Spółka będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług zawarła porozumienie z firmą będącą dostawcą paliw silnikowych, dotyczące zasad regulowania płatności za nabywane przez Spółkę paliwo, w ten sposób, że paliwo tankowane jest przez pracowników Podatnika na stacjach benzynowych, a rozliczenie za zatankowane paliwo dokonywane jest pomiędzy Podatnikiem a dostawcą paliwa za 7-dniowe okresy. Ilość oraz wartość zatankowanego paliwa ustalana jest na podstawie tzw. kart paliwowych Routex. Jednocześnie Podatnik wyraził zgodę na tankowanie przez swoich pracowników paliwa do samochodów prywatnych.
Podatnik zwraca się z zapytaniem, w jaki sposób dokonać rozliczenia z pracownikiem za paliwo tankowane do samochodu prywatnego, czy należność za paliwo zatankowane do jego prywatnego samochodu pobrać, a na okoliczność przyjęcia należności wystawić fakturę VAT oraz czy VAT od zakupu może odliczyć w całości czy tylko od paliwa zakupionego do samochodów ciężarowych.
Zdaniem Podatnika właściwym będzie zaksięgowanie w koszty zbiorczej faktury za zakup paliwa z możliwością odliczenia VAT naliczonego, a pracowników obciążać przez wystawienie faktury sprzedaży VAT z uwzględnieniem należnego podatku VAT.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Na podstawie art. 19 ust. 1 ww. ustawy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.
Jednakże zgodnie z art. 106 ust. 1 podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Zgodnie z treścią art. 106 ust. 4 podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.
Mając na uwadze przedstawioną przez Podatnika sytuację podatkowo-prawną zauważyć należy, że w opisanym przypadku mamy de facto do czynienia ze świadczoną przez niego dostawą towaru (w tym przypadku paliwa) na rzecz pracowników. Z całości nabywanego przez Spółkę paliwa można wyodrębnić dwie części, z których jedna przeznaczona jest do pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej, druga natomiast - odsprzedawana pracownikom. Fakt wydania przez podatnika dyspozycji, zgodnie z którą nabywane na stacji benzynowej paliwo ma być w części wydawane pracownikom Spółki na ich cele prywatne jest zdaniem tut. Organu podatkowego jedynie czynnością techniczną i nie zmienia charakteru opisanego stosunku prawnego. Część odsprzedana pracownikom, spełniając definicję cyt. wyżej art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy stanowi dostawę towarów w rozumieniu powołanego przepisu, dla której obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19 ust. 1.
Natomiast możliwość odliczania zakupionego paliwa uregulowana jest w przepisach art. 86-91 ustawy o VAT. I tak, z brzmienia art. 86 ust. 1 ustawy wynika generalna zasada, zgodnie z którą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Przepis ten w omawianym przypadku łączyć należy z zasadami wyrażonymi w art. 88 ust. 1 pkt 3, na podstawie których obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86 ust. 3 i 5. Zgodnie z powołanym przepisem pojazdami tymi są samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe o dopuszczalnej ładowności mniejszej niż określona według wzoru:
DŁ = 357 kg + n x 68 kg
gdzie:
DŁ - oznacza dopuszczalną ładowność,
n - oznacza ilość miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy
Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 4 ustawy o VAT opisanej wyżej zasady nie stosujemy do:
1) przypadków, gdy odprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie na podstawie umowy leasingu tych samochodów (pojazdów) stanowi przedmiot działalności podatnika;
2) pojazdów specjalnych - jeżeli z wyciągu ze świadectwa homologacji lub z odpisu decyzji zwalniającej z obowiązku uzyskania świadectwa homologacji, wydawanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, wynika, że jest to pojazd specjalny;
3) pojazdów samochodowych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą - jeżeli z wyciągu ze świadectwa homologacji lub z odpisu decyzji zwalniającej z obowiązku uzyskania świadectwa homologacji, wydawanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, wynika takie przeznaczenie.
Opisana zasada nie znajduje zastosowania do paliwa nabywanego przez Podatnika celem dalszej odsprzedaży pracownikom, gdyż w tym przypadku nie jest to paliwo zużywane do napędu pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Tym samym, nabywane przez podatnika paliwo, które później przeznaczone jest do dalszej odsprzedaży pracownikom, podlega odliczeniu na ogólnych zasadach wyrażonych w art. 86-91 ustawy o VAT. Bez znaczenia jest tu fakt, do jakiego (osobowego czy ciężarowego) pojazdu zatankował je pracownik Podatnika.
Reasumując, tut. organ podatkowy zgadza się ze stanowiskiem podatnika dotyczącym odliczenia w całości podatku naliczonego od zakupu paliwa. Nie podziela natomiast stanowiska w zakresie obowiązku wystawienia faktury VAT dokumentującej sprzedaż paliwa pracownikowi, gdyż osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej fakturę wystawia się na żądanie tych osób.