P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. ? Ordynacja podatkowa (tj. z 2005r Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) po rozpatrzeniu wniosku Pani ..., z dnia 29.08.2005r o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie możliwości zaprzestania tworzenia dokumentacji papierowej dublującej elektroniczny zapis i prowadzenia dokumentacji wyłącznie na nośnikach elektronicznych

stwierdzam, że:

stanowisko przedstawione w tym wniosku jest nieprawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego

U Z A S A D N I E N I E

W dniu 29.08.2005r Podatniczka złożyła w tutejszym Urzędzie Skarbowym wniosek o wydanie pisemnej informacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w jej indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sadem administracyjnym, w zakresie możliwości zaprzestania tworzenia dokumentacji papierowej dublującej elektroniczny zapis i prowadzenia dokumentacji wyłącznie na nośnikach elektronicznych.

W przytoczonym stanie faktycznym Wnioskodawczyni wskazała, że prowadząc działalność pośrednictwa finansowego polegającą na pośredniczeniu w opłacaniu rachunków przez osoby fizyczne uzyskuje przychód z zapłaconych przez nich prowizji. Wielkość uzyskanego przychodu dokumentowana jest na trzy sposoby, tj:

• papierowe zbiorcze zestawienia prowizji z codziennie wpisywaną sumą przychodów,
• dowody opłat otrzymane od klienta z wypisaną na nich opłatą,
• elektroniczny zapis w systemie księgowania.

Podatniczka wskazała, że miesięcznie obsługuje ponad 12 000 klientów i dlatego też chciałaby uprościć sposób dokumentowania uzyskanych przychodów. Komputerowy system księgowania, przy wykorzystaniu którego pracuje, w całości zawiera wszelkie informacje o przychodach z tytułu prowizji, których nie ma możliwości usunięcia z historii raz zatwierdzonej prowizji. Dlatego też Wnioskodawczyni chciałaby zaprzestać tworzenia dokumentacji papierowej dublującej elektroniczny zapis i zacząć tworzyć tylko dokumentację elektroniczną (dysk twardy i płyty z comiesięcznym zapisem wykonanych operacji i przyjętych prowizji).

W swoim stanowisku Strona wskazała, że jej zdaniem ustawa o zapisie elektronicznym uzasadnia taki sposób działania i uzasadnia dokumentowanie uzyskanych z tytułu prowizji przychodów wyłącznie w sposób elektroniczny.

Ponadto Wnioskodawczyni zamieściła również we wniosku informację, iż prowadzenie ksiąg podatkowych powierzyła biuru rachunkowemu.

W dniu 20.09.2005r Podatniczka złożyła pismo uzupełniające w którym uściśliła przestawiony przez siebie stan faktyczny. Ponownie wskazała, że uzyskiwane przychody dokumentowane są na trzy sposoby, a mianowicie:

• papierowe zbiorcze zestawienie prowizji,
• druki ? dowody wpłaty klientów z wpisaną na nich kwotą pobranej prowizji,
• elektroniczny zapis w programie komputerowym.

Wskazała również, że pierwszy i trzeci sposób wynika z drugiego, ponieważ druki te stanowią podstawę ?wprowadzenia danych do komputera?. Po ich wprowadzeniu są one w formie zbiorczej paczki płatności wysyłane do współpracującego banku. Po realizacji płatności przez bank Wnioskodawczyni otrzymuje, również w formie paczki elektronicznej, zwrotną odpowiedź o realizacji przelewów. Odpowiedź ta zawiera wszystkie wprowadzone dane ze statusem realizacji i jest wgrywana do komputerowego systemu księgowego. Tym samym w systemie komputerowym zachowują się wszystkie dane z podziałem na dni i miesiące oraz kwoty prowizji przyjęte w poszczególnych dniach.

Po przeanalizowaniu, w świetle obowiązujących przepisów prawa przedstawionego przez Stronę stanu faktycznego, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Malborku wskazał jak niżej:

Stosownie do treści § 12. ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) ?Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.? Ust. 3 przywołanego wyżej paragrafu stanowi, że ?Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej ?fakturami?, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.?

Z kolei § 13 ww. rozporządzenia wskazuje, że ?Za dowody księgowe uważa się również:

dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
1. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
2. dowody przesunięć;
3. dowody opłat pocztowych i bankowych;
4. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.?

Z kolei § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jednakże jak wynika z ust. 6 tego paragrafu podatnicy prowadzący ewidencję, o której mowa w § 8 ust.1 pkt 2, mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

W związku z zawartą w złożonym zapytaniu informacją na temat podmiotu prowadzącego dokumentację podatkową Strony należy również zaznaczyć, że zgodnie z treścią § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do których odwołuje również wyżej cytowany ust. 6 § 19 ww. rozporządzenia jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany:

1. w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;
2. prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3, a w razie wykonywania działalności określonej w § 6 ? także ewidencje, o których mowa w tym przepisie.?

Z kolei ust. 2 wskazuje, że jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży, o której mowa w ust. 1 pkt 2, i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu.

Jak wynika z powyższego, ustawodawca nie przewidział możliwości sporządzania dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. W przywołanym wyżej § 12 ust. 3 zostały enumeratywnie wskazane dowody księgowe na podstawie których można dokonywać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Również § 13 do którego odwołuje przytoczony wyżej § 12 ust. 3 oraz § 19 rozporządzenia Ministra Finansów nie zawiera w swym katalogu dowodów księgowych sporządzanych w wersji elektronicznej. W związku z tym zasadnym jest aby sporządzane przez Podatniczkę zapisy elektroniczne były zgodne z dowodami księgowymi o których mowa w § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast, w związku z tym, że Wnioskodawczyni uzyskuje przychody nieudokumentowane fakturami, a dokumentację podatkową prowadzi biuro rachunkowe podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów stanowić będzie ewidencja sprzedaży. W przypadku jej prowadzenia wpisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być dokonywane w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca (§ 19 ust.6 omawianego wyżej rozporządzenia).

Reasumując więc należy stwierdzić, że w przypadku prowadzenia dokumentacji podatkowej przez biuro rachunkowe podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów stanowić będzie ewidencja sprzedaży prowadzona w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Ewidencja ta winna zawierać co najmniej numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu o czym stanowi przywołany wyżej § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.