowej w formie darowizny udokumentowane winno być dokumentem, z którego wynikała będzie wartość przedmiotu świadczenia i potwierdzony zostanie fakt przyjęcia rzeczy przez obdarowanego. Przepisy prawa jednoznacznie nie określają formy przekazania darowizny, w związku z czym za dokument taki można uważać pisemne potwierdzenie otrzymania darowizny przez osobę reprezentującą szkołę, jak również może to być umowa darowizny lub też np. protokół przekazania. Zachowany musi być jednak charakter darowizny, gdzie darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku, co wynika z art. 888 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Dokument taki stanowi podstawę likwidacji rzeczowego składnika majątku, związanego z wykonywaną działalnością, nie zaliczonego do środków trwałych i wykazanego w ewidencji wyposażenia w świetle § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 224, poz. 2226), zgodnie z którym ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.