Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach działając na podstawie art. 216, art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. Nr 8 z 2005 r., poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 11-01-2006 r., o interpretację z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych w sprawie metod księgowania kosztów uzyskania przychodów w księdze przychodów i rozchodów stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko jest nieprawidłowe.

Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą na zasadach ogólnych (usługi rachunkowo-księgowe PKD 74.12). Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów i rozchodów księguje w kolumnie 14 księgi przychodów i rozchodów zgodnie z zasadą, iż koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wydatki takie jak: najem lokalu, opłaty za telefon i energię, materiały biurowe, paliwo do samochodu będącego środkiem trwałym itp. Podatniczka księguje w dacie ich poniesienia tj. w dacie zapłaty gotówką lub przelewem.

Czy stosując się do art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty powinny być ujmowane w księdze przychodów i rozchodów w dacie ich faktycznej zapłaty (gotówką lub przelewem) czy też w dacie otrzymania dokumentu (np.: faktury VAT) potwierdzającego zaciągnięcie zobowiązania bez względu na to kiedy i w jakiej formie zostaną uregulowane?

Czy określenie zawarte w ustawie "koszt poniesiony" oznacza tylko i wyłącznie koszt "zapłacony"?

Zdaniem Strony ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia "poniesienia" kosztów, o którym mowa w art. 22 ust. 4, wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu np.: opłata za wynajmowany lokal, telefon, materiały biurowe, wyposażenie, naprawę środka trwałego itp. powinny być ewidencjonowane w kolumnie 14 księgi przychodów i rozchodów już w momencie (dniu) otrzymania dokumentu (faktury, rachunku). Przemawia za tym fakt, iż w w/w ustawie (m. in. w art. 23 ust. 1 pkt 55, 55a i ust. 3d) wyraźnie wyszczególnione są te wydatki, które możemy zaliczyć w ciężar kosztów dopiero w dacie zapłaty. Zamierzeniem ustawodawcy było więc, aby tylko niektóre wymienione w ustawie, a nie wszystkie wydatki były zaliczane do kosztów w dniu faktycznej zapłaty (np.: wynagrodzenia, składki ubezpieczenia społecznego finansowane przez pracodawcę - płatnika, odsetki).

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. Nr 14 z 2000 r., poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Przyjmuje się, że aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, to między jego poniesieniem a osiągnięciem przychodu zachodzić musi związek przyczynowo-skutkowy tego rodzaju, że poniesienie wydatku wpływa na powstanie lub powiększenie przychodu. Takiej oceny musi dokonać sam podatnik, bo to na nim spoczywa ciężar udowodnienia związku ponoszonego wydatku z osiągniętym przychodem.

Koszty uzyskania przychodów u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą być ewidencjonowane metodą kasową lub memoriałową.

W myśl zasady określonej w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Przepis ten definiuje zasadę potrącania kosztów w momencie ich poniesienia, bez względu na to jakiego okresu dotyczą. Potocznie zasada ta jest określana jako metoda kasowa - o momencie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów danego roku podatkowego decyduje dzień zapłaty, czyli moment faktycznego poniesienia wydatku.

Odmienną od powyżej opisanej jest metoda memoriału przedstawiona w art. 22 ust. 5 w/w ustawy, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Z art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż powyżej opisana metoda memoriałowa ma zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

W związku z powyższym, to sam podatnik w momencie rozpoczęcia zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokonuje wyboru sposobu rozliczania w tej księdze ponoszonych kosztów. Przy czym raz wybraną metodę rozliczania kosztów należy stosować stale w każdym roku podatkowym w stosunku do wszystkich kosztów, nie tylko do wybranych pozycji.

Nie można przy księgowaniu kosztów stosować jednocześnie zasady kasowej - dotyczącej poniesienia kosztów i zasady memoriałowej - dotyczącej zarachowania kosztów (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2000 r. sygn. akt I SA/Wr 825/98).

Równocześnie należy podkreślić, iż niezależnie od tego, czy podatnik, który prowadzi księgę przychodów i rozchodów wybrał metodę kasową, czy też metodę memoriałową rozliczania kosztów, w przypadku:
- wynagrodzenia i inne przychody z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy,
- składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez podatnika jako płatnika tych składek,
- składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od 01-01-2005 r. wydatki te podatnik może zaliczyć do kosztów dopiero w momencie dokonania faktycznej zapłaty.

Zatem biorąc pod uwagę cytowane powyżej przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz stan faktyczny, z którego wynika, iż wnioskodawczyni przyjęła metodę kasową księgowania kosztów w księdze przychodów i rozchodów tzn. w momencie ich poniesienia (zapłaty) - to ewentualną zmianę metody księgowania na tzw. metodę memoriałową, będzie mogła zrealizować w następnym roku podatkowym.

Mając na względzie powyższe, stanowisko strony jest nieprawidłowe.