Urząd Skarbowy Kraków - Śródmieście działając na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na pismo znak: (...) z dnia 04.06.2003 r. (data wpływu do US: 06.06.2003 r.) w sprawie informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, wyjaśnia co następuje:

W świetle przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz.654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 30 nie są kosztami uzyskania przychodu wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika, jeżeli przekraczają one kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. A zatem kosztami uzyskania przychodu są wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania samochodu na potrzeby podatnika jedynie w wysokości nieprzekraczającej, w przypadku jazdy zamiejscowej - kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Takie określenie przez ustawę kosztu uzyskania przychodu poniesionego z tytułu używania pracowników samochodów na potrzeby podatnika oznacza, że wysokość tego kosztu, limitowana w sposób ujęty w ustawie, obejmuje wszelkie koszty używania tych samochodów, również koszty związane z opłatą autostrady. A więc poniesienie przez Spółkę wydatków z tytułu kosztów używania samochodów przez pracowników na potrzeby podatnika ponad limit kosztów określonych w ustawie oznacza, że wydatki te nie mogą być wliczone do kosztów uzyskania przychodu, niezależnie od tego czy faktycznie zostały poniesione w celu uzyskania przychodu.

Z zapisu art. 16 ust. l pkt. 30 lit. a, w związku z art. 16 ust. 5 ustawy wynika , że wydatki związane z używaniem samochodu pracownika w jazdach zamiejscowych rozliczane są wg faktycznie przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, który winien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika wg obowiązującego wzoru. W razie braku takiej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika na rzecz pracowników z tyt. używania przez nich samochodów na potrzeby działalności pracodawcy nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.