Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług pośrednictwa finansowego, oraz usług taxi osobowego, które wykonuje przy wykorzystaniu 14 sztuk samochodów osobowych i ponosi koszty zakupu paliwa do tych samochodów.

Na fakturach VAT zakupu paliwa dotychczas stosowany jest wpis numeru rejestracyjnego samochodu, do którego zakupywane jest paliwo. W przypadku faktur zbiorczych na koniec miesiąca , lub w przypadku gdy na jednej fakturze ujęty jest zakup do kilku samochodów stosowanie wpisów numeru rejestracyjnego staje się problematyczne i nie daje możliwości dokładnego rozliczenia z ilości zakupionego paliwa.

Wobec tego przyjęto następujący system rozliczania paliwa zakupionego do samochodów taxi: prowadzony jest rejestr w którym ewidencjonowany jest wartościowo każdy zakup paliwa do oznaczonego samochodu i jest on również podstawą do rozliczenia się z poniesionych kosztów zakupu paliwa przez osoby, które dysponują pojazdem do realizacji przewozów taxi.

Pismem z dnia 29.09.2005 r. informuje Pan, iż w prowadzonej działalności używane są samochody stanowiące środki trwałe firmy /wykazane w ewidencji środków trwałych/, oraz samochody które użytkowane są na podstawie umowy leasingu operacyjnego /nie stanowią one własności firmy/.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że strona zakup paliwa ewidencjonuje w księdze przychodów i rozchodów, dopiero po upływie miesiąca, na podstawie otrzymanej faktury zbiorczej, bez sporzadzenia opisu otrzymanego materiału.

W świetle tak przedstawionego stanu faktycznego strona wnosi o, informację o stosowanych przepisach prawa podatkowego, pozwalających na prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków podatkowych.

Art.22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm./ stanowi, że kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. /.../.

Podstawę do uznania wydatków za koszt uzyskania przychodu firmy oraz ujęcia ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów stanowi dowód poniesienia wydatku, który to musi spełniać wymogi określone przepisami rozporządzenia Min.Fin. z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów /Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm./.Sposób dokumentowania uzależniony jest od określenia rodzaju poniesionego wydatku.

Przepisy par. 3 pkt 1 lit. c w/cyt. rozporządzenia stanowią, że "materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są używane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości."

W prowadzonej przez Pana działalności takim materiałem pomocniczym jest zużywane w trakcie wykonywanej usługi paliwo.

Sposób dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych regulują następujące przepisy w/cyt rozporządzenia:

1/ par. 12 ust. 3 pkt 1 stanowi, że podstawą zapisów w księdze, są m.in. faktury VAT odpowidające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

2/par. 16 ust. 1 stanowi, iż otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych, zwanych dalej "materiałami", i towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła;

ust. 2 tego paragrafu stanowi, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporzadzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału /lub towaru handlowego/, podając imię, nazwisko /firmę/ i adres dostawcy, ilość rodzaj oraz cenę jednostkowa i wartość materiału /lub towaru handlowego/ i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony w sposób określony w ust.1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi /ewidencji/ w dniu otrzymania faktury.

3/ust. 3 w/w. par. 16 określa, że jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy, w tym samym miesiącu, opis o którym mowa w ust.2 dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

4/par. 17 ust. 2 stanowi, że zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem par.20 i 30, jeden raz dziennie , po zakończeniu dnia , nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.

Wymieniony par. 30 ust. 1 stanowi, że w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w par. 12 - 16, /.../ przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zatem, ponieważ w zakresie prowadzonych przez Pana usług paliwo jest materiałem pomocniczym wchodzącym w skład wykonanej usługi, to należy jego zakup dokumentować i dokonywać zapisów w księdze zgodnie z w/cyt. przepisami rozporzadzenia.

Przedstawiony przez Pana sposób rozliczenia zakupu paliwa poprzez sporządzanie rejestrów mających na celu m.in. rozliczenie pracowników nie spełnia wymogów określonych w przepisach rozporządzenia Min. Fin. z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów /Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm./.

Wobec powyższego w obowiazującym stanie prawnym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Pile, uznaje za nieprawidłowe przedstawione przez stronę stanowisko we wniosku z dnia 31.08.2005 r. /data wpływu do urzędu 02.09.2005 r. i uzupełnionego w dniu 30.09.2005 r./.

Powyższa interpretacja została wydana w oparciu o stan faktyczny przedstawiony we wniosku podatnika oraz stan prawny obowiązujący w dniu jej wydania.