Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, po rozpatrzeniu wniosku wniesionego w dniu 29.03.2005 r. w sprawie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej zgodności przedstawionego sposobu prowadzenia dokumentacji księgowej z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, działając na podstawie art. 14a § 1, § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60) w związku z art. 22 ust. 1, 4, 5, 6 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), postanawia uznać, że stanowisko przedstawione we wniosku jest nieprawidłowe.

Wnioskiem z dnia 21.03.2005 r. pan Jacek M., wspólnik s.j. "P." w B. zwrócił się do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie o udzielenie wyjaśnień dotyczących zakresu stosowania przepisów prawa podatkowego, w następującej sprawie:

Firma "P." s.j. zajmuje się głównie sprzedażą nowych i używanych maszyn do produkcji wyrobów z tworzyw sztucznych. W ramach prowadzonej działalności zakupuje między innymi używane maszyny, remontuje i dorabia zużyte bądź brakujące elementy lub części, pozwalające na pełne uruchomienie maszyny, zazwyczaj pod potrzeby konkretnego klienta, we własnym zakresie, jak również poprzez zlecenie takich prac firmom trzecim. Ze względu na wysoki koszt tych prac spółka "P." przekazuje zleceniobiorcy zaliczki, potwierdzone przez nich właściwą fakturą. Pytanie podatnika dotyczy terminu zaliczenia poniesionego wydatku (w formie zaliczki) do kosztów uzyskania przychodów, przy zaznaczeniu, iż firma prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czy zapłacona zaliczka może zostać ujęta po stronie kosztów i kiedy wykonana część powiększa wartość maszyny, która jest towarem handlowym, a faktura zaliczkowa wystawiona jest w roku podatkowym innym (np. 2004 r.) niż właściwa faktura potwierdzająca otrzymanie nowo wykonanej części (otrzymanej np. w 2005 r.). Zdaniem podatnika w przypadkach, gdy ma możliwość oceny terminu uzyskania przychodu związanego ze zbyciem urządzenia (np. przez wiążącą umowę sprzedaży) zaliczka będzie stanowić koszt w roku uzyskania przychodu. Natomiast w przypadku, gdy spółka nie ma możliwości powiązania poniesionego kosztu z przychodem zaliczka będzie stanowić koszt w momencie jej poniesienia i otrzymania faktury. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika ponadto, że remontowane przez spółkę "P." maszyny są towarami handlowymi spółki.

Mając powyższe na uwadze, po rozpatrzeniu przedmiotowej sprawy, Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stwierdza, co następuje:

Zgodnie z przepisami art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Stosownie zaś do ogólnych zasad zawartych w art. 22 ust. 4 ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, czyli kosztem podatkowym jest koszt poniesiony. Ten sposób rozliczenia kosztów stanowi generalną zasadę określającą moment uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Wyjątkiem od stosowania tej zasady jest spełnienie przez podatnika prowadzącego księgę przychodów i rozchodów warunku określonego w art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten stanowi, że zasada określona w ust. 5, wg której dla podatników prowadzących księgi rachunkowe (handlowe) koszty uzyskania przychodów objętych tymi księgami są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe, w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione ma zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Wpłata zaliczki na poczet wykonania przez zleceniobiorcę usługi jest formą spłaty przyszłego zobowiązania nie jest u spółki płacącej zaliczkę kosztem uzyskania przychodów, a u przedsiębiorcy przyjmującego tą zaliczkę - przychodem. Skoro w tym konkretnym przypadku omawiany wydatek jest zaliczką na poczet wykonania w przyszłości usługi i został on poniesiony w celu osiągnięcia w przyszłości przychodów, to nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu. O uznaniu zaliczki za koszt uzyskania przychodów decyduje uznanie za koszt uzyskania przychodów wydatków związanych z zobowiązaniem, którego część stanowi przekazana zaliczka. W związku z tym uznanie zaliczki za koszt uzyskania przychodów w konkretnym roku podatkowym zależeć będzie od tego, kiedy zobowiązanie podmiotu, któremu zaliczka została przekazana, zostanie wykonane i kiedy za koszt uzyskania przychodów uznane zostaną inne wydatki związane z tym zobowiązaniem.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) określa zasady ewidencjonowania wydatków (kosztów), nie określa natomiast zasad ewidencjonowania zaliczek, które - jak wcześniej wspomniano - nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli zatem podatnik potrąca koszty uzyskania przychodów w sposób określony w art. 22 ust. 4 wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to momentem decydującym o możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest moment dokonania wydatku tj. dokonania zapłaty. Jeżeli natomiast podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów w sposób określony w art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to zaliczenie określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów danego roku podatkowego będzie związane z uzyskaniem w danym roku przychodów związanych z tym wydatkiem. Zatem jeśli podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest przez spółkę "P." zgodnie z zapisem art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i jak podano w zapytaniu zaliczka została wypłacona w 2004 r., a usługa została wykonana i zafakturowana przez zleceniobiorcę w 2005 r., zatem koszt związany z przedmiotową zaliczką winien dotyczyć także 2005 r. Bez znaczenia przy tym sposobie prowadzenia księgi pozostaje termin uzyskania przychodu związanego z wydatkiem. W przypadku stosowania przez spółkę "P." metody, o której mowa w przepisie art. 22 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wpłacona zaliczka po wykonaniu i zafakturowaniu przez zleceniobiorcę usługi będzie kosztem uzyskania przychodów w roku podatkowym, w którym uzyskano przychód z tytułu sprzedaży remontowanej maszyny.

W świetle wyżej powołanego przepisu stanowisko podatnika jest nieprawidłowe.

Powyższa interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zdarzenia. Przedstawiona interpretacja jest aktualna do czasu zmiany stanu prawnego lub stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę. Na podstawie art. 14b § 1 i § 2 ordynacji podatkowej niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla Wnioskodawcy, jednakże wiąże właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia. Organ podatkowy dokonujący interpretacji nie jest uprawniony ani zobowiązany do badania, czy przedstawione we wniosku zaszłości są zgodne ze stanem faktycznym.