W odpowiedzi na pytanie Spółki z dnia 29.10.2004 r. (do tutejszego Urzędu Skarbowego wpłynęło dnia 30.11.2004r.) złożone w trybie art. 14 a § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926, z późn. zm), uzupełnione dnia 8. 12. 2004 r.

Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego, zważa co następuje:

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że xxx Sp. z o.o. zawarła umowę współpracy z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Przedmiotem umowy są usługi promocji świadczone na określonych warunkach oraz na określonym terenie przez osobę fizyczną. Aneks dołączony do umowy przewiduje, że Spółka zobowiązuje się do pokrycia kosztów związanych z zakwaterowaniem usługodawcy w przypadku wykonania przez niego usług wynikających z zaplanowanego miesięcznego planu promocyjnego, oddalonych od miejsca zamieszkania. Warunkiem pokrycia tych kosztów jest uprzednie poinformowanie o miejscu i kosztach zakwaterowania oraz ich zaakceptowanie przez Spółkę. W związku z tym Spółka pyta:

Czy może pokrywać koszty noclegów usługodawcy w związku z wykonywaniem przez niego działań trwających dłużej niż jeden dzień na terenie oddalonym od miejsca jego zamieszkania na podstawie podpisanego aneksu do umowy oraz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wyżej wymienione wydatki noclegowe?

Jeżeli działania usługodawcy związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę, to koszty związane z zakwaterowaniem usługodawcy stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz. U. Nr. 54 z 2000 r. poz. 654 ze zm.). Przepis ten stanowi bowiem, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, które służą osiągnięciu przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem wydatku, a możliwością uzyskania dzięki temu przychodów. Wystarczającym jest, by poniesienie tych kosztów miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Podatnik zamierzający zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów winien wykazać, że poniósł go w tym właśnie celu. Wobec powyższego na Spółce ciąży obowiązek wykazania, że dany koszt noclegu związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływa na osiągane przez niego przychody. W przedmiotowej sprawie, podstawą uznania kosztów noclegu osoby prowadzącej działalność gospodarczą, po stronie Spółki jest skutecznie zawarta umowa o współpracę.

Zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Jako, że Spółka zastrzegła sobie w umowie prawo do akceptacji miejsca i kosztów zakwaterowania, ma ona wpływ na wysokość poniesionych na rzecz usługodawcy wydatków z tego tytułu.

W przedmiotowej sprawie koszty wydatków noclegowych poniesione na rzecz usługodawcy będą stanowiły dla Spółki koszty uzyskania przychodów, jeżeli usługodawca wykonywał usługi na rzecz Spółki - związane z jej działalnością i w oparciu o skutecznie zawartą umowę.