Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków-Prądnik działając na podstawie art. 14 A § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137 poz. 926 ze zm..) w odpowiedzi na pismo z dnia 25.10.2004 r. dotyczące daty zaksięgowania faktury w koszty firmy.

Zgodnie z § 16 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 ze zm.) otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych, zwanych dalej „materiałami", i towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.
Ust. 2 Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisów w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.
Ust. 3 Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis, o którym mowa w ust. 2, dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
Ust. 4 Podatnik może nie sporządzać opisu, o którym mowa w ust. 2, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.
Jeżeli prowadzenie podatkowej księgi nie zostało zlecone biuru rachunkowemu to zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych, zgodnie z § 17 ust 1 w/w rozporządzenia winien być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Biorąc pod uwagę powyższe otrzymany towar handlowy w dniu 28.09.2004 r. winien Pan zaksięgować w miesiącu wrześniu na podstawie szczegółowego opisu lub specyfikacji.